|
|
|
|
Snel een mailtje en daar toch voor de zekerheid maar een aangetekende brief overheen sturen. Voor je weet maar nooit. Niet meer nodig, zegt het jonge bedrijf CopyConfirm uit Amsterdam. Directeur Marco Verver: “Wij waarborgen de integriteit en authenticiteit van e-mail simpel en met eigen gepatenteerde techniek.” CC zou kunnen staan voor Chester Carlson, de Amerikaan die aan de wieg stond van de xerografie en daarmee de grondlegger werd van Xerox. CC staat in ieder geval voor carbon copy, de doorslag met carbonpapier uit het nu al lang vergeten tijdperk van typemachines met hamerende toetsen. Als het aan drie ondernemers ligt gaat CC het collectieve geheugen in als ‘CopyConfirm’, de naam van zowel een dienst als een bedrijf. CopyConfirm ontwikkelde een gepatenteerde techniek die de echtheid van digitale correspondentie aantoont zonder dat e-mail bij een derde partij, zoals een notaris, wordt opgeslagen. Dat is hard nodig volgens CEO Marco Verver omdat bij het digitaal versturen van stukken met juridische waarde, zoals offertes, contracten en facturen de bewijskracht van e-mail nihil is. De inhoud ervan is te eenvoudig te vervalsen. De oplossing om de e-mail cc naar een derde partij te sturen is ook al te simpel. Ook dan blijft de bewijskracht nul en bovendien komen vragen rond privacy aan de orde. CopyConfirm zoekt de oplossing in het versleutelen van de informatie van de mail plus bijbehorende attachments. De e-mail wordt hierbij niet door CopyConfirm opgeslagen, maar toch kan de precieze inhoud en de verzending worden bevestigd. Hoe kan dat? CopyConfirm zet de inhoud van de e-mail om in een unieke cijfercode vergelijkbaar met een vingerafdruk. Dit algoritme versleutelt de informatie één kant op en is daarna onleesbaar. Alleen deze code, de vingerafdruk, wordt bewaard. De e-mail zelf wordt direct vernietigd. Hierdoor is de privacy gegarandeerd, zegt het bedrijf. De cijfercode is namelijk niet te herleiden tot de originele tekst. Met behulp van deze code kan de echtheid - of anders gezegd de integriteit - van de e-mail later wel worden aangetoond. Dat kan door het proces te herhalen. De software vergelijkt het ‘oude’ algoritme met de opnieuw verstuurde mail. Is deze identiek dan kan er aan de mail niets veranderd zijn. De verzender van de mail moet deze dus ook zelf bewaren. Een vereiste, want de originele e-mail is nodig om later een registratiebewijs op te kunnen vragen. Ook dat is zo simpel als het sturen van een mailtje. Bij een eventueel dispuut zoekt de verzender de eerder verstuurde e-mail op. Deze kan met de attachments worden doorgestuurd naar proof@copyconfirm.com. Het systeem stuurt per ommegaande ook weer per e-mail het registratiebewijs. Dit registratiebewijs toont aan wanneer de e-mail is verstuurd en bewijst dat de inhoud sindsdien ongewijzigd is gebleven. “De schoonheid van de eenvoud”, noemt Verver dat. Niet kan worden aangetoond dat de ontvanger de mail ook daadwerkelijk heeft gelezen. Volgens CopyConfirm is dat vergelijkbaar met het versturen van een brief. “Er is nooit zekerheid dat de juiste ontvanger het bericht echt onder ogen heeft gekregen, zelfs niet wanneer de brief aangetekend is verstuurd. De techniek is zowel zakelijk als privé in te zetten zoals bij boekingen, bevestigingen, bestellingen en het op- of aanzeggen van abonnementen. Naast de tijdwinst die de oplossing oplevert, bespaart het porto, papier en printkosten”, zegt Verver. CopyConfirm is naar eigen zeggen de eerste e-mail trust provider die zich specialiseert in het bewijsbaar maken van digitale communicatie op basis van de in eigen huis ontwikkelde en gepatenteerde techniek. Verver verwacht dat op termijn bijna alle zakelijke papieren correspondentie door digitale correspondentie wordt vervangen. Meeuwsen Ten Hoopen, een van de grotere accountants- en belastingadvieskantoren, is vanaf het begin bij de ontwikkeling van CopyConfirm betrokken en gebruikt de toepassing om kosten te besparen en mede inhoud te geven aan hun beleid naar meer duurzaamheid. “In ons vak werken we voornamelijk met vertrouwelijke informatie. De besparingen van print- en portokosten, papier en mankracht zijn enorm nu de noodzaak tot papieren correspondentie grotendeels vervalt. Bovendien sparen we het milieu, een van onze speerpunten. Juridisch gezien heeft digitale correspondentie nu dezelfde status als de papieren evenknie. Het zorgdragen voor betrouwbare digitale communicatie zien we als een vanzelfsprekende verplichting voor onze klanten”, zegt Sjoerd Riedstra, een van de aandeelhouders van Meeuwsen Ten Hoopen. Een andere pleitbezorger voor het inzetten van ‘vertrouwde e-mail’ is Oscar Westerterp, directeur van Beljon+Westerterp. “Om het papiergebruik zoveel mogelijk te beperken, wordt er binnen onze organisatie steeds meer digitaal gecorrespondeerd. Tot nu toe deden wij dat nog niet voor documenten die een bepaalde rechtsgeldigheid moeten vertegenwoordigen, zoals opdrachtbevestigingen, raamovereenkomsten en facturen. Sinds maart dit jaar sturen wij deze documenten zoveel mogelijk per e-mail aan onze relaties. De digitale vingerafdruk wordt opgeslagen bij CopyConfirm, waarmee de documenten automatisch een juridische waarde krijgen, aangezien - indien noodzakelijk - kan worden aangetoond dat de documenten daadwerkelijk zijn verzonden.” Nu kan de techniek soepel werken en de algoritmes onberispelijk hun werk doen, maar wie controleert de controleur? Marco Verver: “Bij de opzet van het systeem is meegedacht door specialisten van ICT & Recht. Een rechter moet een e-mail als bewijs accepteren, mits is aangetoond dat de authenticiteit en integriteit van het document gewaarborgd is. Dat doen wij. Bovendien hebben we een groot accountantskantoor in Europa gevraagd het systeem te auditen, zodat daar geen misverstanden over kunnen ontstaan.” Leon van Velzen [VIP/Doc, april 2010]
Bewijs het maar CopyConfirm ontwikkelde in eigen huis met buitenlandse deskundigheid de techniek die voldoet aan de criteria die door de Nederlandse wet zijn gesteld aan een digitale handtekening. Met deze gepatenteerde techniek waarborgt CopyConfirm de authenticiteit en integriteit van e-mail. Per e-mail bedragen de kosten voor gebruikers circa één eurocent per mail per bijlage per jaar. Betaling vindt plaats met een prepaid-systeem. Niet alleen grote advocaten- en accountantskantoren kunnen terecht. Ook particulieren en zzp’ers kunnen hun mail laten waarborgen. Tien mailtjes per maand zijn gratis, daarna kosten ze 5 eurocent per mail per jaar. De bewaartermijn is door de gebruikers zelf in te stellen. CopyConfirm startte in mei dit jaar en telt nu ongeveer tweeduizend gebruikers. Bij het bedrijf werken circa twintig medewerkers.
Marco Verver? Marco Verver komt uit de wereld van de IT-consulting. De laatste twaalf jaar vervulde hij diverse internationale directiefuncties, onder andere als strategic group director bij Exact International. Ook is Verver lid van het executive committee van Exact Holding. Bovendien is hij CEO van Magnus Holding, een beursgenoteerd internationale IT-consulting firma met kantoren in Europa, Azië en de US. Verver is afgestudeerd in Bestuurlijke Informatica aan de Erasmus Universiteit van Rotterdam. Naast Verver bestaat het dagelijks bestuur van CopyConfirm uit Arjaen Smits en Michiel Westermann.
Wat is authentiek? Er zijn op de markt meerdere bedrijven die een e-mail notificatie sturen als de ontvanger een e-mail binnen heeft gekregen. Bij yousendit.com krijt de zender een ontvangstbevestiging en kan deze ook zien of de ontvanger het bestand heeft gedownload. Dat mag overtuigend klinken, juridisch is het nogal dun. Wat let de verstuurder om de inhoud van de mail te zijner tijd naar eigen believen aan te passen? Juist het vergelijken van digitale vingerafdruk van de mail die ooit verstuurd is en later opnieuw ter controle wordt aangeboden vormt de hoeksteen onder de aanpak van CopyConfirm. Het wachten is op de eerste testcase voor de rechter waarbij de integriteit van e-mail correspondentie tussen twee partijen betwist wordt. “Ik kan niet wachten”, zegt Marco Verver. |
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
