|
|
|
|
Lelijke eendjes van kantoor Voor een Blackberry wil het management wel warmlopen. De aanschaf van een nieuw mobieltje voor de company kan ook op belangstelling rekenen. Beeldschermen graag groot en plat. Maar daarmee houdt de interesse voor het gereedschap van de professionele kantoorwerker wel op. De printer raakte als stiefkind van de kantoortuin hopeloos verdwaald in niemandsland. Een printer? Dat is een machine die echt niemand kan boeien. Oké. De emoties kunnen hoog oplopen wanneer de jongens van de facilitaire dienst het inkjetprintertje dat naast de PowerPoint sheets ook de vakantiefoto’s zo voortreffelijk afdrukt dreigen weg te halen. Maar verder kan een printer, toch de brug tussen de analoge en digitale papierwereld, op weinig sympathie rekenen - laat staan enthousiasme. Printers hebben een imagoprobleem. Dat kunnen de bouwers van de machines zich voor een deel aanrekenen. De grijze boxen waarin een snerpende matrixprinter onleesbare letters op het eindeloze papier spoot liggen al weer ver achter ons. Maar industrieel ontwerpers die de vorm van zo’n printer aanpasten aan een hedendaags kantoor, met kleuren speelden, het geluid reduceerden en ook de verhalen over hoofdpijn van de uitstoot van ozon goed wisten te tackelen, zijn op de vingers van één hand te tellen. En dan hebben we het alleen nog over de buitenkant. Het beheer van het printerpark zorgde in menig organisatie voor een strijd in de loopgraven, waarbij zowel de ICT-afdeling als de facilitaire dienst liever niks met die lastige apparaten te maken wilden hebben. De printer behoort tot het niemandsland van het kantoor. Bovendien hielden printerbouwers zelf ook niet echt van die vernuftige machine die probleemloos tekst en beeld in hoge snelheid en met een redelijke kwaliteit op papier krijgen. Zelfs het woord ‘printer’ werd taboe verklaard. “Wij leveren geen printers meneer, welnee, wij leveren oplossingen.” Die oplossing bestond in eerste instantie uit het bijprikken van een netwerkkaart zodat de printer niet langer aan één machine hing, maar door meerdere mensen kon worden gebruikt. Daarna komt er vanzelfsprekend intelligentie bij. Beveiligd printen bijvoorbeeld, waarbij een ingetoetste pincode op het apparaat het sein is om te gaan afdrukken. En als we er nu eens een scanner aanhangen en een faxkaart instoppen en - vooruit - direct kunnen mailen als we het document toch hebben gedigitaliseerd? Dat gebeurde. De printer ontpopte zich tot een multifunctional, die klopte, veegde en zoog. Een alleskunner, waardoor de positie van de machine nog onduidelijker werd. De postkamer vult het papier aan, ICT zorgt voor de drivers, de aansluiting op het netwerk en de beveiliging en als hij kapot is draait de medewerker-van-dienst een bordje om met de mededeling dat de servicemonteur gebeld is. Da’s nog maar het beheer van al die machines op de hoek van de gang. Accountancy wil bovendien graag zien hoeveel printjes er door wie worden gemaakt, helemaal nu het printen in kleur aan een sterke opmars bezig is. Het printerpark ontpopte zich nooit als oplossing, maar vooral als bron van irritatie tussen afdelingen en een hoofdpijndossier voor kostenbewakers. Wat organisaties nodig hebben, zegt Business Manager Xerox Office Services Michael Ching in Breukelen, is iemand met expertise die deze printer-, fax- en kopieerinfrastructuur binnen de kantooromgeving goed bekijkt en vervolgens herstructureert. Ching becijfert dat na het maken van een goed plan dat vervolgens netjes wordt uitgevoerd de kostenbesparing kan oplopen tot soms wel veertig procent, oftewel zo’n 250 euro per kantoormedewerker per jaar. “Een organisatie met vierduizend werknemers kan, door zo’n herstructurering die exact is afgestemd op haar behoeften, de jaarlijkse overhead dan dus in principe met rond één miljoen euro terugbrengen.” Xerox trekt de zaken in breder perspectief dan puur printwerk. “In een steeds sterker concurrerende omgeving kunnen bedrijven de met informatiebeheer verbonden kosten niet negeren, ook niet vanuit een juridisch en tijdsperspectief. De Sarbanes-Oxley wet bijvoorbeeld maakt Amerikaanse president-directeuren rechtstreeks verantwoordelijk voor de controleerbare vastlegging van alles wat met financiën te maken heeft.” Verdere bewijzen van meer directe urgentie zijn niet moeilijk te vinden, weet Xerox. “Volgens All Associates produceren kantoormedewerkers gemiddeld 979 pagina’s per maand; een door Giga uitgevoerde studie stelt dat de hoeveelheid papieruitvoer jaarlijks tot 21 procent toeneemt. Bijna de helft van alle telefoontjes naar de helpdesk gaat over printers, aldus de bevindingen van het onderzoek van de Gartner Group.” Hoezo oplossingen? Wil je die zorgen allemaal aan boord? Zelf doen is - mits goed doordacht met een helder, strategisch plan en scherpe verantwoordelijkheden - een optie, maar je kunt ook uitbesteden. Daarbij hoeft niet alles en iedereen direct de deur uit. Zo biedt bijvoorbeeld NRG Nashuatec met een Europees hoofdkantoor in Den Bosch ‘managed print services’ aan. “MPS ontzorgt. Een gemiddelde organisatie spendeert jaarlijks één tot drie procent van de omzet aan het produceren van documenten. Maar men weet nauwelijks hoeveel waar wordt afgedrukt. Laat staan dat binnen een organisatie bekend is dat er teveel betaald wordt. Met Managed Print Services neemt Nashuatec uw afdrukcontract in z’n geheel over en beheert uw afdrukpopulatie gedurende de hele looptijd. Zo wordt ingespeeld op elke verandering in bijvoorbeeld machine- en kleurgebruik, in afdrukvolume. Met proactief contractmanagement en rapportage-tools heeft u op elk moment inzicht in de stand van zaken.” Alle leveranciers bieden dit type software aan. De printerbouwers hebben organisaties in het leven geroepen die het outsourcen van het complete printerpark voor hun rekening nemen. Xerox Global Services, Océ Business Services en Nashuatec bijvoorbeeld leveren diensten waarbij alle activiteiten van de repro in handen komen van deze bedrijven tot en met de medewerkers van de postkamer aan toe. Ook minder merkgebonden bedrijven opereren op deze markt. Danka uit Woerden bijvoorbeeld of een bedrijf als Lifoka uit de Haagse binnenstad. Wat zijn de ervaringen met deze vorm van outsourcing? Ruim zes jaar geleden nam het toen nog prille Océ Business Services alle print- en reprowerk over van ingenieursbureau JE Jacobs te Leiden. Peter Scheffers, Supervisor Facility Services: “Recent sloten we een nieuwe vijfjarige overeenkomst af met Océ, waar je uit kunt opmaken dat de keuze die wij destijds maakten zeker niet betreuren. Jacobs heeft een filosofie bij het uitbesteden van de niet-kerntaken. We kopen flexibiliteit en willen daar ook voor betalen. Ik houd ervan contracten zo simpel mogelijk te houden. Hebben we veel werk, dan wordt er veel geprint en draait Océ ook een prima omzet. Gaat het minder in onze business, dan vermindert het volume printwerk en zal ook Océ de inkomsten zien dalen.” Scheffers kijkt verder dan de tikprijs per afdruk. “In elke afdruk zit een kleine premie voor Océ voor mindere tijden. Ik vind dat acceptabel omdat zij de investeringen doen in apparatuur, de medewerkers moeten doorbetalen en daarmee ook het risico voor hun rekening nemen. Wij hebben daar geen zorgen over en dat bevalt prima.” Net als elke andere organisatie kostte het de nodige moeite om van de decentrale printers op de bureaus af te komen. Argumenten moeten dan helpen om mensen te overtuigen. “Zo was het voor onze afdeling Human Resources en ook voor onze juridische afdeling essentieel dat ze beveiligd konden printen. Dat is uiteraard allemaal geregeld. De betere afdrukkwaliteit geeft dan uiteindelijk de doorslag.” Wat Scheffers benadrukt is de plooibaarheid die hij heeft verworven door al zijn printwerk uit te besteden, waarbij Jacobs de centrale repro waar vier mensen werken wel in eigen huis houdt. “Wanneer we op een site tijdelijk apparatuur nodig hebben, zitten we met Océ om de tafel en lossen dat op. Ook bestaat de mogelijkheid om bij grote werkdruk uit te wijken naar andere printcentra van Océ in de buurt, maar - bot samengevat - Océ moet maar zien hoe ze de productiepieken opvangen.” Jacobs eiste ook dat de kwaliteit van het printwerk omhoog moest. “We willen honderd procent zeker weten dat de pomp die we getekend hebben, ook op de print verschijnt. Tegelijkertijd beschikten we op verschillende vestigingen in het land niet altijd over de juiste machines. Op zo’n moment ga je opnieuw aan tafel zitten en onderzoekt de mogelijkheden. Dat is een essentieel verschil met bijvoorbeeld het uitbesteden van je catering of van de schoonmaak. We verwachten van een partner dat er intensief wordt meegedacht aan de oplossing van knelpunten en tot op heden heeft Océ ons daarbij niet in de steek gelaten.” Goede basisafspraken zijn essentieel voor Scheffers. “Zodra je moet wapperen met je contract om problemen te bespreken, ben je veel te laat. Een contract komt op tafel om het te ondertekenen en verdwijnt dan vijf jaar in de kast. Dat is de enige manier waarop je werkelijk succesvol je printwerk kunt uitbesteden.” Zo’n 45 miljoen afdrukken per jaar. Dat zijn bij 220 werkdagen dik 200.000 tikken per dag. Dat volume sleepte Xerox Global Services in de wacht via het printcontract met de Hogeschool Utrecht en Universiteit Utrecht. Tikken zijn belangrijk - groeipotentieel naar 70 miljoen afdrukken - maar niet alles. Letty Broere-Doornkamp, diensthoofd Infrastructurele Dienst Centrumgebied bij de faculteit Sociale Wetenschappen van de Universiteit Utrecht herinnert er aan dat de belangen die op het spel staan groot zijn. “Het gaat bij het printen om volumes en zeker ook om kosten, maar het gaat eveneens om het leveren van managementinformatie aan alle betrokkenen waardoor mensen zien dat zaken sneller, efficiënter en goedkoper kunnen, zonder aan kwaliteit in te boeten.” Xerox legde het niveau van de dienstverlening vast in een Service Level Agreement. Deze staat aan de basis van de uitgebreide managementinformatie die maandelijks wordt gepresenteerd. Ook PCM Uitgevers deed de printactiviteiten de deur uit. NRG Nashuatec levert diensten aan de verschillende werkmaatschappijen. De medewerkers die bij PCM werkten op de postkamers, print- en couverteerafdelingen zijn bij Nashuatec in dienst getreden. Onder het contract vallen de postkamerdiensten, repro- & printservices, mailservices en het printapplicatiebeheer. “Met het uitbesteden van deze dienstverlening aan Nashuatec geeft PCM Uitgevers invulling aan haar strategie om zich te focussen op haar multimediale uitgeefactiviteiten”. En hoe kijken de aanbieders van dergelijke diensten zelf aan tegen outsourcing van het printerpark? Philips is een oude relatie van NRG Nashuatec. Al in 1999 nam NRG een deel van de reproactiviteiten over van Philips te Brussel, compleet met de toenmalige offsetdrukpersen en de postkamer. Bij de ingebruikname begin dit jaar van een eerste eigen hoogvolumeprinter door Nashuatec in Europa, benadrukte de Belgische topman Michel de Bosschere dat NRG de regels van het spel beheerst. “We bieden een alternatief voor gevestigde namen. We hebben verstand van document strategy bij overheden, bij onderwijsinstellingen en grote bedrijven. Die kennis kunnen we nu ook benutten in dit segment. Vergeet niet dat we de top-tweehonderd van de Benelux bijzonder goed kennen. We zijn flexibeler dan Xerox en schakelen sneller dan Océ.” Ook minder grote ondernemingen bieden diensten aan. De wortels van Lifoka in Den Haag liggen in het reprowerk voor technische tekenaars en architecten. Het bedrijf neemt grote en kleine ondernemers printwerk uit handen, maar ook het complete beheer van het printerpark. Directeur Hans Bronsgeest. “Wij kennen alle leveranciers en nemen zelf bijvoorbeeld grote volumes papier af. Dat inkoopvoordeel, ook op machines overigens, kunnen we aan onze klanten doorgeven. Daar komt bij dat we van geen enkele leverancier afhankelijk zijn. We inventariseren de behoefte van onze opdrachtgever en bieden de machines en software aan die het beste bij de bedrijfsvoering past. We beschikken als specialist over technische kennis vooral op het gebied van het digitaal aanleveren van bestanden en het beheren van kleur en weten hoe je een machinepark moet optimaliseren. Kleinere oplagen en zwart/wit afdrukken maak je op de printer op je afdeling – die wij dan voor je beheren en onderhouden – en grote hoeveelheden of complexere opdrachten zoals boekjes, maar ook het grootformaat kleur en zwart wit werk, gaan naar onze hoogvolume vestiging in het hart van de stad. Voor onze klanten betekent deze aanpak dat ze maximaal flexibel zijn op het gebied van printen, tegen minimale kosten.” Als eerste ging de catering de deur uit, want geen core business. Daarna de schoonmaak en beveiliging, want we willen ons richten op de kerntaken. De auto’s zijn sinds mensenheugenis al ondergebracht bij de leasemaatschappij en het beheer van het gebouw wordt ook al aan specialisten overgelaten. Is het nu tijd om de printer de deur uit te doen, dat stiefkindje op elk kantoor? Niet voor iedereen. Wie het zich kan permitteren om eigen printfaciliteiten in huis te hebben, met een uitgekiend printerpark, kennis van de workflowsoftware en waarbij een goed inzicht in de kosten bestaat, moet daar vooral mee doorgaan. Het is de vraag of de grote verspilling die onderzoeksbureaus in het kielzog van leveranciers steevast berekenen reëel zijn. Los van de cijfers achter de komma is duidelijk dat de inrichting en het beheer van een printerpark een veel hogere plaats op de strategische agenda verdient. De dienstverleners die printen als outsource-activiteit erbij doen dienen daarbij overigens met de grootste argwaan bejegend te worden. Maar wie van de vaste kosten voor printers, papier en mensen van de repro en postkamer afwil en deze wil inruilen voor een flexibele kostenstructuur, gaat eens praten met de specialisten die deze tak van dienstverlening wel tot hun core business rekenen. En vraag dan ook eens om een printer in een lekker kleurtje. Leon van Velzen [C Sharp, augustus 2006]
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
