|
|
|
|
PuMa & AdSell stroomlijnen workflow
WorkWizz is het workflow management-systeem voor klanten van drukkerij Roto Smeets De Boer. Het systeem leidt alle werkzaamheden die nodig zijn om tot een grafische productie te komen in goede banen. Recente uitbreidingen zijn PuMa voor redacties en AdSell voor het stroomlijnen van advertenties.
Paul Bartsch, senior technology consultant prepress en ICT van Logic Use, een onderdeel van Roto Smeets De Boer: “We bouwden een gebruiksvriendelijke database die met een standaard webbrowser te benaderen is. Het systeem werkt volgens ‘rules & conditions’ dat wil zeggen dat elke gebruiker zijn eigen rechten kan definiëren. Niet wij, maar onze klanten bepalen hoe zij hun workflow willen inrichten.”
Relatief nieuw is Publication Manager of kortweg PuMa. Dit is de digitale plank voor een tijdschrift, waarmee uitgever of hoofdredacteur vaststellen hoeveel pagina’s een nummer telt. Hij of zij bepalen waar redactie komt en waar advertenties. De planning kan één nummer omvatten, maar ook een jaargang beslaan. De redactie plant vervolgens de artikelen op de redactiepagina’s. De voortgang van dit proces is door alle betrokkenen in real time op afstand te volgen.
Binnen PuMa wordt automatisch een virtuele werkomgeving gecreëerd waarin de auteur tekst kwijt kan, de fotograaf het beeld en vormgeving de opmaak. De medewerker ziet alleen dat deel van het werk waartoe hij of zij gerechtigd zijn. Een free lancer bijvoorbeeld kan alleen bij zijn eigen tekst, de hoofdredacteur kan overal bij. Communicatie vindt plaats via e-mail of sms. PuMa bewaakt de deadlines en geeft een seintje wanneer deze overschreden dreigen te worden. Work spaces kunnen worden ingesteld in het Engels, Duits, Frans, Zweeds of Nederlands.
AdSell werkt op een soortgelijke manier, maar dan voor advertenties. Ook hier moet het ingewikkelde samenspel van boeking, planning, advertentieverkoop en bureau tot een samenhangend product leiden. Een uitgever kan bijvoorbeeld zien welk pagina’s gereserveerd zijn door welk bureau voor welke klant. De orderstatus is in één oogopslag duidelijk. Desgewenst kan op eenvoudige manier managementinformatie worden gegenereerd, bijvoorbeeld over het aantal advertenties van een bepaalde adverteerder in een jaar.
Bartsch: “Je kunt alle mogelijke bestanden in de WorkWizz-database zetten. Het maakt niet uit of het om Word-bestanden, beeld of compleet opgemaakte pagina’s gaat. Op basis van de wensen van de klant ontwerpen we een virtuele workflow, zodat de klant kan zien in welke fase van de productie zijn pagina of complete tijdschrift is. Ook kan WorkWizz gebruikt worden om redactie, advertentieverkoop en traffic nauw met elkaar te laten samenwerken.” De klant hoeft volgens Bartsch geen aparte software te installeren. Met een simpele log in en een wachtwoord zit hij of zij in het systeem. Je hoeft je geen zorgen te maken over back up van de bestanden. Dat doet RSDB. De aansluiting op WorkWizz is gratis, daarna stap je over op een betaald abonnement. Bartsch: “We maken een persoonlijke menu aan voor de klant en een wachtwoord. Je bespaart kosten door kortere doorlooptijden, het vermijden van dubbel werk en doordat je tot op het laatste moment wijzigingen kunt doorvoeren. Je hoeft geen investeringen te doen in hard- of software.”
Eén van de titels die met de software werkt is Holland Herald, het oudste inflight magazine ter wereld. Al jarenlang is Holland Herald het grootste Engelstalige blad van Nederland, met een oplage van 155.000 stuks. Het blad wordt gemaakt door een bonte verzameling internationaal opererende professionals. Bartsch: “De vraag was voor een dynamische en creatieve redactie een virtuele redactieruimte te creëren. Er moest plaats zijn voor internationaal overleg, voor tekst, beeld, illustraties vormgeving en voor verbeteringen op het laatste nippertje. Bovendien moest er inzicht zijn in de stand van de productie. Met behulp van WorkWizz en vooral PuMa heeft de hoofdredacteur met zijn internationale team maximaal grip op het blad.”
Leon van Velzen
[Publicatie: Media Facts, november 2004]
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
