|
|
|
|
Bunker als beveiliging
De business unit Document Services van PinkRoccade te Apeldoorn en Heerlen mag zich tooien met het certificaat BS 7799-2:2002. Kern van deze strenge kwaliteitsborging van Lloyd’s Register Quality Assurance is dat de beveiliging van geprinte documenten en andere data op zeer hoog niveau staat.
Hiermee is Document Services het eerste print- & mailbedrijf in Europa en het tweede in de wereld dat voldoet aan deze strenge beveiligingseisen. Wie het gebouw van PinkRoccade in Apeldoorn binnen wil, ziet dat beveiliging hier in hoofdletters geschreven staat. De hoogvolume printers bevinden zich achter gepantserd glas. De servers die voor uiteenlopende klanten in het hart van het gebouw zoemen, zijn pas te bereiken nadat vijf van de zes beveiligingsgrenzen genomen zijn. Dan tellen we de onzichtbare obstakels niet eens mee.
Het fort in Apeldoorn verrees begin jaren zeventig toen de letters RCC van het latere Roccade nog voor Rijkscomputercentrum stonden en de koude oorlog volop aan de gang was. De betonnen vloer kent zelfs onverwacht zwakke plekken zodat een tank die binnen komt rijden door de vloer zal zakken en vastloopt. In zo’n omgeving lijkt het handhaven van een hoog veiligheidsniveau niet moeilijk. Waarom dan toch de lange weg van certificatie bewandelen? Is dat meer dan een papieren tijger die elk jaar uit zijn kooi mag wanneer er een audit plaatsvindt? “Absoluut”, vindt Bob Seemann. Seemann is operationeel directeur van PinkRoccade Infrastructure Services. Samen met Peter Verdiesen, directeur van de business unit Document Services, licht hij toe waarom PinkRoccade veel waarde hecht aan de code van informatiebeveiliging.
Seemann: “Kijk om je heen en je ziet hoe belangrijk beveiliging van data en printwerk is. We werken hier voor tientallen klanten met zeer vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld voor de rijksoverheid. Het is absoluut noodzakelijk dat alle stappen in het documentproces van input tot en met output aan de hoogste standaarden voldoen op het gebied van privacy, beveiliging en continuïteit. Al jaren werken we met certificering en met deze laatste volgens de ‘British Standard’ uitgevoerde audits laten we onze klanten opnieuw zien dat hun gegevens bij ons in goede handen zijn.”
De productieruimtes zijn volledig afgeschermd en alle procedures zijn er op afgestemd om nagenoeg foutloos te produceren. Volgens Seemann is er ook directe feed back van zijn klanten. “Wanneer je geen loonstrookje of jaaroverzicht zou ontvangen, meld je dat direct. We hebben dus ook op deze manier een keiharde controle op de Service Level Agreements die we met onze klanten afsluiten. Overigens is dit voor bedrijven die direct mail versturen, zoals fondsenwervers, een argument om hun printwerk bij ons te laten doen. Ze weten zeker dat hun boodschap bij de goede persoon aankomt.”
Het versturen van documenten, over datalijnen of via de e-mail, kan eveneens volledig beveiligd plaats vinden. PinkRoccade kan daardoor ook bij digitale verspreiding van documenten het briefgeheim waarborgen. Seemann: “Wanneer de overheid zou besluiten alle Nederlanders een vast e-mail adres te geven, zoals Singapore Post nu al doet, kunnen we bijvoorbeeld alle post in Nederland digitaal bezorgen.”
Met wortels in de ICT heeft PinkRoccade de dienstverlening rondom outputverwerking samengebracht onder de noemer Document Services. Deze services worden uitgevoerd door circa 250 professionals op twee locaties in Nederland: Apeldoorn en Heerlen. Gezamenlijk produceren zij ruim driehonderd miljoen poststukken per jaar in het segment ‘transactie mail’ en ‘direct mail’. Naar eigen zeggen is in het marktsegment transactie mail PinkRoccade marktleider in Nederland.
PinkRoccade wil de totale communicatiecirkel sluiten, waarbij het motto luidt: ‘van data tot deurmat en weer terug’. Verdiesen: “De databestanden vormen de centrale bron van waaruit veelsoortige documenten ontspringen. De moderne vormen van outputverwerking kennen dan ook meervoudig mediagebruik. Dit varieert van digitaal afdrukken op papier - monochroom en fullcolour - tot en met de inzet van internet als documentdrager. Wij noemen dit het Smart Document Process. Hierbij is de basisgedachte dat data uit verschillende applicaties in alle mogelijke vormen kan worden aangeleverd - van line-data tot XML - en kan worden gecombineerd. Vervolgens vindt formattering plaats, inclusief indexering voor verdere verwerking. Deze uitvoer wordt vervolgens verzameld, gesorteerd, gebundeld en op alle mogelijke gewenste uitvoermedia beschikbaar gesteld.”
PinkRoccade verzorgt een breed scala aan producties. Die lopen uiteen van periodieke grootschalige statementverwerkingen tot en met éénmalige gespecialiseerde producties: salarisbrieven, rekeningoverzichten, verzekeringsprolongaties, stembiljetten, facturen, beschikkingen, belastingaanslagen, kennisgevingen, persoonsdocumenten, ledenkaarten, welkomstpakketten en overige mailingacties. Maar ook de opslag en distributie van de documenten via andere media dan papier, zoals cd-rom’s, diskettes, microfiches, geïndexeerde documenten voor call center-toepassingen en presentatie op het internet of distributie via al dan niet beveiligde e-mail behoren tot de activiteiten. PinkRoccade is volgens Verdiesen één van de grootste producenten van dataopslag cd-roms en diskettes (nog steeds!) in Nederland. Tevens heeft PinkRoccade zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een grote speler voor gepersonaliseerde smartcards in full colour.
In totaal beschikt PinkRoccade over 34 hoogvolume printers, zowel losblad-, ketting-, impact- als steun en fullcolour kleurprinters. Couverteren gebeurt in eigen huis op een van de 23 hoogvolume, één en meerkanaals couverteersystemen voor C5-, C5/6- en C4-verpakkingen vanaf de rol, kettingpapier of losbladige invoer. Uiteraard bestaat de mogelijkheid tot het bijvoegen van één of meerdere bijlagen. Verdiesen: “In lijn met de filosofie over veiligheid en continuïteit zijn de productiefaciliteiten altijd meervoudig uitgevoerd en zodanig over de productielocaties gespreid dat de continuïteit van het productieproces is gegarandeerd en uitwijkafspraken intern zijn gewaarborgd.”
Wie naar de deurmat en weer terug wil, zal moeten investeren in responsverwerking. Hiervoor beschikt PinkRoccade over scan- en interpretatievoorzieningen met mogelijkheden voor OMR, OCR, ICR en barcodelezing. De dataverzamelingen worden als inputbestand in het juiste formaat voor de applicatie teruggeleverd aan de opdrachtgever en kunnen daarmee de basis vormen voor een nieuwe mailing.
De strenge veiligheidsfilosofie en certificering volgens de laatste standaarden betaalt zich bij PinkRoccade uit. De activiteiten groeien met dertig procent per jaar en het eind is volgens directeur Seemann niet in zicht. Of het moest zijn dat het gebouw op zijn fysieke grenzen stuit. Uitbreiding buiten de huidige muren is niet toegestaan, evenmin als op het dak. De binnenruimtes bij PinkRoccade te Apeldoorn worden nu dan ook volgebouwd om de groei de ruimte te kunnen geven.
Leon van Velzen
[Publicatie: Document Manager, februari 2005]
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
