|
|
|
|
Hans Manders is projectleider bij het KNMI. Midden jaren tachtig belandde hij in de ICT, beleefde daar vele avonturen voor hij in september 2005 neerstreek bij zijn huidige werkgever. Bij zijn aantreden was een van de eerste opdrachten na te gaan of de tijd en moeite die nodig was om de huisstijl te bewaken niet omlaag kon. Nu is ‘huisstijl’ een understatement bij een complexe organisatie zoals onze nationale weermannen en vrouwen die in de loop der eeuwen opbouwden. Het KNMI is een agentschap van het ministerie van Verkeer & Waterstaat. Naast deze belangrijkste opdrachtgever zijn er tientallen, meest internationale organisaties, die opdrachten verstrekken tot onderzoek. Al deze organisaties stellen hun eigen eisen aan tussentijdse verslagen en de uiteindelijke vormgeving van rapporten. Er moet al dan niet een logo op, het lettertype ligt vast, de een is wel de ander niet gecertificeerd en zo verder. Hans Manders: “We hebben hier een zeer ervaren automatiseerder werken die alle vormideeën van onze eigen Studio omzet in scripts waar de rest van de organisatie mee uit de voeten kan. Die taak legt een onevenredig groot beslag op zijn tijd. Kon dat niet handiger, doelmatiger en - liefst - goedkoper? Eén van de eerste problemen waar ik tegen aan liep was het vinden van een projecteigenaar. Ben je projecteigenaar dan komen de investeringskosten op jouw budget. Wie is verantwoordelijk voor een project waar uiteindelijk de hele organisatie van profiteert? Uiteindelijk wilde de afdeling Control het project adopteren omdat zij het graag hun financiële rapportages wilden stroomlijnen.” Manders formuleerde een wensenlijstje van acht pagina’s waar de nieuwe documentbewaking aan zou moeten voldoen. De grote verscheidenheid aan activiteiten van het KNMI zorgt er onder andere voor dat er verschillende systemen worden gebruikt. In deze hybride organisatie staan Windows pc’s bij de management assistentes, de wetenschappers werken met Linux en vormgevers op de Mac. Platformonafhankelijkheid was dus een eerste, stevige eis. Veel toepassingen draaien onder Citrix - een platformonafhankelijke Windows emulatie. Ook dat moest voor het te kiezen gereedschap geen problemen opleveren. Het systeem moest uiteraard een breed scala aan documenten kunnen genereren: Word-bestanden, Power Point-presentaties, stationary bij e-mail verkeer, spread sheets; kortom alle type documenten die bij een informatiefabriek passen. Achter de sjablonen mochten scriptingmogelijkheden zitten, maar liefst moesten de documenten zo eenvoudig mogelijk te beheren zijn. Vanzelfsprekend stelt het KNMI hoge eisen aan beveiliging, aan beheersbaarheid en aan de mogelijkheid om delen van het systeem op te schalen. Het verdiende de sterke voorkeur om de templates via verschillende browsers te kunnen benaderen omdat er, naast Windows, binnen het KNMI ook veel Linux gebruikt wordt. Ook moest het systeem kunnen samenwerken met Decos, dat binnen het KNMI de inkomende en uitgaande post registreert. Nadat Manders de markt analyseerde, bleken er circa tien bedrijven in Nederland te zijn die met deze eisenlijst uit de voeten konden. Europees aanbesteden van het project was niet nodig omdat het ver onder de kritische grens van 165.000 euro bleef. Hans Manders besloot op basis van informatie die de softwareleveranciers hem opstuurden het aantal bedrijven dat een offerte mocht uitbrengen te beperken tot vijf. Manders: “Vier bedrijven hielden een presentatie, uiteindelijk bleven er twee serieuze kandidaten over. MIT Office van Master it Solutions uit Eindhoven en een andere kandidaat. Deze twee zijn uitgenodigd voor het houden van een pilot. Daar bleek dat de MIT Office-software deed wat het beloofde. Doorslaggevend is dan de hoogte van de investering en die bleek bij het Eindhovense bedrijf circa de helft lager te liggen dan bij de concurrent. Wat ook een rol speelde was dat één van onze management assistentes die aan de pilot meedeed binnen anderhalf uur in staat bleek op basis van onze huisstijl een eigen sjabloon voor de Ondernemingsraad te ontwikkelen. Daar kwam geen automatiseerder meer aan te pas.” Half november is een begin gemaakt met de introductie van MIT Office en het uitrollen binnen de organisatie. Daartoe behoren niet alleen de noodzakelijke technische handelingen, maar ook een cursus Word voor gevorderden en een introductiecursus Template Creator. Niet iedereen gaat tegelijkertijd met de software aan de slag. Als eerste komen de management assistentes aan bod die het meest met templates werken. Daarna is de afdeling P&O en Control aan de beurt, waarna de rest van de organisatie volgt. Al met al besloeg het project ruim een jaar tijd. Hans Manders: “In onze oorspronkelijke planning gingen we uit van vier tot vijf maanden. Dat bleek niet realistisch omdat er binnen een dynamisch bedrijf altijd zaken in hoog tempo veranderen. Eén van de zaken waar we bijvoorbeeld mee geconfronteerd werden was dat er intern fundamentele vragen werden gesteld of onze projectrapportage voldoende samenhang vertoonde. Daar kom je dan met zijn allen na verloop van tijd weer uit, maar daarna bleek dat op verzoek van ons moederministerie Verkeer & Waterstaat besloten was dat we met onze financiële systemen vóór 1 januari 2007 zouden overstappen op SAP. Ook dat is geen ramp, maar het kost wel tijd en energie.” Master it Solutions is nog niet klaar bij het KNMI. Binnen afzienbare tijd gaat een proef draaien om te kijken hoe stabiel de software zich gedraagt binnen de verschillende browsers die er in omloop zijn. Daarmee zou een van de eisen die het KNMI aan de software stelde definitief zijn ingewilligd. Het Decos-systeem voor post en archivering gaat eruit en de software zal dan moeten gaan aansluiten bij Trim van Tower Soft, een documentmanagement systeem dat onder regie van Verkeer & Waterstaat komend jaar wordt ingezet. Het is te vroeg om te constateren of alle vooraf gestelde doelen daadwerkelijk zijn gerealiseerd. Hans Manders: “De praktijk zal uitwijzen of we de juiste keuze maakten, maar we zijn absoluut op de goede weg.” Leon van Velzen
[Document Manager, december 2006]
|
|
