|
|
|
|
Doc-Direkt, het nieuwe rijksbrede shared service centrum van de overheid, gaat in tien jaar tijd achthonderd kilometer achterstallig rijksarchief opruimen. Kwartiermaker en beoogd directeur ir. Kaat Appelman: “We moeten kilometers maken en de juiste balans tussen tempo en zorgvuldigheid zien te vinden.” Een huiveringwekkend aantal dossiers. Met achthonderd kilometer dossiers kom je van Amsterdam in pak hem beet Kopenhagen of Bern. Het is naar schatting ook de berg archieven van de rijksoverheid die de prille organisatie Doc-Direkt in tien jaar tijd moet zien weg te werken. Om maar direct een misverstand uit de weg te ruimen. Doc-Direkt heeft zich niet tot doel gesteld die achthonderd kilometer archief te gaan digitaliseren. Selecteren, conserveren, toegankelijk maken en netjes opslaan van de papieren dossiers in het Nationaal Archief; dat is de kerntaak. De basis voor de operatie is gelegd in 2005. In dat jaar verscheen de notitie ‘Informatie op orde’. De nota bevatte de visie van het Kabinet op vindbare en toegankelijke overheidsinformatie. Volgens drs. Olaf Andersen, plaatsvervangend. directeur Informatiseringsbeleid Rijk bij het ministerie van Binnenlandse Zaken, past Doc-Direkt in het streven van de overheid naar kleinere, betere en vooral efficiëntere rijksoverheid. “We zijn een doelmatigere overheid aan het inrichten. Er is meer en meer sprake van een rijksbrede aanpak. Je werkt niet langer voor een ministerie, maar voor het Rijk. Denk aan het project 1 Logo dat dit proces voor de burgers zichtbaar maakt. Zelf merken we dat bijvoorbeeld doordat we binnenkort met één pasje bij alle ministeries naar binnen kunnen. Duidelijk is dat daarbij het automatiseren en vooral digitaliseren van je werkprocessen een belangrijke rol speelt. ‘Informatie op orde’ geeft de kaders aan, de baseline, van wat we willen regelen rond die werkprocessen. Denk aan e-mail, formulieren, het gebruik van metadata. We zitten midden in de overgangsfase van een papieren workflow naar een volledig digitale manier van werken. Het ene departement is daar verder mee dan het andere. Bij dat proces spelen vragen over het archiveren en weer terug kunnen vinden van je informatie een belangrijke rol. Dat is overigens niet anders dan in het papieren tijdperk. Duidelijk is dat de stroom richting papieren archief in de loop der tijd sterk zal verminderen. Dat willen we ook, omdat we anders de achterstand die we opliepen nooit kunnen inhalen: dweilen met de kraan dicht, noemen we dat.” Eind januari dit jaar gaf toenmalig staatssecretaris van Binnenlandse Zaken Ank Bijleveld het startsein voort Doc-Direkt. Zij meldde bij die gelegenheid dat door intensieve samenwerking tussen de departementen, de Centrale Archief Selectiedienst en het Nationaal Archief de achterstand van de departementen tot 1976 was weggewerkt. Tegelijkertijd maakte ze bekend dat er één archiefbewerkingsorganisatie in het leven geroepen werd. Het shared service center van de overheid Doc-Direkt gaat vanaf januari 2011 de gezamenlijke archiefbewerking, opslag en beheer op zich nemen. Wanneer alles volgens plan verloopt is die achthonderd kilometer uiterlijk medio 2019 weggewerkt. Beoogd directeur en kwartiermaker van Doc-Direkt is Kaat Appelman. Zij vond voorlopig onderdak in het pand van het ministerie van Financiën in Den Haag. Hoe kunnen er zulke achterstanden ontstaan? “Archieven staan vaak letterlijk in de kelder. Het is kennelijk geen sexy onderwerp. Maar sexy of niet, het gaat hier om belangrijke informatie. Daarbij kennen we de Archiefwet die ons verplicht na twintig jaar dossiers toegankelijk te hebben gemaakt voor iedereen die daar geïnteresseerd in is.” Doc-Direkt gaat werken voor alle departementen plus de uitvoeringsorganisaties. De inspectiediensten van de overheid bijvoorbeeld vallen daar ook onder. Binnenlandse Zaken is verantwoordelijk voor een groot deel van de rijksbrede aanpak van de bedrijfsvoering, OC&W kijkt toe of het bewaren van het cultureel erfgoed in veilige handen is. In de regio Den Haag zal de organisatie waarschijnlijk niet in het centrum van de residentie terecht komen. “De archieflocatie in Winschoten blijft in elk geval bestaan. De archiefmedewerkers van de verschillende departementen zullen verhuizen naar de nieuwe locatie, maar waar die komt is nog onderwerp van onderzoek. We zoeken naar de optimale mix. Het bewerken van zoveel archieven is vooral een complexe logistieke operatie. We zullen gedecentraliseerd werken, maar wel met een duidelijke centrale bedrijfsvoering,” zegt Appelman. Naar schatting gaan zo’n 330 specialisten zich met de klus bezighouden. Dat is een uitbreiding met bijna tweehonderd arbeidsplaatsen. Ook is er meer geld beschikbaar. De komende tien jaar geeft de overheid per jaar vijftien miljoen euro extra uit om de achterstanden weg te kunnen werken. Appelman: “Als gevolg van de digitalisering van werkprocessen, zal de aanwas van nieuwe dossiers de komende jaren gaan afnemen. Maar naar schatting komt er nu nog wel zo’n dertig kilometer per jaar bij. De kraan die Olaf Andersen aan het dichtdraaien is druppelt vrees ik nog wel even door. Het papieren schaduwarchief leidt ook bij de overheid een hardnekkig leven. In theorie voldoe je aan de wet als je die aanwas over twintig jaar gearchiveerd hebt en toegankelijk hebt gemaakt. Dat is niet onze intentie. Het doel is het wegwerken van de achterstanden en het beheersen van de nieuwe aanwas.” Wat wel en wat niet te bewaren is de kernvraag bij de opbouw van elk archief. Selectie van de dossiers is dan ook specialistenwerk. Zij selecteren aan de hand van selectielijsten die mede door het Nationaal Archief zijn opgesteld. Appelman: “Goede, toegankelijke informatie is voor de rijksoverheid uiteraard van groot belang. De overheid heeft deze informatie nodig om zijn werk goed te kunnen doen. Ook moeten we verantwoording kunnen afleggen over het gevoerde beleid. Bovendien maakt overheidsinformatie een belangrijk deel uit van ons cultureel erfgoed. We stellen daarom hoge eisen aan de archiefmedewerker. Uiteraard werken ze met de selectielijsten, maar zij ontpoppen zich meer en meer als informatieanalisten. Daarbij is het fysiek werk en papier kan aangevreten zijn door insecten of schimmels. Daar komt bij dat ze ook staatsgeheimen onder ogen krijgen. Onze medewerkers moeten dan ook van onbesproken gedrag zijn. De AIVD screent al deze mensen.” Zonder Doc-Direkt zou het de overheid circa vijftig jaar kosten de nu opgelopen achterstanden weg te werken. Kaat Appelman krijgt meer mensen en een groter budget, maar is dat voldoende om het tempo met een factor vijf te verhogen? “We moeten kilometers maken en de juiste balans tussen tempo en zorgvuldigheid zien te vinden. Je kunt nu wel alles bewaren, maar dat is iets anders dan archiveren. Doc-Direkt bewerkt archieven tot informatie. Daarbij gaat het altijd om de keuze tussen bewaren, vernietigen of geheimhouden. Lastig, maar zeker niet onmogelijk. We gaan dus tempo maken en kunnen dat doen doordat we met één organisatie werken. Daardoor kunnen we beter plannen en sturen. We werken in een keten, waarbij de departementen de opdrachtgevers zijn. Doordat we alle kennis bundelen kunnen we sneller en doelmatiger werken dan wanneer dit werk bij de departementen onderdak zou blijven. Ook zoeken we samen met het Nationaal Archief en de departementen naar de beste software waarmee we de archieven kunnen beschrijven. Doc-Direkt begint op 1 januari 2011 met de klus. Leon van Velzen [VIP/Doc, juni 2010]
“Tweets bewaren we niet” Olaf Andersen: “Als een minister een geeltje met een aantekening op een dossier plakt wordt dat geeltje weggegooid. Een aantekening in de kantlijn gaat wel mee. Een tweet van een minister verdwijnt niet in een archief; dat doen we ook niet met een radio-interview of een optreden bij Pauw & Witteman. Websites worden evenmin gearchiveerd. Doc-Direkt is niet opgezet om alle dossiers te gaan digitaliseren, maar om de achterstand die er is ontstaan op te ruimen. Het simpelweg digitaliseren van een achthonderd kilometer papier heeft geen zin. Als je rotzooi op de scanner legt, komt er ook garbage uit.” |
|
