|
|
|
|
Zo’n 45 miljoen afdrukken per jaar. Dat zijn bij 220 werkdagen dik 200.000 tikken per dag. Dat volume sleepte Xerox Global Services in de wacht via het contract met de Hogeschool Utrecht en Universiteit Utrecht. Tikken zijn belangrijk - groeipotentieel naar 70 miljoen afdrukken - maar niet alles. ‘De centrale repro levert de basis voor verdergaande dienstverlening’. Begin 2006 ging de samenwerkingsovereenkomst tussen de Utrechtse onderwijsinstellingen aan de Uithof en Xerox Global Services van start. In november 2005 ging de vlag in top bij Xerox toen bleek dat na ruim drie jaar voorbereiding van de Europese aanbesteding het contract in Utrecht getekend kon worden. Had dat niet evengoed bij de concurrenten in Den Bosch of Venlo kunnen zijn? Ed Hoogreef, sales consultant Xerox Global Services en verantwoordelijk voor het project te Utrecht analyseert de motieven waardoor Xerox de lucratieve en vooral strategisch belangrijke deal voor de concurrenten wegkaapte. Xerox bouwde op de Uithof in de afgelopen jaren aan een goede relatie. In ons voorstel waren alle elementen voor een volledige en betrouwbare dienstverlening opgenomen. Minstens zo belangrijk was de manier waarop we omgaan met het over te nemen personeel en het management van de site. Bovendien heeft Xerox een uitgesproken visie op de ontwikkelingen in het onderwijs en op de gevolgen daarvan voor documenten en documentprocessen.’ Goede relaties, een betrouwbare dienstverlening, netjes zorgen voor de medewerkers, een uitgesproken visie? Zijn dat geen kwaliteiten die ook andere belangrijke spelers deze markt zouden moeten bieden? Zeker wel, vinden Letty Broere-Doornkamp, Victor van der Wal en Rudi Legtenberg die een belangrijke rol speelden bij de voorbereiding van het besluit de opdracht aan Xerox te gunnen. Maar Xerox stak de concurrentie de loef af door juist op deze punten uit te blinken. Volgens Victor van der Wal van de Hogeschool Utrecht moeten de valkuilen bij het gezamenlijk opzetten van een centrale repro niet worden onderschat. Het benutten van schaalvoordelen is volgens Van der Wal onvermijdelijk, willen de kosten van de repro voor onderwijsinstituten in de hand worden gehouden, dus zijn veranderingen, waarvan sommige ingrijpend, onvermijdelijk. ‘Daarbij ligt de focus ogenschijnlijk vooral op technische processen, maar het gaat om de mensen die direct en indirect betrokken zijn. Op papier is een strategische keuze logisch weer te geven, maar in de praktijk ontstaan er altijd spanningen. Het gaat er dan om op het juiste moment met de juiste mensen door te bijten. Je moet de durf hebben om te veranderen en niet tot in den treure proberen alle risico’s te minimaliseren. Het tempo van de besluitvorming - het organisatieritme - loopt niet altijd parallel tussen beide instituten. Wanneer de Universiteit zegt oké en de Hogeschool is nog niet zo ver, ga je op zoek naar een tussenoplossing. Wil je een dergelijk proces succesvol afronden dan moet je het geluk hebben dat de goede mensen met wie je werkt lang genoeg op hun plaats blijven zitten.’ Letty Broere-Doornkamp herinnert er aan dat de belangen die op het spel staan groot zijn. ‘Het gaat om volumes en zeker ook om kosten, maar het gaat ook om het leveren van managementinformatie aan alle betrokkenen waardoor mensen zien dat zaken sneller, efficiënter en goedkoper kunnen zonder aan kwaliteit in te boeten.’ Xerox legde het niveau van de dienstverlening vast in een Service Level Agreement die aan de basis staat van de uitgebreide managementinformatie die maandelijks wordt gepresenteerd. Uiteindelijk gaf verrassend genoeg niet de prijs de doorslag, maar zoals Hoogreef al zei het vertrouwen dat Xerox Global Services uitstraalde dat het deze ingewikkelde klus met succes zou kunnen klaren. Minstens zo belangrijk als de tikken is de sterkere greep die Xerox gekregen heeft op de documentprocessen binnen beide instituten. Studenten brengen een groot deel van hun studietijd achter de computer door en slaan steeds minder leerboeken open. Syllabi, ooit mottig gekopieerde roofdrukken, zijn uitgegroeid tot actuele leermiddelen in full color die tot op het laatste moment door docent of hoogleraar kunnen worden aangepast. Rudi Legtenberg ziet de vraag van studenten naar een variëteit aan leermiddelen toenemen. ‘Een deel wil van papier studeren, anderen volstaan met het beeldscherm. Op bepaalde momenten in het jaar hebben we te maken met een zware piekbelasting, waarbij de centrale repro uitstekende diensten verricht. Maar wat doe je met dat opgestelde volume als die piek inzakt? Daar hebben we samen met Xerox slimme oplossingen voor bedacht. We willen niet te veel syllabi printen, want die gooien we weg, maar ook niet te weinig, want bijmaken is erg duur.’ Veel kennis over trends op dit gebied is bij hogescholen en universiteiten aanwezig. Toch is er geen sprake van een eenduidige ontwikkeling. Rudi Legtenberg: ‘Of het moet zijn dat alle leermiddelen in de toekomst on demand ter beschikking van de leerlingen worden gesteld, maar zaken als digital rights management verkeren nog in een pril stadium. Copyright voor leermiddelen wordt nog steeds centraal afgekocht, een vrij ruwe aanpak waarbij in beginsel afrekening op paragraafniveau tot de technische mogelijkheden behoort.’ Ed Hoogreef: ’Hoe dan ook moet de dienstverlening aansluiten bij de huidige ontwikkelingen op onderwijskundig gebied. De centrale productie zal moeten inspelen op de toenemende behoefte aan individueel gerichte, digitale leermiddelen die on demand moeten worden geproduceerd.’ ‘Daarbij komt dat de centrale reprodienstverlening ook de basis vormt voor andere diensten. Zo is een project gestart om leermiddelen individueel en on demand te produceren en bij de student thuis te bezorgen. Bovendien beschikken we over diverse dienstverleningsconcepten, zoals Xerox Office Services, Xerox E-printSourcing en Xerox Imaging and Archiving die aansluiten bij het Shared Services Centrum concept dat momenteel wordt geïmplementeerd.’ Met de overeenkomst maakt Xerox een goede deal, vinden alle betrokkenen. Maar ook de onderwijsinstituten worden er beter van. Grote motor achter de rationalisering van documentprocessen op universiteiten is de digitalisering, maar vooral de toenemende druk om tegen gelijkblijvende kosten meer kwaliteit te bieden. Studenten en docenten stellen steeds hogere eisen aan de leermiddelen die te allen tijde moeten zijn op te vragen en aan te passen aan de nieuwste onderwijskundige inzichten. De tijd dat de tikprijs doorslaggevend was voor de gunning, lijkt verleden tijd. Tegelijkertijd legt de deal een zware druk op de schouders van Xerox. Niet alleen moet het bedrijf een economische prestatie van de eerste orde leveren door in een competitieve markt een lage tikprijs aan te bieden, maar ook zorgen dat de partners volledig op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van digitaal studeren. Zie daar het dilemma voor Xerox en de concurrenten. Hoe economisch aantrekkelijk te blijven in een krimpende markt met slinkende marges, terwijl de noodzaak tot leveren van toegevoegde waarde in de vorm van kennis geen argument, maar basisvoorwaarde is? In Utrecht heeft Xerox zijn positie voor de komende vijf jaar met 200.000 tikken per dag in ieder geval veilig gesteld. Leon van Velzen [Document Manager, februari 2006]
De belangen zijn groot en soms tegenstrijdig bij een deal zoals Xerox sloot met de Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht. Een aantal belangrijke spelers.
Grootste educatieve instituut van Nederland Met in totaal rond 53.000 studenten en ongeveer 10.000 medewerkers vormen de Hogeschool Utrecht en de Universiteit Utrecht gezamenlijk het grootste educatieve instituut voor hoger en wetenschappelijk onderwijs in Nederland. Het merendeel van de faculteiten is gevestigd op De Uithof. Beide organisaties werken steeds vaker samen. Belangrijke motieven zijn daarbij de noodzaak om kosten te besparen en tegelijkertijd de kwaliteit op de competitieve onderwijskundige markt te verbeteren bij een gelijkblijvend of afnemend budget.
Vrijwel elke faculteit beschikte over een eigen centrale reproafdeling. In de nieuwe situatie zijn alle reproactiviteiten op één centraal punt samengevoegd, waarbij op elke faculteit wel een zogenaamd Quick Service Punt - de ‘oude’ repro - is ingericht voor het afhandelen van kleine of spoedeisende opdrachten. De aanwezige Xerox DocuTech productieprinters zijn overgebracht naar de centrale repro en daarvoor in de plaats is midvolume apparatuur geplaatst, voorzien van Xerox’ DigiPath workflowsoftware. Ook maken de faculteiten gebruik van onder andere machines van Océ en van NRG Nashuatec.
De centrale repro en een aantal van de zeven Quick Service Punten worden door Xerox bemand met in totaal ongeveer tien medewerkers waarvan er zeven afkomstig zijn van de Utrechtse onderwijsinstituten. Xerox Global Sevices draagt zorg voor het management van alle productieactiviteiten, zowel op de centrale repro als op de Quick Service Punten. Bovendien verzorgt het bedrijf een koeriersdienst tussen de centrale repro en de Quick Servicepunten, zodat de sterke punten van een centrale en decentrale aanpak ten volle worden benut.
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
