|
|
|
|
‘Dichtgetimmerde contracten met een gedetailleerde opsomming van alles wat fout kan gaan, werken niet. Tenminste niet bij het outsourcen van je printwerk. Wanneer je elkaar niet vertrouwt en er voor beide partijen geen voordeel te behalen is, moet je niet aan outsourcing beginnen.’ Peter Scheffers, Supervisor Facility Services bij JE Jacobs Leiden weet waar hij over praat. Ruim zes jaar geleden nam het toen nog prille Océ Business Services alle print- en reprowerk over van het ingenieursbureau. Ook de mensen die in dienst waren bij Jacobs maakten de overstap naar een nieuwe werkgever. Wat zijn zes jaar later de ervaringen? En zou Scheffers opnieuw met Océ in zee gaan? ‘Recent sloten we een nieuwe vijfjarige overeenkomst af met Océ, waar je uit kunt opmaken dat de keuze die wij destijds maakten zeker niet betreuren. Jacobs heeft een filosofie bij het uitbesteden van de niet-kerntaken. We kopen flexibiliteit en willen daar ook voor betalen. Ik houd ervan contracten zo simpel mogelijk te houden. Hebben we veel werk, dan wordt er veel geprint en draait Océ ook een prima omzet. Gaat het minder in onze business, dan vermindert het volume printwerk en zal ook Océ de inkomsten zien dalen.’ Scheffers kijkt verder dan de tikprijs per afdruk. ‘In elke afdruk zit een kleine premie voor Océ voor mindere tijden. Ik vind dat acceptabel omdat zij de investeringen doen in apparatuur, de medewerkers moeten doorbetalen en daarmee ook het risico voor hun rekening nemen. Wij hebben daar geen zorgen over en dat bevalt prima.’ Peter Scheffers werkte achttien jaar in de bankwereld. In 1997 werd hij gevraagd projecten voor de facilitaire afdeling van Stork Engineers en Contractors te leiden. Na een turbulente periode waarin de verschillende vestigingen van Stork Engineering werden overgenomen door Jacobs werd het hoofdkwartier van de onderneming in 2001 gevestigd in Leiden.‘Op dat moment werkten er mensen op verschillende locaties met uiteenlopende apparatuur. Mijn voorganger maakte toen een vijfjarige afspraak met Océ om alle repro- en printwerk bij hen uit te besteden.’ Op elke etage van het pand in Leiden staan één of meerdere multifunctionele Océ 3145 machines waarop gekopieerd, gescanned en geprint kan worden vanaf de PC’s. Op de centrale reproductie afdeling staan meerdere grootformaatmachines, zowel kleur als zwart/wit. Daarnaast draaien er nog meerdere machines voor het bulkwerk. ‘Net als elke andere organisatie kostte het de nodige moeite om van de decentrale printers op de bureaus af te komen. Argumenten moeten dan helpen om mensen te overtuigen. Zo was het voor onze afdeling Human Resources en ook voor onze juridische afdeling essentieel dat ze beveiligd konden printen. Dat is uiteraard allemaal geregeld. De betere afdrukkwaliteit geeft dan uiteindelijk de doorslag.’ Wat Scheffers benadrukt is de plooibaarheid die hij heeft verworven door al zijn printwerk uit te besteden, waarbij Jacobs de centrale repro waar vier mensen werken wel in eigen huis houdt. ‘Wanneer we op een site tijdelijk apparatuur nodig hebben, zitten we met Océ om de tafel en lossen dat op. Ook bestaat de mogelijkheid om bij grote werkdruk uit te wijken naar andere printcentra van Océ in de buurt, maar bot samengevat, Océ moet maar zien hoe ze de productiepieken opvangen.’ Jacobs eiste ook dat de kwaliteit van het printwerk omhoog moest. ‘We willen honderd procent zeker weten dat de pomp die we getekend hebben, ook op de print verschijnt. Tegelijkertijd beschikten we op verschillende vestigingen niet altijd over de juiste machines. Op zo’n moment ga je opnieuw aan tafel zitten en onderzoekt de mogelijkheden. Dat is een essentieel verschil met bijvoorbeeld het uitbesteden van je catering of van de schoonmaak. We verwachten van een partner dat er intensief wordt meegedacht aan de oplossing van knelpunten en tot op heden heeft Océ ons daarbij niet in de steek gelaten.’ Tegelijkertijd kunnen er ook spanningen optreden. ‘De arbeidsvoorwaarden bij Océ zijn anders dan die van Jacobs. Ik zeg niet beter of slechter, maar mensen kennen de verschillen. Mochten daar vragen over zijn dan kan ik ze aanhoren, maar er verder weinig aan veranderen.’ Scheffers onderscheidt twee stromen binnen het document management. ‘Wat we zes jaar geleden volledig de deur uit hebben gedaan, is het decentrale en centrale fysieke printwerk. Ingenieurs hebben tekeningen nodig om een installatie goed te doorgronden. Bovendien maken we offertes en vuistdikke handleidingen. Wat we niet outsourcen is het beheer van onze interne documentstroom. Jacobs ontwikkelde daarvoor een eigen systeem en daar werken we wereldwijd dan ook mee.’ Mogelijk is er in de toekomst wel een rol weggelegd voor een partij als een soort ‘clearing huis’ voor tekeningen van technische installaties, vermoedt Scheffers. Duizenden tekeningen beheren, soms als hard copy, steeds meer digitaal, is al niet eenvoudig, laat staan dat je met een aantal ingenieursbureaus en onderaannemers aan één project werkt. In de afgelopen zes jaar zag Scheffers de rol van Océ Business Services veranderen. ‘Onze partner is als kool gegroeid. Dat heeft voordelen, maar kan ook belemmeringen met zich mee brengen. Wanneer we bijvoorbeeld van plotter willen veranderen dan is Océ Business Services binnen het eigen bedrijf - Océ Nederland - een klant als elke ander. Voor de buitenwereld staat het vreemd wanneer je dan hoort dat de levertijd kan oplopen tot meer dan drie maanden.’ Goede basisafspraken zijn essentieel voor Scheffers. ‘Zodra je moet wapperen met je contract om problemen te bespreken, ben je veel te laat. Een contract komt op tafel om het te ondertekenen en verdwijnt dan vijf jaar in de kast. Dat is de enige manier waarop je werkelijk succesvol je printwerk kunt uitbesteden.’ Leon van Velzen (Publicatie: Document Manager, maart 2006)
JE Jacobs: snelle groeier
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
