|
|
|
|
Documenten zijn niet sexy Ondernemingen in Europa verspillen miljoenen euro’s doordat ze hun documenten slecht beheren. Xerox Global Services en Danka publiceerden kort na elkaar onderzoek dat moet aantonen dat bedrijven er een janboel van maken. “Documenten zijn niet sexy.”
Dat er geld te besparen valt met goed documentbeheer staat voor Xerox en voor Danka als een paal boven water. Xerox Global Services schakelde onafhankelijk onderzoekbureau International Data Corporation (IDC) in voor grootschalig onderzoek onder bijna duizend managers in veertien Europese landen. Danka Europe zette de eigen onderzoeksafdeling aan het werk. Ook voor dit onderzoek werden duizend ondernemingen benaderd. De informatie onderbouwde Danka verder met gegevens uit secundaire bronnen.
Danka bestempelt de documentenchaos in Europa als een ‘documess’. Het zou Europese bedrijven jaarlijks met een kostenpost van circa 8,7 miljard euro opzadelen. In de Benelux bedraagt de jaarlijkse verspilling zo’n 834 miljoen euro. IDC waagt zich niet aan dergelijke exacte cijfers, maar houdt het bij percentages. Volgens IDC bedragen de kosten van het produceren en beheren van documenten gemiddeld tussen de vijf en vijftien procent van de omzet van een bedrijf. Managers zouden bijna de helft van hun kostbare tijd aan documenten besteden.
Bij een dergelijk onderzoek is de vraag naar ‘wat een document nu is’ niet te vermijden. IDC houdt het erop dat alle papieren documenten door iedereen als ‘echte’ documenten worden ervaren en laat deze daarom merkwaardig genoeg weg uit de rapportages. Volgens de IDC-onderzoekers vindt 82 procent van de ondervraagden een fax een echt document en 78 procent rekent ook e-mail hieronder. Andere elektronische bestanden zoals PDF-jes en Wordbestanden zijn volgens 76 procent van de ondervraagden een document. Webpagina’s en multimediacontent rekent minder dan de helft onder de noemer ‘document’.
IDC komt met de definitie dat een document ‘informatie (is) die is vastgelegd en die bewaard wordt om achteraf weer te kunnen worden geraadpleegd.’ Onderzoekers van het Xerox Palo Alto Research Centre kwamen met de volgende definitie op de proppen. ‘Alles wat bedoeld is voor menselijk gebruik en wordt gekenmerkt door een zekere mate van onveranderlijkheid’. Tsja, da’s wel heel breed. Daar valt, bij wijze van spreken, ook mijn uitgever onder.
Ook het benoemen van een document tot het levensbloed (?) van een organisatie draagt nauwelijks bij aan de gewenste duidelijkheid. Danka research houdt zich niet bezig met definitiekwesties en gaat er kennelijk van uit dat iedereen wel begrijpt waar het om gaat. Uit de verslaggeving van Danka blijkt dat het in dit onderzoek vooral gaat om geprinte documenten, om de afdrukken dus. Danka spreekt in het onderzoek dan ook alleen over documentafdrukbeheer. Dat is veel minder breed dan de IDC en Palo Alto definities en wel zo duidelijk.
Uit de IDC-cijfers spreekt een merkwaardige paradox. Van de ondervraagde Europese managers geeft 82 procent aan documenten te beschouwen als kritische factoren voor hun zakelijk succes. Terecht verbaasd noteren de onderzoekers dan ook dat ‘ondanks dat grote belang slecht beheer van de documenten er de oorzaak van is dat 90 procent van de onderzochte organisaties geen idee heeft wat de kosten van documenten zijn.’ Voor Nederland ligt dat percentage iets minder ongunstig op 87 procent. Dit gebrek aan kennis is ontstellend, menen de onderzoekers, zeker als men zich realiseert dat uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 47 procent van de bedrijven aangeeft met een gecentraliseerd documentproces te werken.
Eén gebied waar mogelijke verbeteringen relatief simpel kunnen worden opgespoord is dat van de documentverspilling. Volgens IDC blijkt dat gemiddeld negentien procent van de afgedrukte documenten verspild wordt. Deze verdwijnen kennelijk linea recta in de vuilnisbak. De Danka-onderzoekers plakten daar in hun studie een bedrag aan vast van 8,7 miljard euro. Die kosten gaan alleen maar toenemen, omdat het printen van digitale documenten weliswaar zal dalen van circa zeventig naar rond de dertig procent. Maar daar staat tegenover dat de groei van het aanbod aan informatie er voor zorgt dat het totale volume geprinte documenten met veertig procent zal stijgen.
De enige conclusie kan dan ook zijn dat de voor de ondervraagde managers documenten wel belangrijk zijn, maar niet sexy. Het interesseert ze allemaal helemaal niets. En wat doe je met niet sexy-activiteiten? Juist. Buiten de deur zetten. Maar ook in het outsourcen van het documentbeheer hebben de meeste ondervraagden – tot verdriet van Xerox Global Services – op dit moment weinig trek. Onderzoek naar documenten lijdt vaak onder het probleem van de schaal. Europa is dan plotseling wel erg groot en daarmee worden de resultaten erg globaal. En hoe zit het met specifieke bedrijfssectoren? Bij verzekeringsmaatschappijen bijvoorbeeld is de situatie toch volledig anders dan in de metaal? Waarom geen onderscheid tussen documenten die noodzakelijk zijn om interne bedrijfsprocessen te stroomlijnen en folders en brochures die producten aan de klant moeten slijten? Is het belangrijk voor een Nederlandse ondernemer om te weten dat hij een iets breder begrip hanteert van ‘het document’ dan een collega uit de meer zuidelijke Europese landen? Het is de vraag of het afbellen van duizend managers in Europa met bedrijven die meer dan vijfhonderd mensen in dienst hebben werkelijk heldere en zinvolle informatie oplevert. IDC ontloopt die valkuil niet.
Frank Borst, directeur Xerox Global Services Nederland onderstreept dat het er bij dergelijk onderzoek vooral om gaat bedrijven te overtuigen om eens kritisch naar hun documentenstroom te kijken. “Het is een bevestiging van de onderbuikgevoelens die iedereen heeft.” Ook general manager Cees van Doorn van Xerox Nederland vindt dat de belangrijkste verdienste van dergelijk onderzoek. “Bedrijven concentreren zich op het verhogen van de productiviteit en de winst. Ze willen hun klantenservice verbeteren en concurrerend blijven. Goed beheer van documenten kan hen daarbij helpen.”
De Danka-onderzoekers maken wel een onderscheid in specifieke markten. Erik van der Sande, director sales en marketing van Danka in Nederland: “Kostenbesparing door verbeterd afdrukbeheer is helemaal niet voorbehouden aan grote organisaties. Zoals ons onderzoek aangeeft kunnen zelfs de kleinste bedrijven aanzienlijke besparingen bereiken door de documentproductie te beheersen. Het gemiddelde percentage aan direct haalbare besparingen over alle bedrijven ligt tussen de tien en dertig procent.”
Van der Sande ziet in de verhoogde belangstelling voor controle- en beheerssoftware een ‘krachtig bewijsstuk’ voor de groeiende erkenning en bezorgdheid onder Europese bedrijven over het documess-probleem. Bij de percentages en bedragen die de onderzoekers boven tafel kregen is dat niet verwonderlijk. Nu alleen nog die groeiende erkenning omzetten in daden.
Leon van Velzen
[Publicatie: Document Manager 8, december 2003]
Onderzoekspaper – Documenten – Het levensbloed van uw bedrijf? Door International Data Corporation, Jame Snowdon, gesponsord door Xerox. Oktober 2003.
Documenten – Een mogelijkheid voor kostenbesparing en verbetering van bedrijfsprocessen. Beide publicaties zijn aan te vragen via de sectie van Xerox Global Services op www.xerox.com.
Counting the Cost of the Documess in Europe – The € 8,7 bn Gap. A Research Report from Danka Europe. De managementsamenvatting is te krijgen door een e-mail te sturen aan cathy.may@mayflowerpr.com.
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
