|
|
|
|
Van overheid naar markt
Documenten vind je in alle organisaties en bedrijven, maar vooral bij de overheid. Circle Software, bekend van document management software uit 's rijkspostkamers slaat zijn vleugels uit en gaat op zoek naar nieuwe markten. Is dat wel slim in een tegenzittende markt? Directeur Wil Lennartz vindt van wel.
“Onze kennis van dynamisch documentenbeheer koppelen we aan de specifieke deskundigheid die je nodig hebt in verticale markten. Dat is toch prachtig.” Circle Software? Circle Software? Natuurlijk. Dat zijn de bouwers van document management systemen voor de overheid uit Eindhoven. Maar hoe valt de recente samenwerking met Nashuatec uit Den Bosch in de joint venture ‘Lascaux’ daarmee te rijmen? Om nog maar te zwijgen van de samenwerkingsovereenkomst met Kraan Bouwcomputing uit Rotterdam.
Verloochent Circle Software zijn wortels of slaat de automatiseerder een nieuwe richting in? De vraag wordt tijdens een zeer drukke bouwbeurs in Utrecht gesteld aan ir. Wil Lennartz, als directeur vanaf het eerste uur bij de onderneming betrokken en aan Marko Adema die zich als business developer bij de Circle Software Group met nieuwe markten bezighoudt.
“Circle Software heeft een sterke positie bij de postregistratie van overheden. Dat klopt”, zegt Lennartz. “Met ons product Document Manager leggen we vast wanneer een document een overheidsorganisatie ingaat en wanneer zo’n document er weer uitkomt om gearchiveerd te worden. Dat zijn belangrijke functies, maar wat er in de tussentijd met zo’n document gebeurt is minstens zo interessant. Daarom ontwikkelden we Cios - Circle Intelligent Software. Dit document management systeem gaat veel verder dan de registratie en het terugvinden van documenten: met Cios kunnen verschillende soorten gebruikers documenten op een voor hen prettige en logische manier ontsluiten. De ontwikkelkosten voor dergelijke software liggen echter zo hoog, dat je je niet meer tot één markt kunt beperken. Bovendien is onze software zo opgebouwd dat je ook buiten overheidsorganisaties de documentenstroom kunt stroomlijnen. Onze samenwerking met Kraan Bouwcomputing, gespecialiseerd in softwaremodules voor de bouw, is daar een voorbeeld van.”
Dat Circle Software tot voor kort de overheid als thuismarkt zag is niet vreemd. Het bedrijf ontstond medio jaren tachtig nadat het rijk bezig was overheidsdiensten te decentraliseren en te verspreiden over Nederland. Het Computer Centrum Limburg te Heerlen was daar een voorbeeld van. Nadat Philips zich in Apeldoorn ontfermde over de voormalige rijksrekenaars, nam begin jaren negentig Digital de toenmalige Circle Software Group over. De ontwikkeling van documentsystemen viel onder de nieuwe eigenaar echter stil, wat het zittend management ertoe bracht de sprong te wagen en voor zichzelf te beginnen. Van dertig mensen groeide het bedrijf naar de huidige 65, waarvan circa de helft in de techniek en ontwikkeling werkt. Circle Software zocht en vond met Cios een methode om documenten in een complexe, professionele omgeving te managen, met behulp van ‘verticale’ oplossingen die bedrijven zelf ontwikkelden.
Marko Adema: ‘Kraan Bouwcomputing bouwt modules waarmee aannemers hun werk kunnen automatiseren. Dat betekent dat alle spelers bij complexe projecten over hun eigen documentatie beschikken, maar er nog geen goed overzicht is over het totale project. Meer dan 85 procent van alle bedrijfs- en projectinformatie in de bouw ligt vast in documenten. Wat wij met Cios doen is om de modules van Kraan een schil leggen zodat deze documenten op allerlei manieren voor verschillende deelnemers aan een project toegankelijk zijn. Dat zijn uiteenlopende specialisten die ook elk hun eigen eisen aan een document stellen. Een architect heeft andere wensen dan een loodgieter die wil weten hoe de leidingen moeten gaan lopen en op welk tijdstip hij de onderdelen moet bestellen. Wanneer er dan tussentijds een verandering per e-mail of fax van een constructeur komt, moet ook dat weer in het dossier. Cios maakt het mogelijk op allerlei verschillende manieren door een database heen te kijken. Zo wil een aannemer wellicht alle offertes van onderaannemers voor een bepaald werken bekijken. Geen probleem. Uiteraard is van elk document maar één brondocument, zodat er over verschillende versies geen misverstanden kunnen ontstaan. Met behulp van Cios studio zijn we bovendien in staat om de software precies de goede namen en eigenschappen mee te geven. Een voorbeeld: in de bouw is iemand die iets voor jou doet een onderaannemer. Zou je dezelfde software bij een uitgeverij laten draaien, dan spreek je van free lance medewerkers. We beschouwen alle elementen als losse objecten, met een eigen beschrijving en eigen metainformatie. We zijn geen expert in de ‘verticale’ markten, maar zorgen er wel voor dat de primaire documentprocessen in zo’n gespecialiseerde markt probleemloos verlopen.”
De verwachtingen van Wil Lennartz met deze ‘horizontale’ benadering bij het managen van documentstroom zijn hooggespannen. “Naast een typisch verticale applicatie zoals in de bouw, werken we ook met andere specialisten samen. Zij zijn goed op hun vakgebied. Wij zijn sterk in het managen van de documentenstroom.”
Als voorbeeld noemt Lennartz commercieel vastgoedmanager Kalfshoven die alles weet van het beheer van gebouwen. Het bedrijf ontwikkelde hiervoor een Real Estate Management Systeem. Om de documenten van begin tot eind te volgen en toegankelijk te maken zette Circle Sofware Cios in. Een ander voorbeeld, dat veel verder gaat, is afkomstig van het bedrijf Pallas Athena. Deze ontwikkelde, samen met Circle Software, een dynamisch workflow systeem ‘Protos’ voor onder andere banken en verzekeraars. Hierin is vastgelegd welke acties na verloop van tijd noodzakelijk zijn, wil een proces verder kunnen. Op bepaalde momenten alarmeert het workflowsysteem bepaalde deelnemers om in actie te komen, bijvoorbeeld als een bevestigingsbrief van een schadegeval te lang op zich laat wachten.
Wil Lennartz: “Deze manier van dynamisch documentbeheer zal in de toekomst gaan groeien. We staan pas aan het begin van die ontwikkeling.” Ook de recente samenwerking met Nashuatec moet gezien worden als een serieus signaal dat Circle Software een bredere markt gaat bedienen dan alleen de overheid.
“We zijn met onze aanpak van geautomatiseerd document management nu zover dat onze natuurlijke gesprekspartners de hoofden automatisering zijn. Je ziet steeds vaker dat bijvoorbeeld de repro-afdeling of de postkamer integraal onderdeel van de automatiseringsafdeling wordt. Dat is niet alleen voor ons interessant, maar ook voor bedrijven als Nashuatec, die niet alleen copiers en printers willen neerzetten en tikken afrekenen, maar klanten willen ondersteunen bij het beheersbaar houden van hun documentstromen. Wij denken dat we met onze filosofie op de goede weg zijn.” Overigens haast Linnartz te zeggen dat de overheid wel degelijk een belangrijke partner blijft. “We zien dat ook bij overheidsorganisaties het besef van actief en dynamisch documentbeheer groeit.”
Leon van Velzen
[Publicatie: Document Manager, maart 2003]
Horizontaal documentbeheer
voor verticale toepassingen
Het uitgangspunt van Cios/Edms is dat alle relevante documenten centraal opgeslagen en beheerd worden in een Document Corporate Store (DCS). Deze store is toegankelijk voor mensen binnen en buiten de onderneming die daartoe geautoriseerd zijn. De DCS biedt versiebeheer, converteert documenten en beheert de metagegevens. Cios biedt allerlei functies zoals indexering, zoeken, dynamische views, versiebeheer, imaging, free text retrieval, mail integratie en huisstijlbewaking en sjabloonbeheer. Cios draait onder Windows met bekende databases als onder andere Oracle en SQL.
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
