|
|
|
|
Drieduizend facturen per dag
“De snelheid waarmee onze artikelen in en uit het magazijn gaan, verloopt razendsnel. Onderliggende administratieve processen hebben veel meer tijd nodig.” Manager ICT Wim van der Gaauw van groothandel Vegro over zijn oplossingen voor de verschillen in tempo in de documentenstroom.
Dagelijks gaan er bij groothandel Vegro circa twee- tot drieduizend facturen de deur uit. Vegro in Alkmaar levert alles, maar dan ook alles voor verwarming en sanitair aan installatiebedrijven. Dat leidt tot duizelingwekkende aantallen artikelen en onderliggende documenten. Manager ICT Wim van der Gaauw: “We houden circa dertigduizend artikelen op voorraad. Deze leveren we binnen 24 uur af in heel Nederland. Bovendien staan in onze catalogus nog eens honderdduizend artikelen met een iets langere levertijd.”
Vegro levert aan circa zesduizend afnemers en betrekt de baden, boilers en kraanleertjes van zeshonderd verschillende fabrikanten. Bij Vegro (gestart in 1959 als Verwarmingsgroothandel) werken vierhonderd mensen bij veertien vestigingen en drie distibutiecentra. Een uitgekiende logistiek, waterdichte administratie en vloeiende documentenstroom zijn noodzakelijk om de afnemers de service, snelle levering en uitgebreide informatie te bieden waar ze om vragen. Dat lukt uitstekend. In het laatste Zomer Bouw Rapport, een onderzoek van Elsevier naar de tevredenheid van installateurs over de technische groothandel, kwam Vegro als beste uit de bus.
Van der Gaauw werkt twaalf jaar bij Vegro. Hij zag in die jaren hoe het aantal documenten meegroeide met het almaar uitbreidende assortiment. “In 1980 werkte Vegro met een automatiseringssysteem dat ook bij V&D draaide. Daarna bouwden we onze eigen oplossingen omdat het proces zoals zich dat hier afspeelt uniek is. Zo is het binnen 24 uur leveren aan de installateur niet iets van de laatste tijd. Die snelle levering is altijd door onze klanten gevraagd. Ook betalen onze afnemers pas als hun klanten de rekening hebben voldaan. Zo werkt dat in onze branche. Dat is geen probleem, maar het stelt bijzonder hoge eisen aan de kwaliteit van je administratie. Er gaat bijzonder weinig mis, maar een klein foutpercentage op tweeduizend facturen per dag, levert toch veel telefoontjes op.”
In 1999 koos Vegro voor ERP-software van J.D. Edwards met modules voor inkoop, verkoop en financiën. De implementatie duurde langer dan voorzien doordat en passant de millenniumhobbel moest worden genomen, de euro zijn intrede deed en twee regionale distributiecentra in Zwolle en Tilburg van start gingen. Een groothandel vormt de spil in een ingewikkeld spel tussen producent en afnemer. Alle spelers hebben hun eigen opvattingen over wat in de documentenstroom wel en niet geautomatiseerd moet worden en op welke manier dat moet.
De grote winkelketens gaan het verst met hun wensen. Zij eisen dat alle facturen digitaal worden aangeleverd. “Zonder EDI doe je gewoon niet mee”, zegt Van der Gaauw. De verwarmings- en installatiebranche ontwikkelde daartoe een eigen standaard. Aan de andere kant staan de producenten van al die duizenden artikelen. “De interesse om producten van bijvoorbeeld een barcode te voorzien is nog niet erg ontwikkeld”, zegt Van der Gaauw. “Wij zitten daar als groothandel tussenin.” De ERP-software van J.D. Edwards hielp bij het automatiseren van de facturatie en het voorraadbeheer, maar tevreden was Van der Gaauw nog niet.
“De gegevens klopten wel, maar de documenten zagen er niet uit. Je kon op basis van de data niet een factuur of andere document de deur uitdoen.” Getronics, verantwoordelijk voor de implementatie, tipte Van der Gaauw dat BMConsultants uit Soesterberg dat probleem voor hem kon oplossen. BMConsultants kreeg als opdracht er voor te zorgen dat alle documenten die naar klanten gaan volgens een vast stramien worden opgemaakt. Jos A Huigsloot, directeur van BMConsultants, corrigeert. “Onze oplossing heet Optio. De software werkt als een virtuele printer en gaat aan de slag met de data die J.D. Edwards genereert. Dat leidt niet tot statische documenten, maar elke keer opnieuw wordt dynamisch een factuur, orderbevestiging of order pickinglist gegenereerd.” Optio zorgt op basis van vooraf gestelde regels met behulp van één brondocument voor een overzichtelijke vormgeving in de Vegro-huisstijl van de documenten. Output is in alle voorkomende formaten mogelijk, zoals PDF, PCL, PostScript en tegenwoordig ook in XML.
Goede data is één, aantrekkelijke facturen twee, maar hoe houd je overzicht in een documentenstroom die gestaag groeit met tweeduizend facturen per dag? Ook hier bood BMConsultants uitkomst. Vegro koos voor EAS, een web enabled archiverings-, opslag- en zoeksysteem voor grote aantallen documenten. Van der Gaauw: “Het is voor ons essentieel bij vragen van de klant onmiddellijk te kunnen reageren. Orders komen hier binnen via de telefoon, de fax en een steeds groter aantal via het elektronische bestelformulier op onze website. Maar er zijn ook klanten die bellen en zeggen dat ze net zo’n bad willen als een half jaar geleden. Je moet dan snel kunnen werken. Ook op vragen over bijvoorbeeld kortingen willen we direct antwoord geven.”
De EAS-software draait bij Vegro op een MS-SQL server. Zoeken is mogelijk op een groot aantal sleutels zoals uiteraard artikelnummer of klantnaam, maar de gebruiker kan ook (in Optio) velden benoemen die gebruikt kunnen worden voor het indexeren van de documenten. De gegevens laat Vegro vijf jaar op de servers staan, waarna ze op een statische manier digitaal worden opgeslagen. Het papieren archief is bij Vegro verleden tijd. Ook de fiscus is akkoord met de compleet digitale inrichting van de administratieve organisatie. Het werk van BMConsultants zit er nog niet op. Zo worden inkoopfacturen nog altijd handmatig gematcht met de inkooporders. “Omslachtig en arbeidsintensief”, oordeelt Van der Gaauw. “We willen naar een systeem waarin we facturen digitaal krijgen aangeleverd of papieren facturen kunnen scannen. Met behulp van relationale databasetechnieken moet het vervolgens mogelijk zijn facturen en orders te matchen. Maar we staan bij dit project pas aan het begin.”
Bij elke groothandel vormen de retouren een probleem. Van der Gaauw: “Retouren zorgen voor een pittige kostenpost. We willen ook zoveel mogelijk inzicht hebben in wat voor type artikelen er terugkomen en wat de reden daarvoor is. Met behulp van de inzet van relationele databases hopen we te zijner tijd ook daarmee een stuk verder te komen.” Bij Vegro werken op het hoofdkantoor in Alkmaar honderd mensen aan centrale ondersteuning. Zonder de ERP-software en de Optio en EAS-modules van BMConsultants zouden dat er ongetwijfeld veel meer zijn geweest. Van der Gaauw: “In die zin kun je spreken van een besparing. Voor ons is het minstens zo belangrijk dat we de orders van onze klanten direct kunnen behandelen en ze snel te woord kunnen staan als ze vragen hebben. Dat kan nu in real time, op basis van de oorspronkelijke documenten. Bij tweeduizend facturen per dag is dat een geruststellende gedachte.”
Leon van Velzen
[Publicatie: Document Manager, augustus 2003]
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
