|
|
|
|
De Justitiële Informatiedienst in Almelo huisvest het Centraal Digitaal Depot. Hierin liggen de dossiers opgeslagen van mensen die in aanraking kwamen met justitie. “We leveren een integer en integraal persoonsbeeld. Daarbij maken we gebruiken van open standaarden.” Het Centraal Digitaal Depot (CDD+) is één van de beproefde basisvoorzieningen van de Justitiële Informatiedienst (JustID). Met het CDD+ beschikt JustID over een centrale voorziening voor de opslag van digitale dossiers in de strafrechtsketen die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Per jaar archiveert het Depot zo’n 500.000 processen-verbaal. Een dossier beslaat al snel 75 tot 100 A4-tjes zodat er elk jaar zo’n vijftig miljoen pagina’s bijkomen. Aart Goedewaagen is adviseur digitale duurzaamheid bij JustID, de Justitiële Informatiedienst met vestigingen in Almelo en Leeuwarden. CDD+ is in Almelo ondergebracht. “De belangrijkste taak van JustID is het verstrekken van een integer en een integraal persoonsbeeld van wat wij noemen justitiabelen aan daartoe gerechtigden. Integer persoonsbeeld wil zeggen dat de beschikbare informatie over personen in de strafrechtsketen gekoppeld wordt aan de juiste persoon. Integraal persoonsbeeld wil zeggen dat alle informatie over verdachten en veroordeelden die al ergens in de strafrechtsketen aanwezig is, voor iedere functionaris in die keten snel en efficiënt toegankelijk is. Om dit beeld samen te stellen, verzamelen, bewerken en beheren we deze gegevens samen met partners in de keten, zoals het Openbaar Ministerie of de reclassering. Het leveren van betrouwbare informatie waarover onze partners op het juiste moment moeten kunnen beschikken, is essentieel in de strafrechtsketen.” Gemakkelijk gezegd, moeilijk gedaan. In de papieren wereld gaf dit veel logistieke problemen. Want een gedetineerde verhuist wel eens van het huis van bewaring naar een gevangenis om daarna nog een aantal malen van verblijfplaats te wisselen. In theorie blijft het papieren dossier hem of haar daarbij fysiek volgen, maar in de praktijk raakt er wel eens iets zoek. Ook komt het voor dat meerdere instanties tegelijkertijd naar zo’n dossier willen kijken of iemand er een aantal pagina’s uithaalt en deze vergeet terug te stoppen. “Allemaal menselijk en begrijpelijk, maar het staat haaks op ons streven om een integer en integraal persoonsbeeld te leveren,” zegt Goedewaagen. Digitalisering van de documenten is ook hier het antwoord. Hij schudt een aantal voordelen van het digitaliseren van de documentenstroom moeiteloos uit de mouw. “Alle partners hebben een directe toegang vanaf de werkplek tot het archief; zeven dagen in de week, 24 uur per etmaal. De autorisatie van toegang tot dossiers kun je zeer fijn afstellen en bovendien loggen.” De geautoriseerde omzetting van papieren documenten in digitale documenten zorgt voor het behoud van bewijskracht. “Als we een papieren document hebben gescand en digitaal hebben opgeslagen wordt het papieren origineel vernietigd. Het digitale document is dan vervolgens het origineel. Dat noemen we substitutie. We zijn daartoe gerechtigd door het ministerie van OC&W. Op deze manier wordt ook voorkomen dat er meerdere dossiers van één persoon worden aangemaakt. Zo dragen we bij aan een verdere realisatie van het integer en integraal persoonsbeeld.” Door aan de documenten registratiekenmerken toe te voegen, die deels afkomstig zijn uit bijvoorbeeld de ‘verwijsindex personen’ het justitieel documentatiesysteem of uit eigen bedrijfsprocessystemen, is het mogelijk om vanuit verschillende invalshoeken dossiers te doorzoeken. “Duidelijk is dat de aansluiting van ketenpartners op het CDD+ de hele keten voordelen oplevert, aangezien de mogelijkheid bestaat om documenten onderling uit te wisselen of beschikbaar te stellen aan andere ketenpartners,“ vindt Goedewaagen. Om de integriteit van de informatie te waarborgen is het zorgdragen voor de digitale duurzaamheid van het archief essentieel. CDD+ koos als opslagformaat voor PDF/a-1b. Kees Groeneveld, manager Expertisecentrum bij JustID: “De overheid werkt zoveel als mogelijk met open standaarden. Gebruik je geen open standaarden, dan moet je uitleggen waarom niet. Met de keuze voor PDF/a-1b denken we onze archieven zo toekomstbestendig mogelijk te hebben gemaakt. We moeten de dossiers over vijftig jaar nog steeds kunnen lezen. Met PDF/a weet je met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid dat dit gaat lukken.” Het zijn niet de medewerkers van CDD+ die bepalen hoe lang een dossier bewaard blijft. “Wij faciliteren en sturen de beheerders van de archieven van onze partners een bericht als de bewaartermijn van een dossier verloopt. Klanten die gebruik maken van het CDD+ blijven altijd eigenaar van en verantwoordelijk voor hun eigen dossiers. Zij zijn dan ook als enige gerechtigd om een dossier te vernietigen.“ CDD+ buigt zich ook over de vraag wat er moet gebeuren met geluidsfragmenten van bijvoorbeeld telefoontaps of video-opnamen. Aart Goedewaagen: “Het digitaal archief willen we doorzoekbaar maken met full text retrieval. Maar een dossier bestaat uit steeds meer datavormen. Denk aan filmpjes, digitale verhoren, 3D-foto’s van bewijsmateriaal en e-mail. Voeg je multimediabestanden toe dan wil je ook die kunnen doorzoeken, bijvoorbeeld met technieken zoals patroonherkenning. Hier staan we pas aan het begin.” Het uiteindelijke doel van CDD+ is de ontsluiting van één digitaal depot voor de hele strafrechtsketen en aansluiting op andere ketens, zoals de vreemdelingen- en de jeugdketen. Om het integer en integrale persoonsbeeld in de toekomst nog beter te waarborgen werkt JustID aan baanbrekende oplossingen. Kees Groeneveld: “In 2011 starten we met de Waarmerk-, Teken- en Validatieservice (WTVS). Deze WTVS maakt het mogelijk om een ‘natte handtekening’ te vervangen voor een rechtsgeldige digitale handtekening. Bovendien zorgen we er met behulp van een systeem met certificaten voor dat er ook een check plaatsvindt of het document werkelijk afkomstig is van een geautoriseerde afzender. Er lopen op dit moment twee pilots en we hopen begin komend jaar de techniek helemaal op orde te hebben. JustID loopt met deze ontwikkelingen voorop in de wereld.” Leon van Velzen [VIP/Doc, mei 2010] JustID biedt een mogelijkheid voor haar klanten om het papieren archief digitaal te maken, de zogenaamde scanservice. In Almelo zijn complete scanstraten ingericht, waardoor in zeer korte tijd documenten gescand kunnen worden. Daarnaast kunnen de digitale documenten voorzien worden van kenmerken om het zoeken in het archief te vergemakkelijken. JustID is niet alleen inzetbaar voor digitalisering van historische archieven, maar wordt steeds meer ingezet om papieren poststukken te scannen en te verwerken, waardoor klanten grip krijgen op hun inkomende poststukken en daardoor op de verwerkingssnelheid van hun organisatie. Kees Groeneveld: “Overigens zie je het aantal digital born documents ook binnen het justitiële domein snel toenemen. Die ga je uiteraard niet eerst printen, dan scannen om ze daarna in je archief te stoppen. Deze documenten converteren we direct naar PDF/a-1b, waarmee de visuele integriteit van een image is gewaarborgd.” |
Vragen of opmerkingen naar: redactie§magazijn.nl
© 1998 - 2010 | Uitgeverij Het Nederlands Magazijn bv
|
