|
|
|
|
Hoe orde te brengen in een uitdijende stapel formulieren die ook nog eens aan verschillende richtlijnen dient te voldoen? Raoul Zonnenberg stroomlijnde de formulierenstroom bij VROM. Adobe LiveCycle bleek de gezochte motor. “We ontwikkelen nu formulieren in dagen in plaats van maanden.” Soms heb je een stok achter de deur nodig om veranderingen te bewerkstelligen. Het vorige huisstijlproject uit 2002 bij het ministerie van VROM was in onderverdeeld in tien clusters. Deze varieerden van correspondentie en advertenties tot beurzen en relatiegeschenken. Hoewel groot in aantal vormden de papieren formulieren nauwelijks een probleem. Zij vielen onder de hoede van de afdeling Communicatie die gewend is met strakke richtlijnen te werken. Anders lag dat bij de productie van digitale formulieren. Wildgroei, geen eenduidige vormgeving, verschillende applicaties in gebruik en een dure productie waren slechts een paar van de problemen. Raoul Zonnenberg, projectmanager 1 Logo formulieren bij VROM, pakte het probleem systematisch aan. Hij startte in opdracht van de directie Communicatie een onderzoek waarin hij zich afvroeg hoe de ontwikkeling en het beheer van formulieren binnen dit departement georganiseerd was. Ook keek hij naar het gebruik van formulieren door de gebruikers. Hij stelde een functionele wensenlijst op, deed onderzoek naar toonaangevende formulieren-servers en testte onder gebruikers nieuw ontworpen formulieren. Raoul Zonnenberg: “De belangrijkste conclusies waren dat het beheer en de ontwikkeling van formulieren te versnipperd door de organisatie lagen. Het maken van formulieren was - doordat we met verschillende applicaties werken - lastig en we hadden moeite om de gewenste functionaliteiten op een relatief simpele wijze te ontwikkelen. Dat merk je dan ook direct aan de kosten. Binnen de overheid hebben we duidelijke richtlijnen. Belangrijk daarbij zijn onder ander de ‘Begrijpelijke Formulieren richtlijnen’ en de ‘Stijlgids rijksoverheidssites en webrichtlijnen’. Deze richtlijnen werden niet of onvoldoende nageleefd. Wil een formulier werkelijk als communicatiemiddel dienst doen dan moesten we dus wel wat gaan verbeteren.” De belangrijkste aanbeveling van de projectgroep was om de ontwikkeling en het beheer voor zowel de elektronische als papieren formulieren direct onder de hoede van Communicatie te brengen. Zonnenberg inventariseerde alle professionals die een rol spelen bij de productie van formulieren bij de overheid. Dat zijn onder ander de proceseigenaren en -deskundigen, informatieanalisten, accountmanagers, ontwikkelaars van formulieren, juristen die kijken of de richtlijnen correct zijn uitgevoerd, communicatieadviseurs, ICT-architecten, technisch beheerders en uiteraard de vormgevers, drukkers en webmasters. Zonnenberg: “Het zijn veel spelers waardoor elk project complex lijkt. Door een professionele formulierenvoorziening in te richten is het mogelijk het aantal betrokkenen bij de ontwikkeling van een formulier te reduceren tot drie tot vier personen. Hierdoor kan sneller een kwalitatief goed formulier worden opgeleverd. “De doorlooptijd voor de ontwikkeling van formulieren is in veel gevallen afgenomen van enkele maanden naar enkele dagen. Een extreme tijdwinst.” Het project 1 Logo was de stok achter de deur om de gewenste ontwikkelingen in gang te zetten. De filosofie van het project 1 Logo is dat door de invoering van één logo en één huisstijl de overheid beter als afzender herkenbaar is. Naast die grotere herkenbaarheid levert de invoering van een rijksbrede huisstijl volgens de bedenkers efficiencyvoordelen op. “We wilden een flexibele en gebruiksvriendelijke frontend die aan alle richtlijnen voldoet en aansluit bij de ambities Digitale Werkplek Rijksdienst en Marij, de Model Architectuur Rijksdienst. Dan krijg je ook te maken met de Stijlgids rijksoverheidssites en zaken zoals informatiebeveiliging, de Wet Bescherming Persoonsgegevens, en zoals gezegd de Begrijpelijke formulieren richtlijnen. Deze laatste bevatten meer dan dertig richtlijnen over titels, doel, workflow, procedures en juridische teksten.” Ook zocht de projectgroep zoveel mogelijk naar standaard elementen die op elk formulier terug kunnen komen. Deze bouwstenen of building blocks maken het ontwerpen van nieuwe formulieren of het migreren van bestaande een stuk gemakkelijker. Die aanpak bewees zich in de praktijk. Het lukte om binnen een half jaar honderd formulieren te migreren. “De regie en intake voor nieuwe formulieren ligt nu volledig bij Communicatie. Eén van de grote winstpunten is dat papieren en digitale formulieren er nu identiek uitzien. We kennen nu nog slecht vier grafische varianten met elk hun eigen kenmerken. Het relatief eenvoudige en monochrome printformulier, het doordrukformulier dat nog altijd gebruikt wordt bij de expeditie, het digitale formulier met op de achtergrond een kleurenfoto en de variant die voor druk geschikt is en is voorzien van een highres kleurenbeeld. Typografie, opbouw en uitstraling van de documenten zijn identiek waardoor het formulier als officiële trigger van het proces voor iedereen herkenbaar is.” Doordat het relatief eenvoudig is nieuwe formulieren te ontwikkelen, ligt het gevaar op de loer dat iedereen voor elke klus een nieuw formulier wil. “Klopt, maar daar moet je met een zekere welwillendheid in meegaan. Tenslotte faciliteren we slechts en zien toe dat er niet opnieuw een bonte verzameling ontstaat. De communicatieadviseur doet de orderinname. Simpele formulieren worden door onze eigen DTP-afdeling gemaakt. De ontwikkeling van complexe formulieren is in handen gelegd van externe leveranciers. De motor achter de formulierenstroom is LiveCycle van Adobe. “Onze belangrijkste eis was dat we voor zowel het papieren als het digitale formulier met dezelfde software moeten kunnen werken. Adobe levert een helder pakket dat aan al onze eisen voldoet. Wat mij betreft steekt het wat de grafische prestaties betreft met kop en schouders uit boven alles wat er verder op de markt te vinden is.” Raoul Zonnenberg loopt al langer mee in de formulierenwereld en bij de overheid. “Op basis van een ander platform dan LiveCycle is de overheid ooit met twintig mensen vijf jaar bezig geweest om vijfhonderd overheidsformulieren opnieuw te ontwerpen. Daar is naar schatting een bedrag van een kleine tien miljoen euro in geïnvesteerd. Dat levert bij het aantal formulieren dat we nog te gaan hebben binnen de rijksoverheid geen reële bedragen op.” Na het succes bij VROM zijn nu ook de andere departementen en de rijksdiensten aan de beurt. Ook aan dit project geeft Zonnenberg leiding. “Het rijksbrede project gaan we op eenzelfde manier aanpakken. Voordeel is dat we gebruik gaan maken van een soortgelijke architectuur als we bij VROM hebben ingericht. De formulieren-server draait bij de rijksbrede opzet onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Algemene Zaken. Niet alles zal digitaal gaan. Vaak is er nog een ‘natte’ handtekening nodig. Ook hebben we gemerkt dat mensen een kopietje van een verzonden formulier in de vorm van de PDF/a graag zelf ergens in het netwerk willen archiveren, zonder dat dit dwingend geregeld wordt. Prima. Ook de workflow met autorisatie door degene die tekenbevoegd is, houden we zo simpel mogelijk. Uiteindelijk gaat het er om dat zowel de ontwikkeling, het gebruik en de verwerking van de rijksbrede formulieren snel en eenvoudig is.” Leon van Velzen [VIP/Doc, februari 2010] Wie Raoul Zonnenberg over zijn aanpak wil zien en horen klikt op: http://www.adobepulse.com/category/livecycle.
“Dol op formulieren” Raoul Zonnenberg is met zijn bedrijf Zon-e naar eigen zeggen dol op formulieren. “Een formulier is een communicatiemiddel. Maar dan wel zonder directe tussenkomst van personen die hebben bedacht welke informatie ze graag willen ontvangen. Het komt er dus op aan dat de invuller het formulier zelfstandig kan afronden. Of het nu een papieren of een digitaal formulier betreft. Zon-e denkt vanuit het perspectief van ervaren gebruikers, maar ook van kwetsbare groepen als ouderen en allochtonen.”
Snap shot Adobe LiveCycle ES2 De LiveCycle Enterprise Suite van Adobe (versie 2 alweer) is een geïntegreerde oplossing voor het automatiseren van processen waardoor bedrijven en overheden effectiever kunnen communiceren met onder andere klanten en burgers. De oplossing maakt gebruik van standaarden als Flash en PDF die op nagenoeg elke computer, ongeacht besturingssysteem of internetbrowser, kan worden gebruikt. In de suite zijn ook RIA-services te vinden, gereedschap voor Business process management, Document services & communications management en uiteraard het automatiseren van de aan- en opmaak van formulieren. Bovendien heeft LiveCycle mogelijkheden aan boord voor rechtenbeheer met Digital rights management, documentcertificatie en het plaatsen van een digitale handtekening. Organisaties hebben de mogelijkheid om flexibele formulierbouwstenen te ontwikkelen die voor verschillende doeleinden kunnen worden gebruikt. Als de gegevens eenmaal binnen zijn, zorgt LiveCycle ervoor dat de data automatisch verwerkt wordt, inclusief de integratie met rules engines, data stores en webservices. LiveCycle ES biedt klanten ook mogelijkheden voor data-output zoals interactieve dashboards en dynamische hoogvolume printoplossingen.
|
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
