|
|
|
|
Reisgidsen uit de database
De toeristenbranche heeft het moeilijk. Kostenbeheersing is daarom belangrijk. Het bewaken van de kosten van drukwerk wordt niet op de eerste plaats gezocht in werkelijk cross media publiceren, maar in het zo ver mogelijk automatiseren van de prepress. En met succes.
De hemelsblauwe Pantone-kleuren van de KLM kleuren dieprood. De reisbranche krijgt tikken - en forse ook. Martin Air stunt met drie tickets halen, twee betalen en voor minder dan 200 euro ben je uit en thuis uit Miami. Het woord malaise is op dit moment een understatement bij reisorganisaties. De klappen van 11 september, de oorlog in Irak en tot slot de ziekte Sars waardoor Amerikanen en Europeanen massaal thuis blijven, zorgen ervoor dat het toeristenbedrijf onder vuur ligt. Naast last minute dumpingen van reizen is het beheersen van kosten in een moeilijke periode een eerste vereiste.
Bij de verkoop van een reis speelt marketing en daarmee drukwerk, een doorslaggevende rol. Dat bleek eens te meer op het symposium ‘Efficiënt produceren voor de reisbranche’, begin april in het Utrechtse MediaPlaza. Het organiserende marketingbureau MarketShare nodigde IT-leverancier Techno Design uit Zoetermeer en de Amsterdamse drukker De Bussy Ellerman Harms uit om de laatste ontwikkelingen op het gebied van cross media publiceren voor de toeristenindustrie te bespreken. De circa vijftig toehoorders werkten bijna allemaal bij grote internationale reisorganisaties. Opvallend was de beperkte belangstelling van die deelnemers voor een van de werkelijke hoofdthema’s van de middag: cross media.
De meeste aandacht ging uit naar het goedkoper en efficiënter produceren van drukwerk, door het uitschakelen van allerlei controleslagen. Het publiceren vanuit één brondocument, waar de technieken toch ruim voor voorhanden zijn, lijkt op dit moment (nog) geen topprioriteit in dit deel van de markt. Besparen op kosten door verregaand de op- en aanmaak van pagina’s te automatiseren des te meer.
Hans van de Raat, gastheer en directeur bij MarketShare toonde met onderzoeksresultaten van Forrester Research aan dat op dit moment grotere ondernemingen met en zonder speciale ‘cross media teams’ elkaar in evenwicht houden. Op de vraag of bedrijven speciale teams permanent aan het werk hebben die zich bezighouden met cross media antwoordde 46 procent nee, 47 procent ja en 7 procent wist op de vraag geen antwoord te geven.
Ondertussen maakte Wi-Jo van de Wijngaard van Techno Design duidelijk dat het die bedrijven die daadwerkelijk hun informatie via verschillende kanalen willen distribueren aan techniek en software niet ontbreekt. Techno Design is een bekende speler op de grafische markt. De automatiseerder heeft zijn wortels in de automatisering van digitale drukvormvoorbereiding. In de elf jaar van het bestaan ontwikkelde het een aantal eigen gereedschappen en heeft het die pakketten snel in aantal zien toenemen. Ook Graficus besteedde in de redactionele kolommen aandacht aan IPM van Techno Design - gereedschap voor Information Publishing Management. Medianeutrale opslag van gegevens, publiceren vanuit één bron en data geschikt maken voor publicatie via druk, het web en andere kanalen is de filosofie van IPM. Het doel is het ontlasten van de marketing en communicatie afdelingen, het vereenvoudigen van publicatieprocessen en efficiënter, flexibeler en ook voordeliger publiceren. Van de Wijngaard somde voor zijn toehoorders nog eens de voordelen van IPM op. ‘Gerbuikers kunnen zich concentreren op hun eigenlijke taken’, zei hij. ‘Bovendien is de software gebruiksvriendelijk, biedt het de mogelijkheid tot een real time digitale proef van aangepaste gegevens, is de software toegesneden op de werkwijze van de organisatie en de markt waarop deze opereert en kunnen medewerkers op elke willekeurige locatie op het systeem inbellen om gegevens aan te passen.’
IPM bestaat uit een aantal specifieke gereedschappen dat speciaal kan worden ingezet bij de productie van uiteenlopende producten zoals catalogi, prijslijsten, boeken en bij het (semi-) automatisch genereren van visite- en geboortekaartjes. Techno Design werkt uiteraard met alle grafisch bekende bestanden zoals QuarkXPress, Word uit de kantooromgeving en standaarden zoals XML, PDF en SQL-databases. Techno Design verkoopt zijn software direct aan de gebruikers, zoals reisorganisaties, uitgevers en grote corporate instellingen. Ook levert het dezelfde software aan drukkers en prepressers die op hun beurt de gereedschappen weer inzetten voor het stroomlijnen en automatiseren van de productie bij hun opdrachtgevers.
Een van de gebruikers van IPM is drukkerij en prepressbedrijf De Bussy Ellerman Harms in Amsterdam. Voor hun klant Special Traffic zetten zij de software in bij het automatiseren en vereenvoudigen van de prepress bij de productie van de reisgidsen. Vooral bij het schrijven en de opmaak van de pagina’s is dankzij de software een behoorlijke tijdwinst geboekt en bespaart op de kosten bij de opmaak, zei Marco Sijsenaar van De Bussy. Sijsenaar noemde geen ronde getallen, maar sprake wel van ‘factoren lager’. Voor Sijssenaar is het belangrijk dat De Bussy Ellerman en Harms in de uiterst competitieve toeristenbranche zijn klanten met doelmatig gereedschap ondersteunt. ‘Bovendien is het voor ons ook veel prettiger werken. Bij tikfouten in de tekst is er geen discussie meer mogelijk waar de fout is gemaakt. Door het rationaliseren van de prepress zijn we in staat om ook onze kosten in de hand te houden.’
De drukvormvoorbereiding verzorgt De Bussy via de informatie die de medewerkers van Special Traffic via hun eigen webbrowser leveren. ‘We hebben goede ervaringen met de software van Techno Design. De heldere webstructuur maakt het navigeren door de pagina’s gemakkelijk. Het uploaden van de bestanden levert evenmin problemen op.’ Vragen zijn er wel eens over de resolutie van het gebruikte beeldmateriaal. ‘Maar dat probleem hebben we opgelost, door zelf de hogeresolutie beelden te scannen en te beheren.’ Sijsenaar is ervan overtuigd dat je klanten deze diensten moet aanbieden. ‘De tijd waarin een product op de markt moet zijn, wordt steeds korter. Veranderingen volgen elkaar steeds verder op. Dan kun je met de snelheid van produceren niet achter blijven. Aan het verder personaliseren van de informatie bijvoorbeeld aan de hand van interesseprofielen van reizigers, is Sijssenaar nog niet toe. ‘We kennen de mogelijkheden en houden de ontwikkelingen scherp in de gaten. We zijn voortdurend in gesprek met onze klanten en zodra deze aangeven die kant op te willen, gaan we zorgen voor de technische realisatie van verdere segmentering of personalisering op het web of in druk.’
Chris Freitag en Gonne Brouwer zijn met hun organisatie Special Traffic klant van De Bussy Ellerman en Harms en gebruikers van het IPM-systeem. Special Traffic, een onderdeel van de Kuoni Travel Group, noemt zich de ‘verre reizen specialist’. De onderneming organiseert trips over de hele wereld, behalve naar Europa en Zuid-Amerika. Om die reizen te verkopen produceert de reisorganisator circa tien brochures per jaar. ‘A hell of job’ vindt de Zwitser Freitag en bovendien een afgeleide van de kernactiviteit van de onderneming: het organiseren en verkopen van aantrekkelijke reizen.
Freitag en Brouwer somden de nadelen van de situatie op toen er nog niet met IPM werd gewerkt. ‘Onze product managers werden zwaar belast tegen de deadlines van de productie van de gidsen, de kans op fouten was aanzienlijk, er was sprake van hoge transportkosten en ondanks de vele koeriers die heen en weer reden was er in feite sprake van weinig controlemogelijkheden’. Een ander nadeel was volgens Freitag en Brouwer dat de opmaakstudio een te grote vrijheid kende waardoor deze regelmatig voor oplossingen koos die indruisten tegen de huisstijl van Special Traffic. Met de introductie van ontworpen templates, een vast onderdeel van IPM, werden veel problemen opgelost. Een product manager kiest nu een template en ziet onmiddellijk hoe de pagina er uit gaat zien in druk en hoeveel beelden en kaarten er nodig zijn. Hij of zij kan deze aanpassen vanuit de locatie waar hij of zij op dat moment is. ‘Die verandering was ingrijpend voor ons allemaal’, zegt Gonne Brouwer. ‘In plaats van een paar weken stressen, waarin alles af moest, werk je nu permanent aan een catalogus. Op zeker moment moet deze in druk en dat doe je met de gegevens die je op dat moment voorhanden hebt. Er is dus sprake van minder piekbelasting en je informatie is actueler.’
Ondanks het gebruik van het geavanceerde IPM-systeem worden de pagina’s die direct op het web verschijnen vaak nog handmatig aangepast. Chris Freitag: ‘Dat is onze eigen wens. We willen niet te snel gaan. Voor onze eigen mensen was de nieuwe manier van werken al een cultuurschok. We kiezen voor een gefaseerde invoer van deze nieuwe productiemiddelen en dus ook voor een semi-automatische aanpak. En we zijn klaar voor de toekomst.’ Net als bij de automatisering van de werkstroom op bijvoorbeeld redacties is het disciplinerend effect op de individuele medewerkers opvallend. Na aanvankelijke aarzelingen wordt iedere medewerker steeds enthousiaster om er snel achter te komen dat er meer templates nodig zijn dan eerst gedacht. Dat probleem is simpel op te lossen, temeer daar het creatieve ontwerp en de productie van de reiscatalogi van elkaar zijn gescheiden. Om de controleloops uit de productie te filteren is een systeem zoals IPM niet per se noodzakelijk. Toch dwingen de technische eisen de medewerkers tot een nieuwe manier van werken.
Na reserves bij de start wint volgens de inleiders na verloop van tijd het idee dat je maximaal grip hebt op zowel de inhoud als de vorm van je reiscatalogus het ruimschoots van de scepsis. Dat daarmee ook serieuze besparingen mogelijk zijn is in het voordeel van opdrachtgever en drukker. Een bonus die voor veel deelnemers aan het symposium wat verder in de toekomst ligt is dat alle mogelijkheden worden geschapen relatief gemakkelijk over te stappen op werkelijk cross media publiceren.
Leon van Velzen
[Publicatie Graficus, mei 2003]
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
