|
|
|
|
Een Eeuw Lang Couverteren
Ruys bestaat precies een eeuw. De Haagse onderneming startte aan het begin van de negentiende eeuw met typmachines en levert nu alles voor de postkamer. Van de tas voor de besteller tot volledige geautomatiseerde hoogvolume couverteerstraten. “Zolang mensen via papieren documenten met elkaar willen communiceren leveren wij de producten.”
Alles voor de postkamer. Onder dat motto levert het Haagse handelshuis Ruys al honderd jaar lang artikelen voor wat nu de documentenwereld heet. Hoewel het productenpallet een veel breder spectrum beslaat dan frankeerapparatuur en couverteermachines, beperken Will van der Kraan en Harrie Beelen zich tot trends en ontwikkelingen op deze markt. Maar eerst dit.
Will van der Kraan, business unit manager document handling: “We ontwerpen veel producten en diensten in eigen huis. Denk aan onze eigen meubellijn voor de postkamer. Dankzij de jarenlange ervaring van Ruys op zowel de grote als de kleinere postkamers en onze eigen ontwikkelafdeling weten we ook stokoude producten zoals een sorteervak voor de post nog steeds te verbeteren. Hetzelfde geldt voor ons Xiris-systeem. Een combinatie van hard- en software waarmee de post snel en slim gefrankeerd wordt, bijvoorbeeld met de uitschiet van te zware enveloppen. Die ontwikkeling begon al midden jaren tachtig door een pc met DOS-besturing te koppelen aan brievenwegers. In die tijd vonden sommige directeuren dat belachelijk. ‘Een peperdure pc in de postkamer om die te verbinden met een frankeersysteem? Belachelijk!” Nu draait alles onder Windows en zijn de dynamische digitale brievenwegers in-line gekoppeld aan de frankeermachines. Het einde van de ontwikkelingen is nog niet in zicht.”
Harrie Beelen is manager projecten en productontwikkeling bij Ruys. Meer dan een kwart eeuw drukt hij daarmee al zijn stempel op ontwikkelingen in de postmarkt. “We zitten nu in de eindfase van ons NetSet-project in samenwerking met TPG,” zegt Beelen.
Doel van NetSet is de fraudegevoeligheid van frankeerapparatuur te verlagen en de administratieve beheerskosten drastisch omlaag te brengen. Beelen: “We doen dat door in onze frankeermachines modems in te bouwen die de data doorgeeft aan een server die bij Ruys draait. Regelmatig download TPG alle informatie over aantallen, gewicht en speciale tarieven en vindt de afrekening rechtstreeks met de klanten plaats.” Om een idee te geven: dit betekent dat tot 2007 circa 15.500 frankeermachines van soms al dertig jaar of ouder vervangen moeten worden door digitale exemplaren. Er worden zo’n tienduizend machines omgebouwd. In Nederland opereren vier aanbieders, waaronder Ruys, die door TPG gecertificeerd zijn en NetSet- producten en diensten aanbieden.
Ruys staat in Nederland bekend om zijn couverteerstraten. Vooral met machines van de Zwitserse firma Kern timmert Ruys aan de weg. Will van der Kraan: “De investeringen in deze hoogvolume machines zijn pittig. Voor onze klanten gaat het uiteraard om andere zaken zoals productiviteit per machine of de total cost of ownership waarbij de bediening van de machine een cruciale rol speelt. Kern heeft zijn machines zover geautomatiseerd dat ze door één operator bediend kunnen worden. Je kunt zelf wel uitrekenen wat je daar in zeven jaar mee bespaart.” Zeven jaar is grofweg de tijd die de echt grote postverzenders, zoals de banken, verzekerings- en telefoonmaatschappijen gebruiken om hun machines af te schrijven. “Er is sprake van aanhoudende druk om de kosten te verlagen. Wij zoeken dat in een hoge productiviteit, verregaande automatisering en het zo ver mogelijk reduceren van de onderhoudskosten.”
Ruys is met Kern vooral actief op de hoogvolume markt voor documenten. Wat zijn de belangrijkste trends? Will van der Kraan: “We zien het volume in afgewerkte en verzonden postale documenten zeer licht dalen, maar dat wordt gecompenseerd door de toename van direct mail. Ook zie je innovatieve applicaties, vooral op de direct mail-markt. Er wordt van alles bedacht om de respons te vergroten en de machines moeten soms tot vreemde capriolen in staat zijn. Wat we ook zien toenemen is de markt voor het personaliseren van mail.” Om de gedachten te bepalen: de Postbank is goed voor een half miljoen dagafschriften per productiesite. In totaal staan er twee van zulke sites in Nederland. De Rabobank verstuurt circa 600.000 dagafschriften het land in. Huiveringwekkende aantallen, wanneer je bedenkt dat er met een nulfouten productie gedraaid moet worden.
Het team van Harrie Beelen speelt hier op in met ontwikkelingen zoals het ‘file driven couverteren’. Harrie Beelen: “We hebben allerlei technieken gezien om merktekens aan te brengen die er voor zorgen dat de productie soepel loopt en de stap van printer naar couverteermachines en enveloppen foutloos gemaakt wordt. Optical Mark Reading bijvoorbeeld, de bekende barcodes, de datamatrixcodes of de door Xerox ontwikkelde Dataglyph-techniek waarbij je de informatie verpakt in het bedrijfslogo of een afbeelding. Deze laatste – hoewel schitterend bedachte toepassing - is niet van de grond gekomen. Wat we zien is dat bijvoorbeeld de Rabobank in Vianen al zijn klanten in die plaats een folder over de locale paardenmarkt wil zenden, samen met een bankafschrift. Dat alles gedurende enkele weken en je ontvangt maximaal één folder. Dat is geen rocket science, maar zonder perfecte automatisering krijg je dat nooit voor elkaar en zeker niet tegen acceptabele kosten.
File driven couverteren maakt geen gebruik meer van fysieke kenmerken op het document, maar stuurt de machine volledig digitaal aan op basis van het ID van het document. Dat is niet alleen een technische uitdaging, maar ook voor de opdrachtgevers soms een lastige psychologische barrière. Alles moet immers foutloos verlopen.” Ruys is vooral bekend van de post en de postverwerking. Naast de verkoop van postsystemen kent de onderneming een technische dienst die er voor zorgt dat 23.000 onderhoudscontracten worden nagekomen. Will van der Kraan: “De post wil je immers elke dag in een envelop stoppen en versturen tegen de laagst mogelijke kosten.”
Met een schuin oog houdt Ruys de ontwikkelingen in de klassieke grafische markt in de gaten. “Je ziet daar vooral een groei op het gebied van direct-mail”, constateert Van der Kraan. “We hebben de deskundigheid en de machines in huis waarmee zowel supergrote als kleinere volumes perfect afgewerkt kunnen worden.” Zo kijkt Ruys toch weer verder dan de postmarkt alleen. Dat houdt het ook interessant, vindt Harrie Beelen. “Fysieke documenten zullen we in onze samenleving nog heel lang nodig hebben. En zolang mensen via papieren documenten met elkaar willen communiceren, zorgen wij ervoor dat ze dat met perfecte machines kunnen doen.”
Leon van Velzen
[Publicatie: Document Manager, april 2004]
Honderd jaar Ruys: een terugblik
J.A. Ruys neemt na een inspirerende trip naar New York in 1904 een bedrijf over dat handelt in een uitzonderlijke combinatie van producten: Hammonds schrijfmachines en meel. Ruys besluit te stoppen met de meelhandel en kiest voor de schrijfmachines in Rotterdam. Het blijft niet alleen bij Hammonds. In 1908 verwerft hij het agentschap voor de Simplexkopieermachine en voor de eerste staffelwalsrekenmachine. De firma draait goed en Ruys opent filialen in verschillende steden, waaronder Amsterdam, Den Haag en Groningen. Na een moeizame periode tijdens de Eerste Wereldoorlog stort Ruys zich op een nieuwe uitdaging: het stalen kantoormeubilair. De handel in schrijfmachines gaat onverminderd door. In 1920 begint Ruys met het verkopen van Olivetti schrijfmachines. Een hoogtepunt is de verkoop van de eerste Kern couverteermachine in 1951. Olivetti opent in 1963 een vestiging in Nederland en neemt negenhonderd Ruys- medewerkers in dienst. Ruys gaat verder met 58 medewerkers en specialiseert zich op het gebied van postverwerking. In 1985 gaat Ruys verder onder de naam Kramers&Ruys groep. De Duitse Francotyp-Postalia groep neemt het bedrijf in 1999 over. Ruys heeft in de loop van een eeuw diverse verschuivingen en overnames getrotseerd. Anno 2004 is Ruys een totaalleverancier van postverwerkende apparatuur met 120 medewerkers in dienst.
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
