|
|
|
|
GEA onderzocht in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers de voordelen van redactioneel automatiseren. “Meer dan duizend pagina’s per jaar? Altijd doen.” De inzet van redactionele automatisering levert de kleine of middelgrote uitgever een besparing op van de opmaakkosten van gemiddeld vijftig procent. De organisatie heeft twintig tot dertig procent minder ‘regelcapaciteit’ nodig. Hard wordt er zeker gewerkt in de kleine en middelgrote uitgeverijen. Maar efficiënt? Goedbeschouwd is het een mirakel dat kopij, beeld en advertenties na een dwaaltocht door tientallen mappen op de pc of de Mac en evenveel betrokkenen redelijk ongeschonden op het web of in druk verschijnen. Dat moet doelmatiger kunnen, veronderstelde het Stimuleringsfonds voor de Pers in Den Haag. Deze bewaker van de pluriformiteit van de media gaf in de zomer van 2008 de onderzoekers van adviesbureau GEA uit Weesp de opdracht in kaart te brengen hoe het staat met de redactionele automatisering bij deze kleinere uitgeverijen. De veronderstelling is dat grote uitgevers aan de hand van sterke marktpartijen stevige stappen hebben gezet bij het efficiënt automatiseren van hun werkstroom. Het resultaat? Kosten die substantieel lager liggen, al blijken uitgevers wanneer ze eenmaal voor een bepaald systeem van een leverancier te hebben gekozen vaak met handen en voeten gebonden te zijn. Maar hier gaat het over die tachtig procent kleintjes. Ondanks de beroerde economische tijden hoeft het Stimuleringsfonds zich over een kaalslag nog geen zorgen te maken. Gewoontegetrouw turfde GEA het aantal spelers op deze markt. Uitgevers zijn met velen. Volgens onderzoeker Michiel de Klein - samen met Patrick Swart en André Knol auteur van de studie Opmaak voor Verandering, Over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften - telt het rijkgeschakeerde uitgeeflandschap in Nederland zo’n 3.700 uitgeverijen van nieuwsbladen, opiniërende tijdschriften en kranten. Michiel de Klein: “Hiervan zijn 3.300 uitgeverijen klein tot zeer klein van omvang. Wel geven ze samen per jaar zo’n 8.600 titels uit. Vooral de kleine en middelgrote titels staan onder druk. Uitgevers zien de inkomsten uit advertenties, abonnementen en losse verkoop dalen. Tegelijkertijd moeten ze websites in de lucht zien te houden en blijven de kosten voor de medewerkers en productie onverminderd hoog.” Het ligt voor de hand om dan kritisch naar je kosten te kijken. Is het werk wel slim ingericht? Kan het niet beter? “Opmerkelijk weinig kleine uitgevers zijn actief op zoek naar manieren om hun werkprocessen te automatiseren en te optimaliseren. Grote uitgevers kennen drie belangrijke drijfveren om te automatiseren: kosten besparen, het inrichten van een efficiënt werkproces en de kosten in de ‘creatieketen’ doorzichtig maken. Dat besef is bij kleine uitgevers niet of nauwelijks aanwezig.” De onderzoekers constateren dat het kleinere uitgevers eveneens ontbreekt aan overzicht van aanbieders van technieken. Zodra het woord ‘workflow’ valt, trekken zij zowel als de rest van de organisatie zich geschrokken terug in hun eigen bastion. Om met het goede nieuws te beginnen. Software as a Service, kortweg Saas, lijkt voor kleinere uitgevers een veelbelovende oplossing die tegen relatief lage kosten een vloeiende werkstroom binnen handbereik brengt. Knol: “We hebben uitgerekend dat de inzet van een geïntegreerd, redactioneel systeem dat buiten de deur draait en waar je je op abonneert, bedrijfseconomisch haalbaar is voor titels met een volume vanaf 1.000 tot 1.400 pagina’s per jaar. Wil je zo’n systeem kopen, dan moet je denken aan een jaarproductie van zo’n 1.800 tot 2.000 pagina’s. Je kunt de kosten van de ingebruikname en het gebruik van het systeem binnen twee jaar terugverdienen op je directe ‘out-of-pocket’-kosten.” Twee jaar, dat klinkt niet lang. Saas is vooral aantrekkelijk, omdat het een hoop gedoe bespaart. Je beschikt altijd over de laatste versie van de software, je back up is voor bijna honderd procent betrouwbaar, waar ook ter wereld kunnen freelancers en vormgevers aan je uitgave werken en je voorkomt hoge investeringen. Mocht een systeem tegenvallen, dan is de overstap naar een concurrent ook gemakkelijk gezet. Een dikke en snelle netwerkverbinding is bij Saas uiteraard wel lekker. Op de vakbeurs Ifra leek de trend dat grote automatiseerders hun zware workflow-pakketten die veelal gebouwd zijn voor de krantenwereld in een light versie aanbieden. In de praktijk komt dat er op neer dat er een groot aantal functies uit het originele ontwerp gesloopt wordt. Geen fijne oplossing. Saas kan vele uitgevers tegelijk bedienen. Het gevolg: een volledig pakket aan diensten, tegen relatief lage kosten. “Kleinere uitgevers willen in beginsel wel automatiseren, maar missen overzicht. Daarbij hebben we geconstateerd dat er niet één leverancier op de markt is die de totale werkstroom voor je automatiseert. Je zult dus altijd moeten shoppen bij de circa vijftig aanbieders die op deze markt actief zijn”, zegt Swart. Uit de kostprijsberekeningen van De Klein, Knol en Swart blijkt dat met het huidige prijsniveau voor veertig procent van de titels een integrale redactionele workflow haalbaar is. Is die andere zestig procent dan blijvend veroordeeld tot het schuiven van kopij van de ene map naar de andere? “Zeker niet,” vindt Michiel de Klein. “Je hoeft je workflow niet volledig te automatiseren om toch sneller en doelmatiger te kunnen werken. Daartoe is er op de markt allerlei handig gereedschap voorhanden, waarbij je delen van veel voorkomend routinewerk uit handen van de redactie neemt. Denk bijvoorbeeld aan InCopy van Adobe, samen met InDesign. Het gebruik van tools is ook handig, omdat in de praktijk er vaak onderdelen van de workflow al wel geautomatiseerd zijn. Wanneer je bijvoorbeeld je digitale beeldmateriaal hebt opgeslagen in een digital asset managementsysteem wil je die operatie hoogstwaarschijnlijk niet nog een keer beleven. Met het aan elkaar knopen van handige tools kom je dan ook een eind. Onze definitie van redactionele automatisering kozen we bewust vrij ruim. ‘Redactionele automatisering faciliteert het proces om zo efficiënt mogelijk tot een publicatie te komen’. Daarbij past niet één partij - of één oplossing - maar kijk je aan de hand van je eigen situatie welke oplossingen het beste bij jou passen.” GEA onderscheidt drie functionele gebieden bij redactionele automatisering: het verzamelen, het creëren en het publiceren. Op elk van deze drie deelterreinen is voordeel te behalen, constateren de onderzoekers. Zij maken in het onderzoek veel werk van het zo precies mogelijk in kaart brengen van het besparingspotentieel. Het onderzoek is gebaseerd op interviews, cases en gegevens van 250 titels. Patrick Swart: “Net zoals in elke uitgeverij maken we onderscheid tussen ruwweg vier typen pagina’s. Gaat het om advertenties, om ‘creatieve’ pagina’s, om standaardpagina’s, of om een combinatie? Onze belangrijkste conclusie is dat op de opmaakkosten van tijdschriften gemiddeld circa vijftig procent bespaard kan worden met de inzet van redactioneel automatiseren. Die besparing wordt vooral gerealiseerd door de verbetering van het aanleverproces, de centrale opslag en ontsluiting van de kopij, beeld- en advertenties, de al dan niet volledig geautomatiseerde opmaak van de pagina’s, de organisatie en gedeeltelijke automatisering van de werkstroom en het sneller en eenvoudiger kunnen publiceren via meerdere kanalen.” De besparing die haalbaar is drukt het GEA uit in een percentage van de out-of-pocket kosten. Deze varieert tussen de dertig tot zeventig procent voor de kosten die gemaakt worden bij het verzamelen, creëren en publiceren van alle inhoud. “Wat ook een belangrijke rol speelt is dat de keuze voor redactionele automatisering met zich meebrengt dat je lopende contracten en prijsafspraken over het dtp- of studiowerk nog eens tegen het licht houdt. Alleen al deze actie levert in vele gevallen een inkoopvoordeel op,” meent André Knol. Wanneer al die voordelen, vooral op het financiële vlak, er zo duimendik bovenop liggen, is het toch niet goed voorstelbaar dat niet elke uitgever redactionele automatisering bovenaan zijn prioriteitenlijst zet? Swart: “Toch wel. Ons bleek dat de ervaringen van uitgevers uiteen lopen van uiterst positief tot ronduit negatief. Degenen met negatieve ervaringen zijn wel allemaal vroeg ingestapt. Wij hebben sterk de indruk dat ook leveranciers hebben geleerd en cases uit de laatste twee tot drie jaar laten veel positievere ervaringen zien. Een groot knelpunt is en blijft dat er onvoldoende kennis binnen de kleinere uitgeverij aanwezig is, of dat deze kennis erg versnipperd ligt in de organisatie. Wordt een project opgepakt, dan zit het al snel in de hobbysfeer. Daarbij is het al dan niet openlijke verzet tegen verandering niet te onderschatten. Opmakers vrezen dat hun werk het niveau van vakken vullen niet meer te boven komt, redacteuren maken nog altijd bezwaar tegen het op maat moeten schrijven. In de praktijk blijken dat wanneer de doelen van het veranderingsproces voor iedereen duidelijk zijn en het project goed begeleid wordt de weerstand ook afneemt.” Voor het Stimuleringsfonds hebben de onderzoekers een aantal aanbevelingen in petto. Zo adviseren ze een website in te richten met alle relevante informatie over de systemen van redactionele automatisering en het gereedschap dat nu voorhanden is. Vooral het ondoorzichtige veld van aanbieders van – delen van – systemen zou met een actueel overzicht helderder moeten kunnen worden. Aanbieders van software wordt op het hart gedrukt om ‘Software as a Service’ voor de kleine en middelgrote uitgeverij versneld door te zetten. En de uitgevers? Zij kunnen met het onderzoek in de hand overwegen om over de automatiseringsdrempel heen te stappen en in ieder geval een stappenplan voor hun organisatie te maken. In vijf even heldere als simpele stappen, kan iedereen uitrekenen wat er voor hem of haar in het vat zit. André Knol: “Redactionele automatisering is een manier van werken als gevolg van een welbewuste keuze. Staar je niet blind op de techniek, maar stel eerst een goed plan op waarin de gehele organisatie zich kan vinden.” Leon van Velzen Het onderzoek Opmaak voor Verandering, over de betekenis van redactionele automatisering voor uitgevers van tijdschriften in opdracht van het Stimuleringsfonds voor de Pers, is in PDF beschikbaar via www.gea.nl en verschijnt in boekvorm. [Mediafacts, september 2009]
|
|
