|
|
|
|
E-Paper geducht Communicatiewapen
In Nederland moet e-paper de communicatie tussen overheid en burgers gaan verbeteren. Ook de Europese Unie wil naar een systeem dat vooral gebruik maakt van e-paper. De ontwikkeling naar e-government gaat in een hogere versnelling.
Papier speelt binnen overheidsinstanties nog altijd een grote rol. Negentig procent van alle overheidsinformatie komt binnen op hard-copy formulieren. Volgens Adobe maakt een doorsnee organisatie in Nederland met duizend werknemers per jaar circa negen miljoen kopieën en vier miljoen prints. Er worden een miljoen faxen verstuurd en ontvangen. Per jaar besteden ambtenaren in een dergelijke organisatie bijna 82.000 uur aan het ordenen van papier. Papieren documenten vormen bij de overheid een kolossale kostenpost. Digitale formulieren bieden volgens Adobe uitkomst.
Richard van Loenen werkt bij SDU uitgevers. Hij is een van de gastspreker op het Adobe-seminar ‘Formulieroplossingen voor de overheid’ in de Haagse Koninklijke Schouwburg. Doel van het seminar is de vele ambtenaren in de hofstad te wijzen op het gemak van het gebruik van digitale formulieren. Het formulier is voor veel overheidsinstanties nog altijd het belangrijkste contact tussen de vaak anonieme organisatie en de burger. Kunnen e-documenten iets bijdragen aan de verbetering van die communicatie?
Van Loenen merkt op dat de kernactiviteit van SDU bestaat uit het ontwikkelen van overheidsformulieren en juridische informatie voor professionals. Van Loenen: “SDU houdt zich al vierhonderd jaar bezig met papier. In de laatste acht jaar groeide het besef dat het bestaansrecht van SDU gevaar liep als we niet op zoek zouden gaan naar digitale alternatieven voor papieren documenten. We hebben gekeken hoe gemeentes op dit moment functioneren op digitaal gebied. De conclusie was dat gemeentes gebruik maken van diverse databases, die niet met elkaar communiceren. In de praktijk betekent dit dat een formulier op verschillende plaatsen binnen een gemeente meerdere malen moet worden ingevoerd. Dit kost onnodig veel tijd en geld en leidt tot fouten en misverstanden.”
Er zijn vier fases te onderscheiden in de ontwikkeling naar een goed functionerend e-papersysteem. Binnen fase één is het mogelijk om formulieren te downloaden, te printen en handmatig in te vullen. Een instelling creëert een digitaal loket, waar de burger al zijn formulieren kan ophalen zonder in de rij te hoeven staan. In fase twee kan de gebruiker het formulier op de computer invullen. Het formulier is in staat bepaalde waarden te berekenen en in te vullen. Handmatig uitrekenen is niet meer nodig. Het formulier moet nog steeds uitgeprint en opgestuurd worden. In fase drie kan de gebruiker het formulier digitaal versturen. Binnen fase vier kan de invuller de status van een formulier controleren. Zo kan bijvoorbeeld een subsidieaanvrager bekijken hoe lang het nog duurt voordat zijn aanvraag in behandeling wordt genomen.
Systemen met e-documenten als basis hebben een groot draagvlak nodig. Burgers moeten bereid zijn afstand te doen van de voor hen gebruikelijke manier van formulieren invullen. Het doorlopen van de vier fases is nodig om aansluiting met de maatschappij te behouden. In de toekomst is het de bedoeling dat iedereen, dus ook mensen die niet vaak met een pc werken hun formulieren digitaal in kunnen vullen. Daarbij zijn gehandicapten een groep die bijzondere aandacht vereist. Er zijn al formulieren waarin de mogelijkheid is toegevoegd om het formulier te laten voorlezen door de computer. Ook de kleur van de achtergrond kan worden aangepast zodat letters beter leesbaar zijn.
Is Nederland klaar voor een e-government? Van Loenen: “Om gemeentes te laten wennen aan e-forms heeft de SDU een digitale enquête naar diverse gemeentes gestuurd. De ontvanger kon de enquête digitaal terugsturen. Het merendeel van de gemeentes printte het formulier echter netjes uit en retourneerde deze in een envelop naar de SDU. Een teken dat veel gemeentes niet op de hoogte zijn van de mogelijkheden binnen e-forms.”
Er zijn overheidsinstanties die gebruik maken van digitaal verstuurbare bestanden. De belastingdienst is hier een mooi voorbeeld van. Particulieren en bedrijven kunnen aangifte doen via de computer. De belastingformulieren zijn verkrijgbaar op diskette of direct te downloaden vanaf de belastingdienstsite. Het digitale belastingsformulier is in staat de aangifte uit te rekenen. Aan het einde van de rit zet de invuller een digitale handtekening. Dit is een jaarlijks terugkerende pincode die de invuller zelf bedenkt. De burger heeft de keuze om de diskette via de post op te sturen of via Internet te verzenden. In 2002 deed 57 procent van het totale aantal belastinginvullers dit op een digitale manier.
Adobe heeft onderzoek verricht naar een methode om mensen over te halen een formulier digitaal in te vullen. Hieruit bleek dat een formulier herkenbaar moet blijven voor de burger door de huisstijl van een organisatie terug te laten komen in een digitaal formulier. Bij opening van het digitale formulier is de huisstijl van de belastingsdienst nu enigszins te herkennen. Toch ziet het formulier er anders uit dan het hard copy exemplaar. De onderzoekers verwachten dat mede daardoor veel mensen de papieren versie van het belastingsformulier voorlopig trouw blijven.
De beveiliging van documenten die gevoelige informatie bevatten wordt steeds beter. Volgens Adobe is PDF is een veiliger alternatief om formulieren op het web te publiceren dan bijvoorbeeld een Worddocument. Een specialist kan een Worddocument redelijk snel kraken en doordringen tot achterliggende informatie die niet voor de hem of haar bedoeld is. Het kan daarbij gaan om gevoelige zaken die binnenskamers moet blijven. Binnen het PDF-formaat is het zichtbaar maken van onderliggende informatie vrijwel onmogelijk, zegt Adobe. Andere heikele zaken zoals de mogelijkheid om documenten te archiveren, terwijl de authenticiteit van deze digitale documenten gewaarborgd blijft, zegt Adobe te hebben opgelost. De Archiefwet uit 1995 staat het archiveren van PDF toe.
Een zwakke schakel binnen e-forms is de noodzaak van een ‘natte’ handtekening. Een digitale handtekening maakt een verslag of formulier nog niet rechtsgeldig. Overigens claimt Adobe dat met de komst van Acrobat 4.0 in 1999 de integriteit van zowel het digitale document als de ondertekening zo ver verbeterd is dat dit geen issue meer is. Met de komst van PDF-formulieren met 2d-barcodes verwacht Adobe binnen afzienbare tijd oneindig veel meer overheidsformulieren on-line. De beveiliging is nu minstens even goed – en in vele gevallen zelfs beter – dan bij papieren documenten.
Melissa van der Reijden / Leon van Velzen
[Publicatie: Document Manager, april 2004]
Extra beveiligingsmogelijkheden
Op 13 november 2003 maakte Adobe de overname van Yellow Dragon Software bekend. Yellow Dragon Software ontwikkelt software voor XML-communicatie en metadata-management. Adobe is door de overname in staat om via het Adobe Intelligent Document Platform de mogelijkheden van XML te combineren met de presentatie- en beveiligingsmogelijkheden van PDF. De combinatie is volgens Adobe een goede oplossing om communicatieprocessen te stroomlijnen. De nieuwe technologie maakt het mogelijk officiële overheidsformulieren digitaal aan te bieden. Met Acrobat Reader is iedereen in staat om het opgevraagde formulier thuis op de computer in te vullen. De ontwerper van het elektronische formulier heeft de mogelijkheid om verschillende opties aan te zetten. Op het moment dat een gedownload formulier bij de gebruiker op het computerscherm verschijnt, toont de reader op een tweede scherm welke opties er binnen het formulier mogelijk zijn, zoals het zetten van een digitale handtekening of het digitaal versturen van een formulier.
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
