|
|
|
|
Fijnmazige logistiek en scherp documentbeheer zijn nodig om een krant op tijd bij de abonnee te krijgen. PCM Distributiebedrijf bezorgt elke dag anderhalf miljoen kranten. Maar welke krant moet waar in de bus? Nashuatec/NRG produceert alle noodzakelijke documenten - zo’n 57.000 per dag - om op die vraag een antwoord te geven. Voor zeven uur ’s ochtends moet de krant in de bus liggen. Dat is de afspraak die de uitgevers van PCM met de abonnees maken. Directeur Job Muller van PCM Distributiebedrijf te Amsterdam moet zorgen dat die belofte wordt waargemaakt. Hij is verantwoordelijk voor wellicht het lastigste onderdeel in de keten van nieuwsgaring tot en met het moment waarop de abonnee de krant voor zich kan uitvouwen op de ontbijttafel. Onder het motto 'De juiste krant in de juiste bus tegen de juiste kosten' bezorgt PCM Distributiebedrijf dagelijks circa anderhalf miljoen kranten. Dat zijn de landelijke dagbladen van PCM Uitgevers - de Volkskrant, NRC Handelsblad / nrc.next en Trouw - de kranten van AD NieuwsMedia, het Financieele Dagblad, het Nederlands Dagblad, Het Parool, Zaman en een deel van de oplage van het Reformatorisch Dagblad, De Telegraaf en Sp!ts. Daarnaast bezorgt het Distributiebedrijf ook de wekelijkse uitgaven KidsWeek, KidsWeek Junior en Volkskrantbanen. Vanaf de drukkerijen in Amsterdam, Rotterdam en Den Haag worden deze kranten vervoerd naar 24 hub’s, die verspreid liggen over Nederland. Op een hub worden de verschillende titels uitgewisseld. Vervolgens worden de kranten via een regionale transportstructuur die bestaat uit ongeveer vijfhonderd routes, vervoerd naar zo’n achttienhonderd uitdeelpunten. Vanaf een uitdeelpunt start de feitelijke bezorging: bijna vijftienduizend bezorgers halen dagelijks de kranten op bij een uitdeelpunt en bezorgen de kranten bij de abonnees en losse verkoopadressen. Het uitgangspunt van de totale logistieke structuur is dat de ochtendbladen voor 07.00 uur en de avondbladen voor 18.00 uur bezorgd moeten zijn. De stafafdelingen van het Distributiebedrijf coördineren het gehele administratieve en organisatorische proces. Zij verzorgen onder andere het regelen van de nabezorging, de administratieve registratie en uitbetaling van de duizenden freelance medewerkers, het onderhoud van de distributiestructuur, de coördinatie van speciale verzoeken van uitgevers, ICT-ondersteuning en leveren ook de managementinformatie. PCM Distributiebedrijf is één van de zes werkmaatschappijen van PCM Uitgevers. “Waar woon je”, vraagt Muller, als ik hem zeg dat mijn ochtendkrant vrijwel nooit voor zeven uur ’s ochtends op de mat ligt. “Juist, Den Haag, net als ’t Gooi een bekend probleemgebied bij het bezorgen van onze kranten. Er is daar een chronisch tekort aan scholieren die vroeg hun bed uit willen komen om kranten te bezorgen. Daarbij constateren we dat we al jaren te maken hebben met een dalend aanbod van bezorgers. De concurrentie is groot, niet alleen met supermarkten, maar ook met nieuwe distributiebedrijven die post zijn gaan bezorgen.” Om de complexe, logistieke operatie toch zo soepel mogelijk te laten lopen, koos PCM er voor het document management voor alle werkmaatschappijen uit te besteden. In maart 2006 nam Nashuatec/NRG dan ook alle post- en printactiviteiten van PCM uitgevers over. Daarbij ging het om de postkamers, de repro- en printservices, de mailservices en het printapplicatiebeheer. Het outsourcen was het logische vervolg op eerder gemaakte keuzes waarbij ook de catering en de groenvoorziening de deur uitgingen. Muller: “Bij het inrichten van ons distributienetwerk is alle rek er overal uitgehaald. Tot april vorig jaar vergaarden we de documenten die nodig zijn bij de distributie op een nogal ambachtelijke wijze. Een kleine verstoring in de workflow leidt tot aanzienlijke vertragingen, boze uitgevers en teleurgestelde abonnees. We moesten ons documentbeheer dan ook verder professionaliseren.” Om de gedachten te bepalen: voor het Distributiebedrijf gaat het om de productie van vijftien miljoen printjes op jaarbasis. In de printplant in Capelle aan den IJssel levert Nashuatec voor PCM elke dag ruim 57.000 afdrukken, ofwel 21 miljoen prints per jaar. De informatie die nodig is om de krant uiteindelijk te bezorgen is opgebouwd uit vier niveaus. Het begint - of eindigt - met een looplijst, met de adressen en nummers van de abonnees. Ook de titel van de krant wordt vermeld. Krantenjongens en -meisjes kunnen tot negen verschillende titels in hun fietstas hebben. Ook is te lezen of het bijvoorbeeld om een weekendabonnement gaat, of er een klacht van de abonnee is binnengekomen. Informatie over afwezigheid tijdens vakantie of proefabonnementen staat in een kadertje vermeld. Het tweede niveau bestaat uit setjes, waarbij steden en dorpen via uitdeelpunten weer zijn onderverdeeld in wijken. Een depothouder kan zien hoeveel exemplaren van welke titel de wijk ingaan. De overlaadlijsten voor de chauffeurs vormen niveau drie. Het hoogste niveau - waar alle andere documenten als een breed uitwaaierende boom bovenop liggen - is de ritlijst van de chauffeur die de kranten ophaalt bij de drukkerij. “Het gaat om een tijdgevoelig productieproces. Doordat we setjes printen in plaats van losse documenten met de hand te vergaren is de foutkans afgenomen. Bovendien doen de mensen in Capelle aan den IJssel niet anders dan printen en werken dus sneller. We zijn niet aan dit avontuur begonnen om kosten terug te dringen, hoewel elke besparing uiteraard welkom is.” Proefdraaien was er bij de overgang naar het printcentrum nauwelijks bij. Job Muller: “Wat het extra spannend maakte was dat we ook een nieuw planningssysteem nodig hadden om deze operatie uit te kunnen voeren. Plannen doen we met een Duits ERP-systeem van Henke & Partners met de prozaïsche naam P5. Nashuatec heeft zijn workflow gekoppeld aan deze standaard in krantenland.” Alle mutaties vinden plaats in P5 en dat is stap voorwaarts, vindt Muller. Het systeem draait volop en inmiddels vrijwel foutloos. Hoe kan het dan dat die krant te laat in de bus ligt? Muller: “Doordat er te weinig freelancers beschikbaar zijn, moeten een aantal bezorgers noodgedwongen twee wijken lopen. Dan haal je je tijdvenster al niet meer. We denken wel na over manieren om het bezorgen verder te vergemakkelijken, bijvoorbeeld door elke bezorger van een iPod te voorzien, gekoppeld aan een GPS. Aangekomen op het bezorgadres krijgt hij of zij dan te horen welke krant waar in de bus moet. Dat zou sneller kunnen werken en ook weer fouten kunnen voorkomen. Ook volgen we de ontwikkelingen op het gebied van RFID op de voet. Hoe dat er uit zou moeten gaan zien - een chip op de krant en een reader in de brievenbus of bedenk het maar - ligt nog in de toekomst verborgen.” Muller is blij dat hij van de zorgen rond het produceren van de looplijsten en andere documenten verlost is. “Dat gaat uitstekend. De eerste gesprekken begonnen in 2002, de Requests for Proposals gingen in 2003 de deur uit en na wat hink-stap-sprongen zijn medio 2005 knopen doorgehakt. Voor de rond twintig PCM-medewerkers is ander werk gevonden en een klein aantal is in Capelle aan den IJssel aan de slag gegaan. Onze mantelovereenkomst loopt nog tot 2011. Wie weet biedt de iPod of de RFID-chip dan soulaas, maar ik ga er voorlopig van uit dat we die vijftien miljoen papieren documenten ook tegen die tijd nog wel nodig hebben.” Leon van Velzen [Document Manager, december 2007] Snap shot printcentrum Capelle aan den IJssel In 2006 opende NRG Nashuatec een eigen printcentrum voor grotere klanten. Volgens Mark Kranenburg van Nashuatec ziet het bedrijf deze activiteit als een ‘Shared Service Centrum’. Dit betekent dat ‘soortgelijke processen van klanten in Capelle aan den IJssel ondergebracht kunnen worden’. De printfabriek, zes dagen 24 uur per dag in bedrijf, kan per jaar zeventig miljoen afdrukken maken op de eigen Nashuatec-printers. De couverteercapaciteit - op een straat van Grützmacher - bedraagt vijftig miljoen C4-enveloppen per jaar. Er werken vijftien medewerkers. Nashuatec is in Capelle aan den IJssel onder andere actief voor AD Nieuwsmedia, Oranjewoud, Rijkswaterstaat, PCM Uitgevers, AZL - onderdeel van de ING-Groep en USG.
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
