|
|
|
|
Handleidingen uit de Database
De redactie, productie en distributie van handleidingen en serviceboeken ondergingen in minder dan een kwart eeuw een ware revolutie. Wim Reinders maakte die ingrijpende veranderingen mee, en gaf als opdrachtgever voor duizenden uitgaven er mede leiding aan.
Wim Reinders (1956) is Manager Documentation Development & Distribution bij Océ’s International Training Center te Venlo. In een kwart eeuw heeft hij de aanmaak van service- en gebruikershandleidingen fundamenteel zien wijzigen. Reinders begon zijn loopbaan bij Philips Data Systems in Apeldoorn en zag daar de eerste computers. Bij Philips hield hij zich al bezig met technische documenten. De jonge HTS-ingenieur stapte over naar Océ in Venlo, waar midden jaren tachtig de eerste laserprinter verscheen. Reinders: ‘We waren druk bezig met digitale technieken. Dat was compleet nieuw. In die tijd verzorgden we veel trainingen voor technici. Je leerde ze hoe een microprocessor werkte waardoor ze de principes leerden kennen. Digitale techniek was daardoor niet langer een zwarte doos.’
In een team van drie tot vier mensen werkte Reinders naast trainingen aan documentatie voor technici. ‘Met de komst van digitale technieken verschoof de aandacht van vooral werktuigbouwkunde naar micro-elektronica. Die trend is niet meer opgehouden.’ Naast het schrijven van documentatie hield Wim Reinders zich bezig met de productie en distributie van de handleidingen. ‘Rond 1988 stelden we ons tot doel alle analoge knip- en plakwerk uit te bannen. We wilden niet meer met schaar en lijmpot in de weer, maar tekst en illustraties in één digitaal document integreren.’
De volgende stap bij de productie en distributie was even logisch als lastig. ‘Als we toch alle informatie digitaal hadden, waarom zouden we dan de technici nog lastig vallen met vuistdikke kantoorordners met papier. Wanneer we hen allemaal van een laptop zouden voorzien, konden we sneller en beter werken. Bovendien is de informatie dan altijd beschikbaar op de werkplek.’ Voor het zover was moesten er binnen de organisatie veel obstakels worden genomen. ‘Het ging ook om veel geld’, zegt Reinders, ‘misschien liepen we in die tijd te ver voor de muziek uit.’ Bovendien startte Océ experimenten met expertsystemen. Digitale expertsystemen zouden technici moeten helpen snel fouten te traceren en daardoor te leren. Uiteindelijk is daar niet al te veel van terecht gekomen.’ Wel had Wim Reinders een leerzame tijd. Hij gaf trainingen voor Océ over de hele wereld. Uiteindelijk kwamen de laptops er voor de technici. Met behulp van Lotus Notes werden de eerste database-achtige structuren gemaakt en teksten geschreven. Wim Reinders: ‘Vanaf midden jaren negentig werd het steeds duidelijker dat het niet alleen ging om het digitaal produceren van de handleidingen. Het complete traject van ontwerp van een handleiding tot en met gereed product moest worden herzien.
Waarom? De software in de machines werd steeds belangrijker. En hoe meer software er aan boord is, hoe meer tekstregels je handleiding bevat. De mogelijkheden nemen zo ongeveer exponentieel toe. Bovendien nam het aantal releases van de machines toe en het aantal talen liep op. De kosten voor de vertalingen dreigden de pan uit te rijzen. Daarbij kwam dat naast papier op steeds meer platforms moest worden gepubliceerd. Denk hierbij aan PDF, on line help en het web. Ook het aantal doelgroepen nam toe. Oorspronkelijk was dat alleen de operator later kwamen daar bijvoorbeeld de key-operator, system administrator en PC gebruiker bij.’
In die tijd kwam Reinders tot de vaststelling dat een handleiding niet een boek was dat je van voor naar achter doorleest, maar een systeem waar je snel een antwoord voor je vraag moet kunnen vinden. ‘We gingen denken in losse modules, in blokken. Ieder blok met een duidelijk label. We wilden het schrijven van teksten standaardiseren om zo helder mogelijk iets uit te leggen, maar ook om de kosten voor vertalingen in de hand te houden. Een handleiding rafel je dan uiteen tot de meest basale bouwstenen. Paragrafen vormen tekstblokken. Tekstblokken vormen modules. Modules vormen hoofdstukken. Hoofdstukken vormen een handleiding. Deze structuur is omgezet in een database, waar tekstblokken en illustraties liggen opgeslagen. Dat de tekstblokken geïdentificeerd kunnen worden aan een ‘tag’ zal geen verrassing zijn. Nu hebben we alle informatie als XML mediumneutraal weggeschreven. Vanwege de overlap en structuur zijn zowel de informatie voor de gebruikershandleidingen als de servicehandleidingen opgeslagen in dezelfde database. Deze informatie kunnen we gebruiken in een geprint handboek, als PDF op een cd -rom, op het web of in een kennisdatabase voor zowel gebruikers als servicetechnici.’
Zo simpel als het klinkt, zo lastig is de weg die een documentatieafdeling moet afleggen om tot een XML-database te komen. Wim Reinders: ‘Voor deze uitgaven moet je niet meer lineair denken, zoals bij een boek, waarin mensen voorin beginnen te lezen en stoppen op de laatste pagina. Je denkt en werkt in losse modules. Dat is voor schrijvers soms moeilijk te bevatten. Ook willen we geen romans schrijven. Kort, bondig en consistent is het credo. Als we kiezen voor het woord ‘start’ dan gebruik je als schrijver ook altijd ‘start’ en niet af en toe ‘begin’. Als documentatieafdeling moet je de balans vinden tussen op tijd, up to date, kwalitatief goed en betaalbaar.’ De voordelen zijn vele malen groter dan de nadelen, vooral voor de gebruiker. ‘Die vindt door het gebruik van bekende woorden nog sneller een oplossing.’ Maar er zijn meer voordelen. ‘We wachten niet tot een machine is uitontwikkeld voordat we beginnen met het schrijven van de handleidingen. Wanneer een onderdeel wordt vrijgegeven voor productie beginnen we met het samenstellen van de publicatie. Dat betekent een enorme tijdwinst. Bovendien kunnen bij modificaties van de machine, zoals een software upgrade, de nieuwe handleidingen zeer eenvoudig worden aangepast. Als een publicatie definitief is, wordt er een PDF-bestand gemaakt dat we naar Alfa Base in Alphen aan den Rijn sturen. Met het printen hebben we geen bemoeienis. Wel uiteraard met de updates van bestaande publicaties. Doordat we alle handleidingen op bestelling printen, hebben we geen oude voorraden en hoeven niets weg te gooien. Maar dat verhaal is bekend.’
Fons van Leusden van Alfa Base verzorgt het contact met de makers van de handleidingen van Océ. Spectaculaire details over het printen, dat uiteraard op Océ machines gebeurt, zijn er niet te melden. Het is volgens Van Leusden absoluut noodzakelijk om met begrippen als SGML en XML te kunnen werken. ‘Je moet de taal van je opdrachtgever verstaan. Je moet precies weten wat er voor ontwikkelingen gaande zijn bij de creatie en het uitgeven van handleidingen. Als je die taal niet begrijpt en daar met je eigen techniek en systemen niet op aansluit, sta je geïsoleerd. Voor Alfa Base wordt bovendien de logistiek steeds belangrijker. Het is onze taak op tijd de juiste handleiding in de juiste taal op de juiste plaats af te leveren. We zorgen ervoor dat alle documentatie die bij een machine hoort op tijd arriveert. Het printen van de handleidingen vormt slechts een kleine, maar wel belangrijke, schakel in de totale keten.’
Leon van Velzen
[publicatie: Graficus, 9 januari 2003]
De drijfveren achter POD bij handleidingen
Alfa Base doet het met de Demandstream 8080
Alfa Base in Alphen aan den Rijn is vanouds sterk in het maken van afdrukken voor losbladige uitgaven. Het bedrijf maakt deel uit van de Euradius Groep. Traditioneel verrichtte Alfa Base veel werk voor uitgeverij Samsom - gevestigd pal naast de drukkerij - een onderdeel van Wolters Kluwer. Fons van Leusden: ‘We printen niet alleen de handleidingen, maar beheren een magazijn met daarin de cd’s, stickers voor de machines, posters en allerlei ander drukwerk voor Océ. Soms leveren we af bij Océ in Venlo, maar vaker nog bij Frans Maas die alle logistiek voor Océ doet. Outsourcing is the name of the game.’
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
