|
|
|
|
Europees Aanbesteden: eerst turven
Hoe bereid je in een uiterst complexe omgeving een Europese aanbesteding voor? Gebruikers van printers en copiers zijn eigenzinnig, de investeringen aanzienlijk en de wensen lopen uiteen. Geert Wilkens van de Rijksuniversiteit Groningen zocht en vond, samen met het Gea, een antwoord op de meeste vragen.
De Rijksuniversiteit Groningen is een klassieke universiteit in een bruisende studiestad met een geschiedenis van vier eeuwen. Zo begint het lijvige document ‘Europese Aanbesteding Reproapparatuur’ van het Facilitair Bedrijf van de genoemde universiteit. De Universiteit is volop bezig de documentenstroom in goede banen te leiden voor medewerkers, docenten en studenten. Daartoe sluit het Facilitair Bedrijf contracten af die vijf jaar lopen. Op dit moment hakken bestuurders opnieuw knopen door. Maar waar moeten welke machines staan? Wie heeft behoefte aan een copier en wie aan een printer? Moet dat in zwart/wit of mag dat ook in kleur? Is zo’n multifunctional niet interessant? Wat zijn de voordeligste oplossingen – niet alleen per afdruk of kopietje, maar wanneer de hele benodigde infrastructuur wordt meegenomen? Hoe en waar begin je zo’n project?
Geert Wilkens wordt niet zo snel zenuwachtig van deze en tientallen andere vragen. Hij werkt al meer dan 31 jaar bij de Groningse Universiteit en kent zijn pappenheimers. Bovendien werkte hij in het verleden onder andere als chefdrukker in de drukkerij van het facilitair bedrijf en is hij ook op andere tereinen binnen de Universiteit actief. Wilkens: “Een universiteit is in vele opzichten een veel complexere organisatie dan een bedrijf, of een andere overheidsorganisatie. Je hebt hier te maken met mensen van uiteenlopende pluimage. Zo er een gemeenschappelijk kenmerk bestaat, zou ik zeggen dat iedereen behoorlijk eigenwijs is. Dat is prima in een omgeving waar je de wetenschap dient, maar lastig als je uniforme oplossingen wilt aandragen voor het stroomlijnen van je documenten. Je zult hier nog beter dan in andere organisaties naar je klanten moeten luisteren om ze oplossingen voor te kunnen zetten waar ze prettig mee kunnen werken. Bij een grote aanbesteding zoals deze gaat het om veel meer zaken dan techniek, rekenen en organisatie. Er komt ook een fikse dosis psychologie aan te pas.”
Wilkens is zich er goed van bewust dat hij in een uiterst complexe omgeving moet opereren. Bovendien is de organisatie met 5.500 werknemers, waarvan 2.650 wetenschappelijk medewerkers en 775 promovendi zo’n 1.470 volledige werkjaren in wetenschappelijk onderzoek steken sterk onderhevig aan veranderingen. “We hebben hier te maken met 21.000 studenten en ook die willen allemaal wel eens printen of kopiëren. Bovendien ligt de universiteit verspreid over vijf verschillende locaties.”
De eerste vraag die Wilkens zich stelde, was hoeveel er nu eigenlijk precies waar gekopieerd en geprint werd. Een simpele, eenvoudige en vooral logische vraag. Het antwoord daarop was duidelijk, omdat er een goed overzicht wordt bijgehouden van de volumes die elke printer en copier draait. De tweede vraag : wat willen we met de nieuwe spullen? Wilkens: “Ontwikkelingen gaan snel. In tegenstelling tot vroeger kan een printer tegenwoordig ook kopiëren. Voor mij ligt het accent duidelijk op het printen. Belangrijker is dat we zoeken naar oplossingen die voor de gemêleerd samengestelde universitaire bevolking goed werken en bovendien niet al te hoge kosten opleveren.”
Voordat Geert Wilkens vooruit kijkt en de gekozen oplossingen toelicht is het onontkoombaar een stap terug te zetten in de tijd. Wilkens: “In 1998 sloten we op centraal niveau één huurcontract af voor de levering van alle apparatuur: hoog- en midvolume, laagvolume, kopieermachines, multifunctionals en netwerklaserprinters. We exploiteren nu met ons Facilitair Bedrijf acht reproafdelingen, waarvan er zeven fysiek zijn ondergebracht binnen de verschillende faculteiten. Onze productie bedroeg vorig jaar circa veertig miljoen afdrukken. Heel veel van deze productie vindt nog plaats met hard copy modellen. Deze papieren originelen worden meer en meer vervangen door digitale documenten. Voor ons is het daarbij een groot voordeel dat ook opdrachtbonnen en interne financiële verrekeningen nu meer en meer via ons eigen netwerk, RuGnet, kunnen plaatsvinden.”
Zo komen we al dichter bij de toekomst. Welke kant moet het op? “Ons beleid is erop gericht het door onze repromedewerkers geproduceerde hoogvolume zo veel als mogelijk te concentreren op de reproafdeling van het Facilitair Bedrijf. Daarbij willen we een servicegerichte dienstverlening overeind houden met behulp van onze midvolume machines. Dat eist fine tuning. Onze facultaire repro’s zijn we aan het omvormen tot zogenaamde reprosteunpunten met een winkelfunctie. Gebruikers - eventueel ook van buiten de universiteit - kunnen hier terecht om te printen, te kopiëren, maar ook om kantoorbenodigdheden te kopen.”
Geert Wilkens getroostte zich veel moeite om de mensen van de automatiseringsafdeling bij het project te betrekken. “Dat was niet gemakkelijk. Automatiseerders willen het liefst overal een HP-printertje neerzetten, want dan zijn ze van de ellende af. Maar we gaan een heel nieuwe fase in bij de productie van documenten. De stand alone glasplaatcopier op de hoek in de gang wordt nog wel gebruikt, maar is duidelijk op zijn retour. Onze nieuwe printer/copiers worden via het netwerk aangestuurd. Drivers moeten worden ge-update via het netwerk. Het aantal tikken moet volledig automatisch kunnen worden geregistreerd voor onze financiële afdelingen. Bovendien zijn de opgaven voor de automatiseringsafdeling niet alleen technisch. Bij vragen over storingen bijvoorbeeld komen mensen bij hun helpdesk terecht, want dat nummer draaien ze altijd als ze denken dat iets van hun pc niet werkt. Niet altijd even logisch, maar zo gaat het in de praktijk. Daar moet je goede afspraken over maken. Het tij kentert bij onze automatiseerders. Ik bespeur een zeker enthousiasme voor de mogelijkheden die multifunctionals hebben. IT-ers spreken nu van ‘leuk spul’ en dat is een behoorlijke stap vooruit.”
Bij het opstellen van de toekomstplannen speelde Gea Adviesbureau uit Weesp een belangrijke rol. Geert Wilkens vroeg eerder al Aloys van Balen van het Gea hem te ondersteunen met het analiseren van het kopieer- en printgedrag en hem daarbij te adviseren. Daarnaast is het Gea gevraagd het Facilitair Bedrif te adviseren over de toekomst van de drukkerij. Wilkens: “We hadden tot niet zo heel lang geleden een forse drukkerij onder dak. Een van de adviezen van Gea is het afbouwen van onze offsetcapaciteit. Voor het overige zouden we dat moeten doen waar we al goed in zijn: A4-printjes maken in grote bulk en de meeste in zwart. Bovendien is er ruimte voor kleine snelle kleurenprinters. Dit omdat we erg veel briefpapier, visitekaartjes en enveloppen te verwerken krijgen.”
Wilkens vergat de adviezen niet toen hij keuzes moest gaan maken voor een nieuwe ronde aanbestedingen. “We hebben samen met het Gea nu eens heel precies gekeken naar het volume print- en kopieerwerk dat we op de machines draaien en de capaciteit die er op elke locatie, elke gang of elk bureau nodig zou zijn. Dat leverde verbluffende resultaten op. Je komt er dan achter dat je vooral aan het rekenen bent met piekbezetting van een machine. Dat betekent vaak overdimensionering van de capaciteit en dus te hoge kosten. Tegelijkertijd moet je op een machine wel een bepaalde snelheid halen, omdat gebruikers van de apparatuur niet op de gang willen wachten tot hun printje eindelijk tevoorschijn komt. Je moet – met andere woorden – zeer zorgvuldig zoeken naar een zo goed mogelijke balans tussen de productiecapaciteit die je aanbiedt en de vraag die sterk kan variëren. Wanneer je dat goed doet heb je niet alleen tevreden gebruikers van de systemen, maar bespaar je ook nog eens tienduizenden euro’s op jaarbasis.”
Wilkens is razend enthousiast over het vele turfwerk dat het Gea verrichte. “Het leverde onverwacht veel inzicht op over de manier waarop individuele machines worden gebruikt. Wat voor mij nog belangrijker was dit ik nu een instrument in handen kreeg waarmee ik de gesprekken met alle betrokkenen aan kon gaan. Ze zagen na enige uitleg van de informatie op de datasheets waarom een printje kost wat hij kost en hoe de prijs ervan naar beneden te krijgen is. Ook is met de informatie die het Gea aandroeg zichtbaar te maken wat de consequenties zijn van de aanschaf van bijvoorbeeld twee laagvolume machines, in plaats van één midvolume. Dat zou kunnen beteken dat je pieken beter kunt opvangen en wellicht hoeven medewerkers wat minder ver naar een printer te lopen. Aan de andere kant kunnen met twee machines je kosten oplopen. Ik kreeg dankzij de rapportage van het Gea eindelijk goed gereedschap in handen waarmee ik mensen die niets van printen en kopiëren afweten duidelijk de consequenties van de keuzes die ze maakten kon laten zien. Dat heeft niet alleen gezorgd voor veel goodwill voor onze afdeling, maar ook het draagvlak voor de veranderingen die er aan komen enorm verbreed.”
Geert Wilkens verwacht bij het nieuwe contract een volume van vijftig miljoen afdrukken per jaar in te zetten. De universiteit gaat van ‘computer-to-press’ naar ‘computer-to-printer’, zoals in de aanbesteding staat. Opvallend is dat Wilkens niet alleen een opgave van de leveranciers verwacht van machines, materialen en kosten, maar ook een visie op de documentenstromen binnen de universiteit. “Omdat het project omvangrijk is hebben we het opgedeeld in vier zogenaamde percelen. Dat zou kunnen betekenen dat je op het eind van de rit met vier verschillende leveranciers zit. Daar hebben we uitgebreid over nagedacht en zijn tot de conclusie gekomen dat de nadelen daarvan niet opwegen tegen de voordelen. De een is nu eenmaal beter in het hoogvolume, terwijl de ander beter laserprinters voor de desktop kan leveren. Wat we van alle aanbiedende partijen nadrukkelijk vragen is een visie op de ontwikkelingen bij de productie van documenten en dan vooral gelet op de complexe omgeving waarin wij werken. Ook vragen we ze om een visie hoe zij met hun hard- en software oplossingen daar aan bijdragen.”
Bij de hoog- en midvolume machines heeft de universiteit op dit moment zestien printers/copiers draaien, die per jaar goed zijn voor veertig miljoen afdrukken. Centralisatie is in dit deel van de markt het parool. Geert Wilkens: “We zijn al eerder het pad van de centralisatie van hoge volumes ingeslagen en zijn daar tevreden over. Ik verwacht dat ruim de helft van het totale hoogvolume straks op één locatie geproduceerd zal worden. Dat betekent wel dat onze reproshops feilloos en snel via ons netwerk met de hoogvolume locatie moeten kunnen communiceren.”
Het huidige laagvolume perceel omvat een kleine 450 machines waarvan ruim tweehonderd netwerklaserprinters, goed voor circa 25 miljoen afdrukken of kopieën per jaar. “We gaan deze machines niet in één keer vervangen. Een aantal van de netwerklaserprinters is nog niet afgeschreven en ik wil niet dat indien zich problemen voordoen iedereen tegelijkertijd aan dit bureau staat,” zegt realist Wilkens. “Uiteindelijk willen we in dit perceel wel degelijk naar een ‘één machine strategie’ waarbij het voor de hand ligt om dan te kiezen voor multifunctionals. De ongetwijfeld nog steeds benodigde netwerklaserprinters brengen we nu onder in een apart perceel.”
De ongeveer vijfhonderd netwerklaserprinters die in totaal (inclusief de hierboven genoemde ruim tweehonderd) bij de Universiteit in gebruik zijn bevolken het derde perceel van de aanbesteding. “Hier zien we vooral dat niet alle contracten en overeenkomsten tegelijkertijd aflopen. Bovendien geven sommige beheerders de voorkeur aan koop boven huur. Ik vind dat wanneer er zo’n wens leeft je dit ook moet honoreren en niet star je eigen ideeën over wat het beste of goedkoopste is moet doordrukken. Mits voorzien van de juiste informatie kunnen mensen immers zelf het beste bepalen aan wat voor soort machine ze behoefte hebben en hoe men deze wil aanschaffen, als het maar past binnen de regels voor Europese Aanbesteding.” Het laatste perceel - kleur - toont de richting die printen opgaat, maar vooralsnog een dure optie lijkt. Wilkens: “Binnen de Universiteit Groningen neemt de vraag naar kleur duidelijk toe. En dat in relatief kleine oplagen. Ik verwacht dan ook zeker een groei van de kleurdocumenten die we hier met zijn allen produceren.”
Het papierwerk is voor een groot gedeelte gedaan. De printers en copiers zijn geteld. De volumes zijn bekend. Geert Wilkens: “Ondanks de complexiteit van de aanbesteding lopen we goed op schema. Eind maart sluit de inschrijvingstermijn, waarna we de offertes naast elkaar gaan zetten. Uiteindelijk rijdt de gelukkige leverancier of leveranciers dan op 1 juli dit jaar de eerste machines door de poort naar binnen. We kunnen dan weer even vooruit. Maar zonder de hulp van de analysegereedschappen van het Gea had ik hier wat minder op mijn gemak gezeten. We weten nu precies waar we mee bezig zijn en kunnen op basis van vooral rationele argumenten tot de juiste keuzes komen”. Dat spreekt binnen de universitaire, wetenschappelijke wereld altijd wel aan.
Leon van Velzen
[Publicatie: Document Manager, april 2004]
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
