|
|
|
|
Adventure centraliseert workflow
Het gebruik van verschillende communicatiekanalen zoals fax, telefoon en e-mail zorgt voor een Babylonische spraakverwarring bij de administratieve rompslomp rond het verwerken van advertentiemateriaal. Maar dat gaat veranderen wanneer het aan Adventure ligt.
Tijdens het complexe samenspel tussen mediabureaus en uitgevers moeten er karrenvrachten documenten heen en weer om het orderproces te begeleiden. In het verleden is een aantal pogingen gedaan tot het stroomlijnen van deze administratieve workflow. Electronic data interchange leek de haarlemmerolie die een soepele communicatie tussen alle spelers op de markt moest waarborgen, maar het een na het andere ambitieuze project sneuvelde door te hooggespannen verwachtingen en onderling wantrouwen.
In maart 2004 resulteerde twee jaar voorbereidingswerk in een nieuwe werkwijze. Dagblad De Telegraaf, de Nationale Regiopers, Kobalt en Mediaedge:cia startten in 2002 een onderzoek naar mogelijkheden om het advertentieorderproces te optimaliseren. KPMG Consulting adviseerde, waarna een zelfstandige projectgroep verdere invulling aan de afspraken gaf. Ondertussen schoven ook ZenithOptimedia en Schreiner & Van Bokkel aan. Deze partijen bleken afgelopen weken in staat om daadwerkelijk de administratieve samenwerking te stroomlijnen.
Marceline Beijer, financieel directeur van mediabureau Kobalt, is woordvoerder van de dit in maart dit jaar gelanceerde bv Adventure. Beijer: “Bij Adventure draait het om drie zaken: vereenvoudigen, standaardisatie en digitalisering (automatiseren) van het advertentieorderproces. We zijn begonnen met de vereenvoudiging en standaardisatie van werkwijzen en methodieken op het gebied van contracten, orders en facturen. In de dagelijkse praktijk zie je afspraken al misgaan omdat een mediabureau bijvoorbeeld denkt een optie te hebben op de achterpagina van een katern, terwijl de uitgever al aan het drukken is.”
Adventure ontwikkelde een open standaard die bruikbaar is voor het hele orderproces. Daar valt het orderen, de contracten en de clearing achteraf onder. Beijer: “We verwachten overigens dat de clearingproblemen snel minder zullen worden zodra we van start zijn gegaan met het elektronisch uitwisselen van contracten en orderberichten.“ De standaard is open in die zin dat verschillende branchepartijen er gebruik van kunnen maken. Wel wordt van nieuwe deelnemers verwacht dat ze een geheimhoudingsverklaring tekenen. Het beheer van de standaard is ondergebracht in de ‘Stichting Standaard Orderprocessen Media’ die deze ook verder zal ontwikkelen.
De volgende stap is de digitalisering van de informatie-uitwisseling. Daarbij is gekozen voor XML als techniek en afgesproken dat Adventure de berichten van deur tot deur begeleidt. “Dat doen we via een speciaal daarvoor ingerichte hub. Het beheer van die hub is in handen van ABZ Nederland - een soort Interpay - die ervaring heeft in andere branches met het verzorgen van vertrouwelijk berichtenverkeer.”
De keuze voor een centrale hub heeft te maken met ervaringen uit het verleden. Beijer: “Het gebruik van open ICT-standaarden is relatief goedkoop. Doordat we een hub gebruiken is de drempel voor nieuwkomers die mee willen doen relatief laag. De eigen administratieve systemen van bureaus en uitgevers zijn niet in één klap verouderd. Die systemen kunnen gewoon blijven gebruikt. Bovendien is een hub goed te beveiligen.” De automatisering van het berichtenverkeer door Adventure voorkomt veel handmatig werk en vermijdt daarmee nieuwe misverstanden en fouten. Uiteindelijk zal deze automatisering leiden tot een verlaging van de kosten.
Zit de klus van Adventure er nu op? “Zeker niet”, zegt Beijer. “We gaan door met de invoering en ontwikkeling en verbreding van de standaard en met de verdere exploitatie van de berichtencentrale, waar in de toekomst mogelijk nieuwe diensten bij kunnen worden aangeboden.” Grote uitgevers en bureaus willen zich graag aansluiten bij Adventure. Beijer: “We zitten nu op tachtig procent van de dagbladuitgevers en zestig procent van de grote mediabureaus.” Andere markten liggen in het verschiet, zoals die van de tijdschriftuitgevers en de radio- en televisiereclame. “Uiteindelijk moet Adventure leiden tot minder misverstanden bij de communicatie over advertenties, tot minder fouten en uiteindelijk tot een forse besparing op de kosten.”
Leon van Velzen
[Publicatie: Media Facts, nummer 2, april 2004]
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
