|
|
|
|
Digitale documentendam tegen WAO
Degenen die langdurig ziek dreigen te raken, hebben baat bij een alert en actief begeleidingsteam. Papieren rompslomp voor alle betrokkenen is daarbij even noodzakelijk als lastig. De digitale Traject Assistent moet uitkomst bieden. Grafici en wegvervoerders bijten het spits af.
Wie de dossiers bij het GAK wel eens uit de stellingen heeft zien puilen, weet dat het documentbeheer rond ziekteverzuim en reïntegratie geen kinderspel is. Volgens automatiseerder PinkRoccade worden er jaarlijks in Nederland voor zo’n 150.000 tot een kwart miljoen langverzuimers zogenaamde ‘reïntegratieprojecten’ gestart. Doel is mensen die langer dan een maand ziek zijn zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen.
Bij zo’n proces zijn veel mensen en veel partijen betrokken en nog veel meer documenten. Henk Bolk, projectmanager Arboconvenant Grafimedia bij Dexis Arbeid en medegrondlegger voor de digitale Traject Assistent: “Er zijn minimaal vijf partijen betrokken bij iemand die langer dan een maand ziek is. Dat is uiteraard de betrokkene zelf, zijn werkgever, de arbodienst, de interventiedeskundige – bijvoorbeeld de fysiotherapeut en een medisch specialist - en de UVW, de Uitkeringsinstantie Werknemers Verzekeringen, voorheen beter bekend onder de naam GAK.” Een probleem dat zich daarbij voordoet is dat de betrokken spelers gedurende het proces niet dezelfde blijven. Zo kan er een extra maatschappelijk werker worden ingeschakeld, of de fysiotherapeut maakt plaats voor een psychiater.
Deze nachtmerrie voor document managers inspireerde Dexis Arbeid en PinkRoccade tot de digitale Traject Assistent. Een virtueel webdossier, waarin alle informatie die relevant is voor de cliënt ligt opgeslagen. Bolk: “Zodra een medewerker zich ziek meldt, wordt deze door de personeelschef, secretaresse of directeur via e-mail aangemeld. Na een maand ontvangt de afzender automatisch een e-mail met daarin de mededeling dat er een virtueel dossier is aangemaakt. Dit dossier dient vanaf dat moment als centraal punt voor alle acties rond de cliënt. De betrokkenen beschikken over een log in en een wachtwoord, zodat ze alleen die documenten zien die voor hen van belang zijn. Een verzekeraar hoeft niet alles te weten, net zo min overigens als een behandelende arts.”
Een dergelijke centrale ‘web enabled’ aanpak kent al veel voordelen, maar levert nog geen dynamische werkstoom op. En juist het op tijd in actie komen om een cliënt te prikkelen, blijkt bij dit soort projecten van levensbelang. Er is dan ook veel tijd en energie geïnvesteerd in het zo ver als mogelijk automatiseren van follow up acties. Bolk: "Een belangrijk deel van de Traject Assistent bestaat uit een tabblad met ‘to do’ acties. Deze acties zijn gekoppeld aan een e-mail server en reageren met standaard boodschappen. Wanneer een antwoord te lang uitblijft, gaat er een mailtje naar de cliënt, naar zijn werkgever of naar een van de andere betrokkenen.”
Per 1 januari dit jaar werd de werkgever naast de bestaande verplichtingen krachtens de Wet Verbetering Poortwachter verantwoordelijk voor het gehele reïntegratietraject van zijn werknemer. Dit betekent een verschuiving van reïntegratieactiviteiten voor WAO-ers van het UWV naar de werkgever. Met hulpmiddelen zoals de Traject Assistent wordt geprobeerd de administratieve druk voor werkgevers niet verder op te laten lopen, de werknemer sneller terug te krijgen aan het werk en - mocht dat niet lukken - een dossier in handen te hebben dat aan alle wettelijke eisen voldoet.
Bert Hoogenboom is beleidsmedewerkers van de Koninklijke KVGO en volgt het verzuim en de pogingen tot reïntegratie van medewerkers in de grafische bedrijfstak op de voet. Hoogenboom: “Onze branche kenmerkt zich door een klein aantal grote bedrijven en een groot aantal kleine. Vooral de kleinere ondernemers ontbreekt het vaak aan tijd en deskundigheid om een zieke werknemer goed te begeleiden en om zorgvuldig een dossier op te bouwen. De Traject Assistent ondersteunt hen daarbij. Indien alle stappen goed worden doorlopen, ligt er na een jaar een dossier dat voldoet aan de wettelijke eisen van de Wet Poortwachter.” Overigens, zegt Hoogenboom, kan het systeem ook zijn diensten bewijzen bij grote ondernemingen, die vaak bestaan uit een bundeling van een aantal kleinere bedrijven. “Op centraal niveau is te volgen wat er aan acties wordt ondernomen. Je kunt zien wat beter en slechter werkt en daar je strategie op aanpassen om mensen uit de arbeidsongeschikheidszone weg te houden.”
De proef met dit casemanagement- en volgsysteem vindt binnen de grafische bedrijfstak plaats bij onderdelen van Roto Smeets De Boer, PCM Grafische Bedrijven en een groep kleinere bedrijven in Overijssel waaronder drukkerij Schuttersmagazijn. De proef duurt tot juni dit jaar. In totaal zal in die periode het casemanagement van ongeveer honderd langverzuimers plaatsvinden met behulp van het elektronisch dossier en de werkstroombesturing. Ook die belasting blijkt voor kleinere werkgevers waarvan sommigen zelf aan de drukpers staan nog te zwaar. Hoogenboom: “We zijn samen met verzekeraar Achmea bezig met een Verzuimsteunpunt. Hier is alle specifieke kennis aanwezig die nodig is om mensen snel aan het werk te krijgen. Mocht dat onverhoopt niet lukken, dan is dankzij de Traject Assistent het dossier in elk geval klaar voor Poortwachter.”
De Koninklijke KVGO is een van de eerste branche-organisaties die de immense documentenstroom rond verzuim en integratie probeert te automatiseren en te stroomlijnen. Ook het Reïntegratie Centrum Wegvervoer RCW zette die stap. Het RCW is een nieuw reïntegratiebedrijf dat als sectororganisatie door de sociale partners in het wegvervoer is opgericht. De server met de data van de proefpersonen bij grafici en wegvervoerders draait tijdens de proefperiode bij PinkRoccade. Zoveel als mogelijk is gekozen voor standaardapplicaties, zoals de bekende web browsers, Windows 2000, Windows NT en Unix. Ook aan een verdere koppeling met geautomatiseerde systemen is gedacht. Zo werkt volgens PinkRoccade het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen aan de ontwikkeling van een extranet voor de CWI’s, het UWV en de gemeentelijke sociale diensten. De technologie die voor dit extranet wordt gebruikt, vertoont grote overeenkomsten met die van de Traject Assistent. In beide gevallen is sprake van een web enabled virtueel dossier. In technologisch opzicht is er volgens PinkRoccade dan ook geen belemmering meer voor verdere samenwerking tussen de documentstromen.
Leon van Velzen
[Publicatie: Document Manager, april 2003]
Wat doet de Traject Assistent?
De Traject Assistent draagt via het web zorg voor het efficiënt uitvoeren van administratieve handelingen rond de start, aanpak en afwikkeling van een case.
(Bron: PinkRoccade)
Traject Assistent stroomlijnt documentenprop
De Traject Assistent vervangt niet de bestaande administratieve systemen van de betrokken partijen, maar biedt de mogelijkheid tot onderlinge communicatie tussen deze systemen. Voor een effectieve werkstroom- en documentbesturing zijn in de Traject Assistent – in feite een unieke website voor elke individuele cliënt - alle bedrijfs- of sectorspecifieke kenmerken als procedures, afspraken en routes vastgelegd. De Traject Assistent registreert en ontsluit informatie die voor het reïntegratieproces van cliënten van belang is. Afhankelijk van de rol en de taak die partijen bij dit proces vervullen en uitvoeren, worden gegevens toegevoegd of geraadpleegd. Vanzelfsprekend houdt de Traject Assistent daarbij rekening met autorisaties, bewaking van het beroepsgeheim en de privacygevoeligheid van de cliëntgegevens.
(Bron: PinkRoccade)
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
