Kinderpostzegel als logistieke nachtmerrie

Wie heeft er niet met Kinderpostzegels langs de deur gelopen? Elk jaar verkopen een kwart miljoen kinderen van de laatste twee groepen van de basisscholen voor ruim acht miljoen euro. Dat betekent in drie weken tijd het foutloos verwerken van 2,4 miljoen bestellingen uit het gehele land. Een logistieke nachtmerrie of een geoliede machine?

De verkoop van kinderpostzegels door schoolkinderen behoort naast Sinterklaas tot de sterkste Nederlandse tradities en staat dan ook in het collectieve geheugen gegrift. Zo simpel en helder als de opzet, zo complex is de documentlogistiek van de gehele actie. “Vlekkeloos, fijnmazig en superdegelijk.” Dat zijn drie kenmerken die Nelleke Bakkeren-Voogt, directeur Stichting Kinderpostzegels Nederland te Leiden, opsomt als ze de jaarlijkse scholenactie van haar stichting karakteriseert.

Kinderpostzegels bestaan al sinds 1924. Het was meester Verheul uit Waarder die in 1948 kinderen uit zijn klas op pad stuurde om de zegels van het Staatsbedrijf der PTT - voorzien van een toeslag voor ‘het misdeelde kind’ – langs de deur te slijten. Een jaar later introduceerde Verheul naar Zwitsers voorbeeld een bestelformulier waarna de eerste echt landelijke verkoop door kinderen voor kinderen in 1949 van start ging, zo is te lezen in de Kinderencyclopedie die de Stichting in 2004 uitgaf ter gelegenheid van het tachtigjarig bestaan.

Nelleke Bakkeren-Voogt: “Kenmerkend voor onze organisatie is dat wij uitgaan van de kracht van kinderen en jongeren. Kinderen kunnen veel. Ze kunnen nog veel meer als ze geholpen worden door andere kinderen en jongeren. Zo zijn er kidsteams tegen geweld opgezet met financiële steun van Kinderpostzegels.”

De top van de verkopen lag in de jaren zestig en zeventig van de vorige eeuw. De opbrengsten bedroegen toen tot twintig miljoen gulden per jaar. “We zien de inkomsten uit de verkoop door schoolkinderen teruglopen doordat er steeds minder kinderen geboren worden.” De Stichting Kinderpostzegels Nederland verzet daarom de bakens en probeert bijvoorbeeld ook islamitische scholen bij de scholenactie te betrekken, verkoop via het web in te zetten en sponsors aan zich te binden.

Circa de helft van de scholen in Nederland doet elk jaar mee aan de actie. De start - de scholenactie loopt van eind september tot medio oktober - trekt veel publiciteit doordat een bekende Nederlander de eerste zegels bestelt. Deze keer was het prinses Maxima van Oranje die in Den Haag als eerste het bestelformulier invulde. Daarna trekken een kwart miljoen kinderen van de groepen zeven en acht van zesduizend basisscholen van deur tot deur om de kinderpostzegels en kaarten te verkopen. Dit jaar tekende Dick Bruna de zegels met nijntje. “Voor nijntje was het ook een bijzonder jaar omdat het vijftigjarig jubileum werd gevierd.”

Vorig jaar leverde de Kinderpostzegelactie 8,3 miljoen euro op. Het geld is besteed aan kinderen die slachtoffer zijn van geweld, discriminatie of armoede en aan kinderen die ernstig ziek of gehandicapt zijn. “Niet alleen in Nederland overigens”, zegt de directeur van Kinderpostzegels. “We ondersteunen projecten in 25 landen.”

De actie is tot in de kleinste details voorbereid en vastgelegd. “We zijn superdegelijk. Als we zaken aanpassen is dat uiterst voorzichtig. De gehele operatie is complex doordat je met heel veel mensen en per opdracht met relatief kleine bedragen te maken hebt. Tegelijkertijd kunnen we bouwen op jarenlange ervaring.”

Kinderen verkopen meer dan alleen kinderpostzegels. Ook algemene kaarten, feestdagenkaarten en kinderkaarten kunnen worden besteld. “Als we de aanmeldingen van de deelnemende scholen binnen hebben in het voorjaar kunnen we op basis van historische gegevens redelijk tot goed inschatten hoeveel kinderen met de actie zullen meedoen en hoeveel materialen we nodig hebben”

Manager Operations Dennis Stufkens is bij Cendris in Alphen aan den Rijn verantwoordelijk voor het verwerken van de circa 2,4 miljoen documenten in drie weken tijd. Voor Cendris is het alweer de zestiende keer dat het bedrijf een sleutelrol speelt bij de zeer zorgvuldige behandeling van de bestelformulieren.

Stap voor stap wordt het in beginsel simpele proces verder verbeterd. Cendris is zich bijzonder goed bewust van de foutgevoeligheid en de daarmee samenhangende reputatieschade voor de Kinderpostzegelactie wanneer er ook maar één bestelling de mist in gaat. Medewerkers van Cendris te Assen, Alphen, Apeldoorn, Kerkrade, Weesp, Rijswijk en zelfs op Mauritius zijn bij het jaarlijks terugkerende project betrokken. De kern van het werk van Cendris bestaat eruit de bestelformulieren van de kinderen uit het gehele land te digitaliseren, te controleren op fouten en vervolgens de bestanden gereed te hebben waarmee het fulfilmentbedrijf de bestelde setjes kan samenstellen en versturen.

Centraal in het proces staan de 2,4 miljoen bestelformulieren. Deze worden met een blauwe of zwarte pen ingevuld zodat fouten tijdens het scannen tot een minimum worden teruggebracht. Deze documenten zijn verpakt in een zogenaamde Leerlingenenvelop, waarop de naam en het relatienummer van de school te vinden zijn, de naam van de groep, het leerling-nummer, de naam van de leerling en het aantal bestelformulieren. Alle voorgeprinte informatie is ook terug te vinden in de meegeprinte barcode.

De zending van een school wordt begeleid door een Groepskaart met onder andere opnieuw de naam en het relatienummer van de school, de voorgeprinte naam van de groep en het aantal aangemelde leerlingen. De onderwijzer vult het aantal leerlingen in dat daadwerkelijk heeft deelgenomen, het aantal meegestuurde leerlingenenveloppen en het aantal meegestuurde bestelformulieren. Ook op deze groepskaart is de voorgeprinte tekst in een barcode terug te vinden.

Cendris ontrafelt alle informatie, digitaliseert deze, stopt de papieren documenten in dozen en moet er voor zorgen dat bij vragen of onduidelijkheden het papieren brondocument te allen tijde in één van de circa duizend dozen is terug te vinden. Stufkens: “Het begint bij het bestelformulier, of beter nog bij de kleur daarvan. De groene achtergrond moet gedrukt zijn binnen nauwe toleranties. Dit jaar valt een deel van de groepskaarten net buiten onze specificaties. Dat vangen we op door de gevoeligheid van onze Kodak-scanners iets lager in te stellen, maar dit gaat ten koste van de nauwkeurigheid van de Optical Character Recognition, waardoor we extra controleslagen moeten maken.”

Nagenoeg alle bestelformulieren worden gescand. Belangrijk is dat een formulier ondertekend moet zijn, wil het via de machtiging of incasso tot betaling komen. De gescande informatie wordt vergeleken met een historische database waarin eerdere gegevens van bestellingen zijn opgeslagen en met een database met daarin woonplaatsgegevens en postcodes.

Deze controle of verifying is essentieel om het aantal fouten dat statistisch onvermijdelijk is terug te brengen naar een te verwaarlozen aantal. Ook vindt controle plaats of de som van het aantal mapjes maal het bedrag klopt. Uiteraard moet ook het totaalbedrag kloppen. Om die reden is het nog niet mogelijk op het bestelformulier vermelde donaties op deze wijze te verwerken.

Om de kwaliteit van de data verder te verhogen worden de gegevens voor een tweede maal ingevoerd. Dat kan met de klassieke methode ‘key from paper’, waarbij datatypistes alle gegevens intikken of - zoals in de Cendris locatie in Mauritius gebeurt - met ‘key from image’. Via een ftp-server gaan de gescande bestelformulieren naar het eiland voor de oostkust van Afrika, waarna typistes vanaf het scherm de gegevens overtikken. Wanneer iets onduidelijk is tikken ze een vlaggetje. Deze gegevens gaan via de lijn terug naar Cendris en worden gematcht met de gescande info. “Klopt de informatie dan garanderen we een kwaliteit op de bestanden op aanslagniveau van 99,7 procent”, zegt Stufkens.

Voor een finale controle draait er nog een laatste check bij Cendris in Den Haag waar ook onwaarschijnlijke bestellingen aan het licht komen. “Iemand bestelde afgelopen jaar 99 setjes kinderpostzegels, dat komt dan tevoorschijn. Overigens bleek deze bestelling inderdaad te kloppen. Het gaat in het gehele traject om plausibiliteitchecks.” Daarbij verraadt de oud-marineman Stufkens zich die bijna twintig jaar op onderzeeboten voer en onder andere berekeningen deed aan veiligheidsmarges. “Inderdaad zijn er wel overeenkomsten. De toleranties zijn bijzonder nauw, de veiligheidsmarges liggen vast en het project moet in bijzonder korte tijd tot een goed einde worden gebracht.”

Het uitpakken van de bestelformulieren, het maken van zogenaamde dozen, het scannen en checken van de 2,4 miljoen bestelformulieren kost tussen de zestienduizend en zeventienduizend uur werk. Slimmere en betere software moet helpen om dat aantal uren niet te laten stijgen en het liefst verder terug te brengen.

Stufkens: “We werken dit jaar voor het eerst met een fuzzy search database. Iedereen kan scannen, maar je moet er op kunnen vertrouwen dat de data die je aanlevert goed genoeg is. Je wilt niet dat een kind met een verkeerd setje kinderpostzegels en kaarten op het verkeerde adres aanbelt. Dat kan de Stichting Kinderpostzegels zich niet permitteren en wij evenmin. Bovendien wil je het zo’n kind niet aandoen. Vandaar dat iedereen aan dit project hard en met grote inzet werkt.”

Uiteindelijk gaat de gedigitaliseerde en gevalideerde data in batches naar Kinderpostzegels in Leiden. Na een startbatch van 450.000 setjes, gaan er dagelijks 150.000 setjes naar de opdrachtgever. Die sluist deze na interne controle en het verifiëren van grote bestellingen door naar de volgende stap in het proces: het verzamelen en sorteren van de sets. Dit gebeurt bij het fulfilment bedrijf. Dit bedrijf print de enveloppen met daarin de postzegels en kaarten op naam van de besteller. De enveloppen worden gesorteerd op groep, leerling en klant en verzonden naar de school. Ook voor dit bedrijf geldt dat er geen fouten mogen worden gemaakt omdat dit grote gevolgen heeft voor de duizenden kinderen die niet op het juiste moment het juiste pakketje kunnen afleveren.

Nelleke Bakkeren-Voogt zei het al. Op de scholenactie van Kinderpostzegels staat zware druk omdat de tijdspanne bijzonder kort is en er ondanks de hoge foutgevoeligheid foutloos werk moet worden afgeleverd door alle spelers in de documentketen. “Het is fijnmazig werk en zelfs pietepeuterig. Uiteraard willen we een maximale opbrengst dus is ons er veel aan gelegen onze kosten zo laag mogelijk te houden bij een zo hoog mogelijke kwaliteit. Dat lukt alleen met een intensieve samenwerking tussen alle partners, met heldere afspraken en een groot vertrouwen in elkaars professionaliteit, waarbij we verrassingen tot het absolute minimum willen beperken.”

Leon van Velzen

[Document Manager, november 2005]

   Verkoop via e-mail

De Kinderpostzegelactie on-line is de elektronische versie van de reguliere Kinderpostzegelactie. Deze actie is ontwikkeld voor kinderen die graag kinderpostzegels en kaarten verkopen, maar om uiteenlopende redenen niet aan de gewone actie kunnen deelnemen.Scholen die in aanmerking komen voor deze vorm van actievoeren zijn streekscholen, scholen voor speciaal onderwijs, scholen voor visueel of auditief gehandicapte kinderen of scholen die door hun ligging niet aan de reguliere actie kunnen meedoen. Leerlingen melden zich aan door met een wachtwoord in te loggen op (www.kinderpostzegels.nl) en naar een speciale webpagina te gaan. Zij kunnen daar e-mailtjes versturen naar familie en kennissen met de vraag of ze kinderpostzegels en kaarten willen kopen. De ontvangers van het mailtje kunnen via een meegestuurde link on-line een bestelling plaatsen. De bestellingen komen rechtstreeks bij de Stichting Kinderpostzegels Nederland binnen. De financiële afwikkeling en bezorging van de bestelling bij de klant wordt automatisch afgehandeld. Leerlingen ontvangen een mailtje als er een bestelling geplaatst is. In het eigen on-line overzichtje op de website zien ze wie er wel of (nog) niet besteld heeft. Overigens kunnen mensen het hele jaar ook via www.kinderpostzegels.nl de zegels bestellen. Nieuw is dat kinderpostzegels en kinderkaarten het hele jaar bij de Bruna-winkels te koop zullen zijn. Op de website van Kinderpostzegels is veel informatie te vinden, onder andere over mogelijke sponsorprojecten.

Kinderpostzegels steeds actiever

Bij de Stichting Kinderpostzegels Nederland werken circa dertig mensen. Volgens directeur Nelleke Bakkeren-Voogt is een derde bezig met het binnenhalen van geld, een derde is bezig dat geld goed te besteden en een derde houdt zich bezig met beheerstaken. Een projectteam is het hele jaar grotendeels in touw voor de scholenactie, de grootste fondsenwervende actie van de organisatie. Dat begint direct na afloop van de actie met het kiezen van een thema en een vormgever voor het komende jaar. In het voorjaar worden de scholen en de leerkrachten geïnformeerd en gestimuleerd om zich aan te melden voor deelname aan de actie. In de aanmeldronde krijgt Kinderpostzegels zicht op het aantal te verwachten jeugdige verkopers. Ook wordt er materiaal aangeleverd voor schooltelevisie-uitzendingen. In het voorjaar worden de aanmeldingen van de scholen verwerkt op grond waarvan kan worden bepaald hoeveel materialen er moeten worden gemaakt. Na de verkoop en de aflevering van de mapjes kinderpostzegels en kaarten worden op één moment alle machtigingen geïncasseerd, waarna er een ’klachtenronde’ volgt. “Elk jaar is er een klein percentage mensen dat iets te vragen of te klagen heeft. Ons beleid is hier op uiterst klantvriendelijke wijze mee om te gaan.” Bij steeds meer mensen is duidelijk waar Kinderpostzegels het geld aan besteedt. Nelleke Bakkeren-Voogt: “Tot voor kort hadden we vooral een afwachtende houding; we kregen allerlei aanvragen voor projecten, waarvan we circa de helft honoreerden. Daarin is enige verandering gekomen; de laatste jaren worden we steeds actiever en gaan ook zelf op zoek naar projecten die passen binnen onze doelen. Met onze kinderpostzegelverkoopactie halen we elk jaar veel geld op, maar de steun van bedrijven is onmisbaar om nog meer waardevolle initiatieven mogelijk te maken.” Waarvan acte. De Stichting Kinderpostzegels wordt onder andere ondersteund door Cendris.

Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl

© 1998 - 2010 |  Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
Laatst bijgewerkt: 22 juni 2010

Al het gepubliceerde werk op deze website valt onder de spelregels van creative commons.