ODF in 2015 lijkt voor overheid te dicht bij

 Iedereen wil open standaarden. Zeker de overheid die de plicht heeft met de burger te communiceren. Nieuwkomer ODF zou die universele drager van boodschappen in de documentstroom kunnen zijn. Helaas hebben ambtenaren hebben geen idee waar het over gaat.

Nog steeds wisselen in grensplaatsje Bad Bentheim de Nederlandse en Duitse locomotieven van plaats. De Nederlandse locs rijden op 1.500 V gelijkspanning, de Duitse collega’s op 15.000 V wisselstroom. Onhandig, tijdrovend, kostbaar, maar ook wel charmant. We leven nu eenmaal niet in een ideale wereld. Het wisselen van locomotieven is klein spul vergeleken met de inspanningen die de overheden verrichten om via één, liefst gestandaardiseerde, documentdrager onderling en met de burger te communiceren. Op dit moment is de de facto standaard .doc van Microsoft.

Dat steekt niet alleen de Europese Commissie, maar druist ook in tegen het kabinetsbeleid. Met het plan Heemskerk toont het kabinet zich een voorvechter van open standaarden. Kort door de bocht: bij investeringen in nieuwe software ligt de voorkeur bij ‘open source’ tenzij met redenen omkleed aantoonbaar is dat ander gereedschap de voorkeur verdient.

Wat dit in de praktijk betekent is bijvoorbeeld te zien aan het project ‘Goud’. Getronics won de aanbesteding van dit megaproject waarbij 21.000 werkplekken bij zeven departementen voorzien moeten worden van een ‘uniforme rijksdesktop’. Eén van de voorwaarden bij de aanbesteding was dat er een koppeling te maken moest zijn met Active Directory van Microsoft. Nu is dat ook met open source software in beginsel mogelijk, maar voor de zekerheid zitten 21.000 ambtenaren vanaf medio 2009 te werken met Office 2007. De idealen zijn even hoog als de werkelijkheid weerbarstig.

Een andere grote speler bij het stroomlijnen van de vloed overheidsdocumenten is Adobe. Ook PDF kan tot een de facto standaard gerekend worden. Een relatieve nieuwkomer is ODF, het open document format. Wat is ODF? ODF (ISO/IEC 26400) is een bestandsformaat voor het maken van elektronische kantoordocumenten, zoals tekstbestanden, spreadsheets en presentaties, waarbij de documenten volledig bewerkbaar blijven. De indeling is van oorsprong gebaseerd op een XML-indeling van OpenOffice.org, een reeks open source kantoorapplicaties die nu wordt ondersteund door een groot aantal IT-giganten, zoals IBM, Google, Novell en Sun Microsystems. ODF is tussen 2002 en 2005 ontwikkeld door de Organization for the Advancement of Structured Information Standards (Oasis) en is in november 2006 een ISO-standaard geworden.

Volgens business development manager van Adobe Benelux Colin van Oosterhout zijn beide formaten de vreedzame co-existentie voorbij. Dat wil niet zeggen dat ze nu op voet van oorlog leven, integendeel. Volgens Van Oosterhout dreigt het misverstand te ontstaan dat er sprake zou zijn van concurrerende formaten.

“De bestandsformaten convergeren. Ik bedoel daarmee dat ze elkaar functioneel ondersteunen, bijvoorbeeld bij het reviseren van documenten. PDF en ODF vullen elkaar aan. Na de creatie van een ODF-document kan een er een PDF worden gemaakt om vervolgens ook andere bestandstypes in een PDF te verpakken. Ook kunnen PDF en ODF in een hybride vorm samenwerken. ODF kan als attachment mee in de PDF-bestandscontainer.” Van Oosterhout deed zijn uitspraken op een steenworp afstand van het Binnenhof in de Haagse Schouwburg. Adobe presenteerde daar de resultaten van Marketcap-onderzoek naar onder andere de acceptatie van ODF door ambtenaren en hun bekendheid met het plan Heemskerk.

Daar kunnen we kort over zijn. De kwestie ‘open of niet’ interesseert ambtenaren nauwelijks. Bij een ranking op een schaal van 5 tot 9 scoort de stelling dat ‘documenten gebaseerd dienen te zijn op open standaarden’ helemaal onder aan de rij met 5,6. De bekendheid met het plan Heemskerk is zo goed als nihil. Van de ambtenaren bij de landelijke overheid heeft de helft nog nooit van ODF gehoord. Bij lagere overheden ligt dat percentage nog hoger. Dat is zorgelijk, want dezelfde ambtenaren geven aan – niet verrassend - een sterke groei van het aantal digitale documenten te verwachten. Opmerkelijk is dat veruit het grootste aantal documenten binnen de eigen organisatie circuleert. Daarmee vergeleken is de digitale communicatie met de burger nog vrijwel te verwaarlozen. Ongeveer de helft van de ondervraagde ambtenaren zegt PDF het ideale bestandsformaat te vinden.

Marketcap belde ook met burgers. Deze geven bij het uitwisselen van informatie met de overheid de voorkeur aan Word- en Excel-documenten. Bijna driekwart van deze burgers heeft nog nooit van ODF gehoord. Als dat zo is zou bij een opmerkelijk hoog percentage toch een belletje gaan rinkelen. De conclusie van de onderzoekers dat het communiceren over en het informeren van ambtenaren over ODF en open standaarden op dit moment onvoldoende is, mag als een understatement worden gekarakteriseerd.

Ineke Schop, programmamanager van Nederland Open in Verbinding - NOiV - staat dus voor een zware klus. Zij is verantwoordelijk voor het gelijknamige actieplan. ‘Een actieplan voor het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software bij de (semi-)publieke sector’. De doelen zijn ambitieus, ook op het gebied van ODF. “De doelstelling voor ODF is dat de Rijksdiensten vanaf april 2008 naast de huige bestandsformaten ODF ondersteunen voor lezen, schrijven en uitwisselen van documenten. Medeoverheden en overige instellingen volgen zo snel mogelijk, doch uiterlijk december 2008. Het streefbeeld is dat overheidsorganisaties in 2015 alleen nog gebruik maken van open document standaarden voor het elektronisch verwerken en uitwisselen van documenten.”

Schop zou te rade kunnen gaan bij haar Belgische collega’s. Bart Hanssens werkt bij Fedict, de Federale Overheidsdienst voor Informatie- en Communicatietechnologie. Hanssens: “Wij verplichten niets en niemand om open standaarden te gebruiken. We zijn ook zeker niet tegen Microsoft, we willen onze mensen de keuze laten. Daarvoor is het nodig dat systemen met elkaar kunnen praten. We proberen binnen onze zeer complexe federale overheden documentuitwisseling te laten plaatsvinden op basis van ODF. Bij verschillende departementen zetten we daar stappen mee vooruit, maar onbekend maakt onbemind. We bouwen het project langzaam op en doen veel evangeliseerwerk.”

Colin van Oosterhout van Adobe wijst er op dat het er uiteindelijk niet om gaat om met zo weinig mogelijk open standaarden te werken, maar om de juiste open standaard voor de juiste toepassing te vinden. Zo stelt de creatie van een document weer andere eisen dan het met meer mensen werken aan een document of de distributie of archivering er van. Zijn conclusie - niet ongewoon voor een Adobe-medewerker - is dat ODF en PDF samen in potentie een solide basis voor een open documentinfrastructuur vormen.

Overheden zijn uit de aard van hun werk documentproducenten pur sang. Het Marketcap-onderzoek maakt duidelijk dat het gereedschap waarmee die documenten gemaakt worden op weinig belangstelling kan rekenen. De belangrijkste motor achter de wens naar open documenten is dan ook niet afkomstig van ambtelijke organisaties, maar van de politiek. Dat maakt dat het vraagstuk verder reikt dan technisch geharrewar en taaier is dan het opboksen tegen ambtelijke desinteresse.

De overheid heeft de plicht op een duidelijke en heldere manier met de burger te communiceren. Michiel Leenaars bijvoorbeeld, directeur van Internet Society Nederland ISOC, vindt dat burgers niet verplicht mogen worden om bepaalde software aan te schaffen. Daarom zou de overheid zijn openbare bestanden in formats moeten publiceren die voor alle besturingssystemen geschikt zijn. Vooruitgang valt niet te keren. Maar straks denken we nog met weemoed terug aan de tijd dat de communicatie met de overheid weliswaar stroef verliep, maar de papieren brief door iedereen goed te lezen en te archiveren was.

 Leon van Velzen

 [Media Facts, november 2008]

Wat is PDF?

Adobe lanceerde in 1993 het Portable Document Format. Nadat het bedrijf de Acrobat (later Adobe) Reader gratis ter beschikking stelde, werd PDF al snel de de facto standraad voor het uitwisselen van statische documenten via internet. In een periode van dertien jaar, kwamen er zeven nieuwe versies uit die alle terugwaarts compatible zijn. De nieuwste PDF’s kunnen nog altijd met de eerste reader worden bekeken. PDF 1.7 dateert uit 2006. Tot dan toe was Adobe als enige verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het bestandsformaat. In 2007 legde Adobe deze versie voor aan de Association for Information and Image Management, waarna in juli 2008 ISO-goedkeuring volgde als ISO 32000. Er zijn nu drie soorten PDF. PDF/X (ISO 15930) voor drukkerijen en grafische bedrijven, PDF/A (ISO 19005) voor archivering en PDF/E voor het uitwisselen van technische tekeningen.

 (Bron: Documentstandaarden binnen de overheid, PDF en ODF toegelicht, white paper Adobe, 2008)

Drie doelen van plan Heemskerk

(Bron: Aanbiedingsbrief van het Ministerie van Economische Zaken aan de Tweede Kamer, maart 2007)

 

Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl

© 1998 - 2010 |  Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
Laatst bijgewerkt: 22 juni 2010

Al het gepubliceerde werk op deze website valt onder de spelregels van creative commons.